Délibération n° 2015-88 du 16 septembre 2015 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Choix des cadeaux de Noël offerts aux enfants du personnel communal via un catalogue en ligne » présenté par la Commune de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 13 juillet 2015, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Choix des cadeaux de Noël offerts aux enfants du personnel communal via un catalogue en ligne » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 11 septembre 2015, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 septembre 2015 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Commune de Monaco souhaite que ses personnels puissent choisir les cadeaux de Noël de leurs enfants par le biais d’un catalogue accessible en ligne.
Ainsi, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, elle soumet donc le traitement ayant pour finalité « Choix des cadeaux de Noël offerts aux enfants du personnel communal via un catalogue en ligne » à l’avis de la Commission.
I.Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Choix des cadeaux de Noël offerts aux enfants du personnel communal via un catalogue en ligne ».
Il concerne les personnels communaux et leurs enfants de moins de 13 ans.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
« -importation du listing des employés communaux souhaitant bénéficier du cadeau offert par la Mairie ;
-inscription des employés communaux sur le site mettant en ligne le catalogue de jouet ;
-enregistrement du choix des cadeaux par chaque employé communal sur un catalogue en ligne ;
-confirmation du choix du cadeau par l’envoi d’un email à chaque employé ;
-centralisation de la commande faite par l’entité Mairie de Monaco ;
-édition des étiquettes personnalisées au nom de l’enfant sur chaque cadeau ».
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II.Sur la licéité et la justification du traitement
Le traitement est justifié par un intérêt légitime poursuivi par la Commune, qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
La Commission relève que le présent traitement permet à la Commune d’automatiser les processus de choix de cadeaux offerts aux enfants du personnel Communal.
Ainsi, la Commission relève que « seules les personnes ayant consenti à donner leurs informations nominatives pourront bénéficier de cette initiative mise en place par la Mairie ».
La Commission considère donc que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III.Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
-identité : nom, prénom des personnels de la Mairie, nom, prénom et date de naissance de leurs enfants âgés de moins de 13 ans ;
-formation-diplôme-vie professionnelle : service d’affectation au sein de la Mairie ;
-consommation de biens et services : date, heure, durée, nature de la réservation, nombre de participants, équipements souhaités ;
-données d’identification électronique : adresse email professionnelle ou à défaut adresse email personnelle, identifiants et mots de passe attribués pour se connecter au catalogue en ligne.
Les logins et mots de passe sont attribués aux personnes concernées par courrier par le Service d’Actions Sociales.
Les autres informations sont collectées par chaque Chef de Service par le biais de fichiers Excel et sont ensuite centralisées par le Service d’Actions Sociales.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV.Sur les droits des personnes concernées
•Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée à partir d’une mention portée sur le document de collecte dans un document remis à l’intéressé, ainsi que par le biais d’un courrier qui lui est adressé.
La Commission constate que la mention visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, est conforme aux exigences légales.
Elle considère donc que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions dudit article 14.
•Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par courrier électronique ou sur place. Le délai de réponse est de 15 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V.Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
La Commission relève qu’il n’y a pas de communication des informations objets du présent traitement.
Les Chefs de Service des différents Services Communaux ont accès aux informations en saisie et en consultation en ce qu’ils sont chargés de centraliser les informations concernant le personnel placé sous leur autorité au sein d’un tableau Excel.
Le Chef de Bureau et l’Attaché de la Section Sociale du Service d’Actions Sociales ont accès aux informations en consultation et en saisie dans la mesure où ils centralisent l’ensemble des tableaux renseignés par les Chefs de Service.
Le Chef du Service d’Actions Sociales et les deux Adjoints au Chef de Service sont administrateurs du site et disposent donc d’un accès aux informations en inscription, en consultation et en suppression.
Enfin, le site est hébergé par la société prestataire de services.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
Considérant les attributions de ces services, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI.Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII.Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées « moins d’un an ».
Le responsable de traitement précise que les informations sont collectées annuellement au cours du premier semestre de l’année et sont supprimées en janvier de l’année suivante. Ainsi, le processus est réinitialisé annuellement.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Choix des cadeaux de Noël offerts aux enfants du personnel communal via un catalogue en ligne ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 13 juillet 2015, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Choix des cadeaux de Noël offerts aux enfants du personnel communal via un catalogue en ligne » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 11 septembre 2015, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 septembre 2015 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Commune de Monaco souhaite que ses personnels puissent choisir les cadeaux de Noël de leurs enfants par le biais d’un catalogue accessible en ligne.
Ainsi, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, elle soumet donc le traitement ayant pour finalité « Choix des cadeaux de Noël offerts aux enfants du personnel communal via un catalogue en ligne » à l’avis de la Commission.
I.Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité « Choix des cadeaux de Noël offerts aux enfants du personnel communal via un catalogue en ligne ».
Il concerne les personnels communaux et leurs enfants de moins de 13 ans.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
« -importation du listing des employés communaux souhaitant bénéficier du cadeau offert par la Mairie ;
-inscription des employés communaux sur le site mettant en ligne le catalogue de jouet ;
-enregistrement du choix des cadeaux par chaque employé communal sur un catalogue en ligne ;
-confirmation du choix du cadeau par l’envoi d’un email à chaque employé ;
-centralisation de la commande faite par l’entité Mairie de Monaco ;
-édition des étiquettes personnalisées au nom de l’enfant sur chaque cadeau ».
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II.Sur la licéité et la justification du traitement
Le traitement est justifié par un intérêt légitime poursuivi par la Commune, qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
La Commission relève que le présent traitement permet à la Commune d’automatiser les processus de choix de cadeaux offerts aux enfants du personnel Communal.
Ainsi, la Commission relève que « seules les personnes ayant consenti à donner leurs informations nominatives pourront bénéficier de cette initiative mise en place par la Mairie ».
La Commission considère donc que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III.Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
-identité : nom, prénom des personnels de la Mairie, nom, prénom et date de naissance de leurs enfants âgés de moins de 13 ans ;
-formation-diplôme-vie professionnelle : service d’affectation au sein de la Mairie ;
-consommation de biens et services : date, heure, durée, nature de la réservation, nombre de participants, équipements souhaités ;
-données d’identification électronique : adresse email professionnelle ou à défaut adresse email personnelle, identifiants et mots de passe attribués pour se connecter au catalogue en ligne.
Les logins et mots de passe sont attribués aux personnes concernées par courrier par le Service d’Actions Sociales.
Les autres informations sont collectées par chaque Chef de Service par le biais de fichiers Excel et sont ensuite centralisées par le Service d’Actions Sociales.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV.Sur les droits des personnes concernées
•Sur l’information préalable des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est effectuée à partir d’une mention portée sur le document de collecte dans un document remis à l’intéressé, ainsi que par le biais d’un courrier qui lui est adressé.
La Commission constate que la mention visée à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, est conforme aux exigences légales.
Elle considère donc que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions dudit article 14.
•Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès est exercé par courrier électronique ou sur place. Le délai de réponse est de 15 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165, modifiée.
V.Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
La Commission relève qu’il n’y a pas de communication des informations objets du présent traitement.
Les Chefs de Service des différents Services Communaux ont accès aux informations en saisie et en consultation en ce qu’ils sont chargés de centraliser les informations concernant le personnel placé sous leur autorité au sein d’un tableau Excel.
Le Chef de Bureau et l’Attaché de la Section Sociale du Service d’Actions Sociales ont accès aux informations en consultation et en saisie dans la mesure où ils centralisent l’ensemble des tableaux renseignés par les Chefs de Service.
Le Chef du Service d’Actions Sociales et les deux Adjoints au Chef de Service sont administrateurs du site et disposent donc d’un accès aux informations en inscription, en consultation et en suppression.
Enfin, le site est hébergé par la société prestataire de services.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, ses droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de service. De plus, celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
Considérant les attributions de ces services, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
VI.Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII.Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées « moins d’un an ».
Le responsable de traitement précise que les informations sont collectées annuellement au cours du premier semestre de l’année et sont supprimées en janvier de l’année suivante. Ainsi, le processus est réinitialisé annuellement.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Commune de Monaco, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Choix des cadeaux de Noël offerts aux enfants du personnel communal via un catalogue en ligne ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.