Délibération n° 2014-126 du 17 septembre 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Collecter et analyser les données des patients ayant consenti à participer à la recherche biomédicale TOSCA ML28693 : étude multicentrique, en ouvert, évaluant l’efficacité, la sécurité d’emploi et la tolérance du Tocilizumab sous-cutané chez les patients naïfs de Tocilizumab atteints de polyarthrite rhumatoïde active qui présentent une réponse inadéquate à un traitement en cours par un DMARD non biologique et/ou une bioéthérapie », dénommé « Etude TOSCA ML28693 - N° EudraCT 2013-001718-14 » présenté par Roche S.A.S., représenté en Principauté de Monaco par le Centre Hospitalier Princesse Grace
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la Recommandation n° R(97) 5 du 13 février 1997 relative à la protection des données médicales ;
Vu la Déclaration d’Helsinki de l’association médicale mondiale sur les principes éthiques applicables à la recherche médicale impliquant des êtres humains, amendée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.254 du 12 juillet 2002 sur le médicament à usage humain ;
Vu la loi n° 1.265 du 23 décembre 2002 relative à la protection des personnes dans la recherche biomédicale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.312 du 6 mai 2004 rendant exécutoire l’Accord entre la Communauté Européenne et la Principauté de Monaco sur l’application de certains actes communautaires au territoire de la Principauté de Monaco, fait à Bruxelles le 4 décembre 2003 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.518 du 22 octobre 2013 rendant exécutoire l’annexe à l’Accord entre la Communauté Européenne et la Principauté de Monaco sur l’application de certains actes communautaires au territoire de la Principauté de Monaco, fait à Bruxelles le 4 décembre 2003, telle que modifiée par la décision
n° 1/2013 du Comité mixte institué par ledit Accord adopté le 12 juillet 2013 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2003-265 du 3 mars 2003 fixant les conditions de mise sur le marché des médicaments à usage humain, modifié, et son annexe relative aux bonnes pratiques cliniques ;
Vu le Code de déontologie médicale ;
Vu la demande d’avis, reçue le 24 juin 2014, concernant la mise en œuvre par Roche S.A.S. localisé en France, représenté en Principauté de Monaco par le Centre Hospitalier Princesse Grace, d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Collecter et analyser les données des patients ayant consenti à participer à la
recherche biomédicale TOSCA ML28693 : Etude multicentrique, en ouvert, évaluant l’efficacité, la sécurité d’emploi et la tolérance du Tocilizumab sous-cutané chez les patients naïfs de Tocilizumab atteints de polyarthrite rhumatoïde active qui présentent une réponse inadéquate à un traitement en cours par un
DMARD non biologique et/ou une biothérapie », dénommé « Etude TOSCA ML28693 - N° EudraCT 2013-001718-14 » ;
Vu l’avis favorable émis par le Comité consultatif d’éthique en matière de recherche biomédicale le 24 avril 2014 portant sur une recherche biomédicale avec bénéfice individuel direct intitulée « Etude TOSCA : Etude multicentrique, en ouvert, évaluant l’efficacité, la sécurité d’emploi et la tolérance du Tocilizumab sous-cutané
chez les patients naïfs de Tocilizumab atteints de polyarthrite rhumatoïde active qui présentent une réponse inadéquate à un traitement en cours par un DMARD non biologique et/ou une biothérapie » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 18 août 2014, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 septembre 2014 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives soumis à l’avis de la Commission a pour fin une recherche biomédicale avec bénéfice individuel direct qui a reçu un avis favorable du Comité d’éthique en matière de recherche biomédicale, tel que prévu par la loi n° 1.265 du 23 décembre 2002, susvisée.
Le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG), établissement public, s’est constitué représentant sur le territoire monégasque de Roche S.A.S., responsable de traitement localisé en France.
Conformément à l’article 7-1 alinéa 3 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée, la mise en œuvre de ce traitement est soumise à l’avis préalable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est « Collecter et analyser les données des patients ayant consenti à participer à la recherche biomédicale TOSCA ML28693 : Etude multicentrique, en ouvert, évaluant l’efficacité, la sécurité d’emploi et la tolérance du Tocilizumab sous-cutané chez les patients naïfs de Tocilizumab atteints de
polyarthrite rhumatoïde active qui présentent une réponse inadéquate à un traitement en cours par un DMARD non biologique et/ou une biothérapie ». Il est dénommé « Etude TOSCA ML28693 - N° EudraCT 2013-001718-14 ».
Il s’agit, en première intention, d’une étude de phase III-b), multicentrique, nationale, en ouvert, avec un seul bras de traitement. Cette première période de 6 mois sera suivie d’une période d’extension à long terme au cours de laquelle les patients se verront proposer la possibilité de poursuivre le traitement, tant que le
médicament ne sera pas disponible sur le marché.
Ce traitement automatisé pour la Principauté de Monaco intègrera 10 patients.
Les personnes concernées sont :
- des patients atteints de polyarthrite rhumatoïde et suivis dans le service de rhumatologie du CHPG répondant aux critères d’inclusion du protocole de recherche et ayant consenti à participer à la recherche ;
- les médecins investigateurs du CHPG, les attachés de recherche clinique associés au projet, ainsi que les personnels intervenant, sous la responsabilité du médecin, au cours de l’étude.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- organiser l’inclusion des patients ;
- collecter et analyser les données des sujets conformément aux objectifs scientifiques et au protocole de l’étude ;
- conserver les données, analyses et résultats dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur ;
- permettre, le cas échéant, le suivi d’événements indésirables ;
- permettre d’assurer la sécurité et la traçabilité des accès et du système d’information utilisé pour la réalisation de l’étude.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La recherche intitulée « Etude TOSCA » a fait l’objet d’un avis favorable du Comité consultatif d’éthique en matière de recherche biomédicale le 24 avril 2014.
Elle sera menée, notamment, conformément à la Déclaration d’Helsinki et aux bonnes pratiques cliniques telles qu’encadrées en Principauté de Monaco.
Ce traitement comporte des données de santé soumises aux dispositions de l’article 12 de la loi n° 1.165, susvisée. Le responsable de traitement précise à ce titre que les personnes concernées donneront un consentement écrit et exprès au traitement de leurs données et que le traitement est nécessaire dans l’intérêt de la recherche soumise au Comité d’éthique.
La Commission constate que le traitement présenté est licite, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par le consentement des patients et par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
L’intérêt légitime mis en avant pour le traitement des données des patients est l’intérêt de la recherche. Dans ce sens, il respecte, sous la responsabilité des médecins, les règles et garanties élaborées par le législateur afin de protéger les patients qui acceptent de participer à ce type de recherche. Les droits des patients sont précisés dans une notice d’information qui leur est destinée et dans un consentement de participation signé par chaque patient.
En outre, toute personne intervenant dans le processus du traitement des informations est soumise à une obligation de secret.
La Commission relève que le traitement est justifié conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165.
III. Sur les informations traitées
• L’identité du patient pseudo-anonymisée
Les informations traitées sur le patient sont pseudo-anonymisées. Seul le médecin du CHPG, à savoir le médecin investigateur, connaît le patient et peut l’identifier. Hors de l’établissement, le patient est identifié par un code à 9 chiffres appelé « numéro de patient » (6 chiffres attribués au patient et 3 autres
correspondant au CHPG en tant que centre d’étude). Toutes les informations et tous les documents nécessaires à la réalisation de cette étude seront identifiés par cet identifiant.
Les informations traitées de manière non automatisée permettant l’identification des patients à l’usage exclusif du médecin investigateur du CHPG sont :
- identité du patient : numéro d’inclusion ou numéro de patient, initiales, nom, prénom, numéro de dossier hospitalier, date de naissance ;
- informations sur le suivi de l’étude : date de signature du consentement, date d’inclusion, date de sortie de l’étude.
• Les informations traitées sur le patient
Les informations traitées dans les cahiers d’observation électroniques destinés au promoteur de l’étude, responsable du traitement, sont :
- identité : numéro de patient, initiales du nom du patient, année de naissance ou mois et année pour ceux qui sont dans leur 18ème année, âge, sexe ;
- données d’inclusion : date de signature des consentements de l’étude, critères d’inclusion, critères de non inclusion, statut d’éligibilité ;
- évaluation de la pathologie par le patient : résultats des questionnaires et évaluation du patient portant sur l’évaluation globale de la maladie, de la douleur, sur son état de santé, sur le traitement de maladies chroniques, sur l’impact et l’évaluation de la polyarthrite rhumatoïde, sur sa qualité de vie,
sur son information et son savoir-faire au regard des complications liées à la tolérance des biothérapies ;
- données de santé : numéro de traitement, date des visites, statut reproductif, historique de la maladie, antécédents médicaux et/ou pathologies associées, résultats des examens physiques, résultats des tests de grossesse, signes vitaux, traitements antérieurs, ECG, comptage articulaire, examens biologiques,
radiologie thoracique, activité de la maladie, EVA médecin, données échographiques, prescription de tocilizumab, observance thérapeutique, traitements concomitants, évènements indésirables, décès, fin de traitement, statut de fin de traitement ;
- informations faisant apparaître des appartenances ethniques : ethnie.
Concernant la date de naissance, la Commission rappelle qu’il convient de limiter les informations collectées aux seules données nécessaires à la réalisation de la finalité du traitement. Elle relève que les patients sont identifiés par un numéro délivré à chaque patient, unique, spécifique à l’étude. En conséquence,
tenant compte du nombre de patients inclus en Principauté, elle demande que le mois de naissance des patients ne soit mentionné que pour les patients qui sont dans leur 18ème année.
• Les données traitées sur les personnels du CHPG
Les informations traitées sur les personnels du CHPG affectés à l’étude sont :
- identité : nom, prénom, initiales, numéro attribué au CHPG en tant que site d’étude ;
- profession : fonction / rôle au sein de l’étude ;
- données d’identification électronique : codes identifiant et mot de passe au CRF ;
- données de connexions : données d’horodatage, nom du champ, opérations effectuées en ajout, modification et suppression des données de l’étude, et raison de la modification.
• Sur l’origine des informations
Les informations relatives aux patients ont pour origine le patient, le médecin et le dossier médical du patient.
Les informations relatives aux personnels du CHPG ont pour origine le CV des intervenants et le système de traçabilité du SI.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable
L’information préalable des patients est réalisée par le biais d’un document d’information intitulé « Notice d’information destinée au patient recherche biomédicale » et par le formulaire de consentement à participer à la recherche, intitulé « Consentement de participation - Recherche Biomédicale principale ».
La demande d’avis précise que les données du patient sont pseudo-anonymisées et que le patient est identifié par un « numéro de patient » et par ses initiales. La Commission demande donc que la notice d’information à destination du patient soit modifiée afin de préciser que le patient est identifié par le numéro de patient et
par ses initiales.
La Commission relève que ladite notice envisage de possibles utilisations des données « dans les rapports d’étude transmis aux autorités de santé nationale ou internationale pour des présentations scientifiques ou des publications ». Elle rappelle qu’en aucun cas un patient ne saurait être identifiable dans ces documents.
En outre, la Commission observe que la notice d’information fait référence à de possibles transmissions des données pseudo-anonymisées à des « autorités de santé monégasques, françaises ou étrangères ». Tenant compte des éléments de la demande d’avis qui ne mentionnent pas de telles transmissions, la
Commission demande à être tenue destinataire d’une identification de ces « autorités étrangères » et des précisions sur les conditions de ces communications.
Par ailleurs, cette notice précise qu’à tout moment, « pendant ou après l’étude, le personnel de Roche ou ses représentants, et les autorités de santé nationales et internationales (par exemple : « Food and Drug Administration ») pourront avoir un accès direct au dossier médical [du patient] afin de pouvoir confirmer l’exactitude
des informations recueillies. Dans ces circonstances l’identité [du patient] leur sera révélée ».
La Commission relève que la demande d’avis ne précise pas les modalités d’accès des autorités de santé étrangères aux informations des patients, particulièrement au dossier médical du patient tenu au CHPG. Aussi, elle demande que si des autorités de santé autres que monégasques devaient avoir accès aux
données nominatives des patients, les modalités de ces accès lui soient communiquées.
Enfin, la Commission relève que la notice d’information affirme que « cette étude a été déclarée à la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) ». Elle précise que le présent traitement est soumis à l’avis de la Commission et non à la procédure de déclaration. Aussi, la Commission demande que la notice
soit modifiée comme suit « cette étude a été soumise à l’avis de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) ».
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès s’exerce auprès du médecin signataire du consentement du patient au sein du CHPG.
Le patient peut exercer ses droits par voie postale ou sur place. Une réponse lui sera adressée dans les 30 jours suivants sa demande.
En cas de demande de modification, mise à jour ou suppression de leurs informations, la réponse à leur demande leur sera adressée par voie postale ou sur place. Le patient est informé qu’il peut à tout moment arrêter sa participation, mais que les données qui auront été collectées jusqu’à sa sortie de l’étude seront
conservées par le promoteur.
La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 12, 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, susvisée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les habilitations permettant l’accès au traitement et aux informations relèvent de l’autorité du responsable de traitement qui assure la pleine et entière responsabilité de la conduite du projet français et monégasque.
Les personnes ayant accès aux informations sont :
- le médecin investigateur du CHPG : inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- l’attaché de recherche clinique du CHPG : inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- le personnel autorisé par le promoteur de l’étude relevant de son autorité : consultation pour le suivi et le contrôle des données ;
- le personnel autorisé du prestataire chargé de la randomisation : consultation des seules données nécessaires à cette procédure ;
- le personnel autorisé du prestataire en charge de l’analyse des données : consultation des données ;
- le personnel autorisé du prestataire en charge de la maintenance des cahiers d’observation électroniques : consultation des données ;
- personnel des autorités réglementaires françaises et monégasques : consultation des données.
Les accès au présent traitement sont dévolus en considération des missions et des fonctions des personnes auxquelles ils sont attribués, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les destinataires des informations
Les destinataires des informations sont :
- le promoteur de la recherche, Roche S.A.S., basé en France ;
- le responsable de la compilation des données, Roche Australie, basé en Australie ;
- le responsable analyse statistique, localisé en France ;
- le prestataire archivage du CHPG, localisé en France ;
- le prestataire archivage Roche, localisé en France ;
Les destinataires des informations relèvent de l’autorité du promoteur de l’étude, localisé en France, pays disposant d’un niveau de protection adéquat en matière de protection des informations nominatives, et soumis aux dispositions du Code français de la Santé Publique.
Par ailleurs, ces destinataires sont soumis au secret médical et au secret professionnel. A cet effet, la Commission relève que les informations transmises « resteront strictement confidentielles et ne seront pas rendues publiques ».
VI. Sur le transfert d’informations relatives aux patients vers l’Australie : pays hors protection adéquate
La Commission rappelle qu’aux termes de l’article 20-1 de la loi n° 1.165, « le transfert d’informations nominatives vers un pays ou un organisme n’assurant pas, au sens du deuxième alinéa de l’article 20, un niveau de protection adéquat peut par exception, à l’interdiction posée audit article, s’effectuer », notamment,
« si la personne à laquelle se rapportent les informations a consenti à leur transfert ».
Dans ce sens, le responsable de traitement indique qu’une partie des informations collectées dans le cadre de l’étude TOSCA seront transférées à Roche Australie « pour compilation avec les données d’autres études sur le Tocilizumab », particulièrement d’une étude dénommée « Umbrella », non exposée.
Ce pays ne disposant pas d’un niveau de protection des données adéquat, le transfert de ces données est conditionné au consentement de chaque sujet.
La Commission constate que le Comité consultatif d’éthique en matière de recherche biomédicale n’a pas fait d’observation sur ces communications d’informations permettant aux données d’être ultérieurement exploitées dans le cadre d’analyses complémentaires sur le médicament objet de la recherche.
Elle observe que la notice d’information destinée aux patients indique que « le traitement informatique » des données des patients « pourra être effectué à l’étranger, y compris en dehors de l’Union européenne », sans précision des pays concernés.
On peut également y lire que les données seront transmises « en France et en Australie », « à d’autres entités de Roche », sans précision de leur localisation, ou encore que les données « pourront être analysées dans un autre pays ».
La Commission relève que l’information des patients n’est pas explicite laissant entendre que les données pourraient être transférées vers des pays non déterminés.
Or, ces développements ne sont pas en adéquation avec les modalités de fonctionnement du traitement telles que décrites dans la demande d’avis qui n’envisagent des communications et des transferts de données que vers la France ou vers une entité de Roche en Australie. En conséquence, l’information des patients
devra être modifiée afin que le patient puisse savoir où ses informations seront transférées.
La Commission constate que le consentement des patients préalable au transfert de leurs informations vers un organisme localisé dans un pays ne disposant d’un niveau de protection adéquate en matière de protection des données permet au responsable de traitement de ne pas soumettre le traitement des
données à l’autorisation préalable de l’autorité de protection des données.
Elle considère que cette exception à l’interdiction de transfert sans autorisation implique un consentement éclairé des personnes concernées portant sur le pays et l’organisme destinataire des informations, et la finalité du transfert.
Considérant ce qui précède, la Commission demande que le consentement des patients soit explicite.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Elle rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues
et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées 15 ans à compter de la fin de la recherche.
Toutefois, les informations transférées en Australie seront conservées 25 ans « afin de répondre aux exigences réglementaires de tous les pays concernés ». La Commission observe sur ce dernier point que les « exigences » envisagées n’ont pas été précisées. La législation monégasque prévoyant une durée de
conservation de 15 ans, la Commission demande que les informations ne soient pas conservées au-delà.
Après en avoir délibéré, la Commission
Prend acte de l’avis favorable émis par le Comité consultatif d’éthique en matière de recherche biomédicale le 24 avril 2014 concernant l’étude TOSCA ;
Rappelle qu’en aucun cas le patient ne devra être identifiable, particulièrement lors de la publication ou diffusion des analyses et résultats de la présente étude ;
Demande que :
- la mention du mois de naissance des patients ne soit saisie que pour les patients dans leur 18ème année ;
- l’information des patients soit modifiée afin :
• de préciser que le patient est identifié par le numéro de patient et par ses initiales ;
• de mentionner que « cette étude a été soumise à l’avis de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) » ;
• que soit clairement mis en évidence les destinataires des informations et leur pays de localisation tenant compte des modalités de fonctionnement du traitement exposées dans la demande d’avis ;
• que les transferts d’informations vers Roche Australie soient clairement exposés ;
- le consentement des patients au transfert de leurs informations vers l’Australie, pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat, soit explicite ;
- les « autorités étrangères » qui pourraient recevoir communication des données des patients, ou qui pourraient avoir un accès direct au dossier médical du patient soient identifiées, que les hypothèses qui pourraient justifier ces communications et/ou accès soient précisées et que les modalités de communication et
d’accès soient mises en évidence ;
- la durée de conservation des informations soit limitée à 15 ans ;
Sous réserve de la prise en compte des demandes qui précèdent,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par Roche S.A.S., représenté en Principauté de Monaco par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé ayant pour finalité « Collecter et analyser les données des patients ayant consenti à participer
à l’étude TOSCA ML28693 : Etude Multicentrique, en ouvert, évaluant l’efficacité, la sécurité d’emploi et la tolérance du Tocilizumab sous-cutané chez des patients naïfs de Tocilizumab atteints de polyarthrite rhumatoïde active qui présentent une réponse inadéquate à un traitement en cours par un DMARD non biologique et/ou
une biothérapie », dénommé « Etude TOSCA - N° EudraCT 2013-001718-14 ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la Recommandation n° R(97) 5 du 13 février 1997 relative à la protection des données médicales ;
Vu la Déclaration d’Helsinki de l’association médicale mondiale sur les principes éthiques applicables à la recherche médicale impliquant des êtres humains, amendée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.254 du 12 juillet 2002 sur le médicament à usage humain ;
Vu la loi n° 1.265 du 23 décembre 2002 relative à la protection des personnes dans la recherche biomédicale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.312 du 6 mai 2004 rendant exécutoire l’Accord entre la Communauté Européenne et la Principauté de Monaco sur l’application de certains actes communautaires au territoire de la Principauté de Monaco, fait à Bruxelles le 4 décembre 2003 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.518 du 22 octobre 2013 rendant exécutoire l’annexe à l’Accord entre la Communauté Européenne et la Principauté de Monaco sur l’application de certains actes communautaires au territoire de la Principauté de Monaco, fait à Bruxelles le 4 décembre 2003, telle que modifiée par la décision
n° 1/2013 du Comité mixte institué par ledit Accord adopté le 12 juillet 2013 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2003-265 du 3 mars 2003 fixant les conditions de mise sur le marché des médicaments à usage humain, modifié, et son annexe relative aux bonnes pratiques cliniques ;
Vu le Code de déontologie médicale ;
Vu la demande d’avis, reçue le 24 juin 2014, concernant la mise en œuvre par Roche S.A.S. localisé en France, représenté en Principauté de Monaco par le Centre Hospitalier Princesse Grace, d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Collecter et analyser les données des patients ayant consenti à participer à la
recherche biomédicale TOSCA ML28693 : Etude multicentrique, en ouvert, évaluant l’efficacité, la sécurité d’emploi et la tolérance du Tocilizumab sous-cutané chez les patients naïfs de Tocilizumab atteints de polyarthrite rhumatoïde active qui présentent une réponse inadéquate à un traitement en cours par un
DMARD non biologique et/ou une biothérapie », dénommé « Etude TOSCA ML28693 - N° EudraCT 2013-001718-14 » ;
Vu l’avis favorable émis par le Comité consultatif d’éthique en matière de recherche biomédicale le 24 avril 2014 portant sur une recherche biomédicale avec bénéfice individuel direct intitulée « Etude TOSCA : Etude multicentrique, en ouvert, évaluant l’efficacité, la sécurité d’emploi et la tolérance du Tocilizumab sous-cutané
chez les patients naïfs de Tocilizumab atteints de polyarthrite rhumatoïde active qui présentent une réponse inadéquate à un traitement en cours par un DMARD non biologique et/ou une biothérapie » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 18 août 2014, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 17 septembre 2014 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d’informations nominatives soumis à l’avis de la Commission a pour fin une recherche biomédicale avec bénéfice individuel direct qui a reçu un avis favorable du Comité d’éthique en matière de recherche biomédicale, tel que prévu par la loi n° 1.265 du 23 décembre 2002, susvisée.
Le Centre Hospitalier Princesse Grace (CHPG), établissement public, s’est constitué représentant sur le territoire monégasque de Roche S.A.S., responsable de traitement localisé en France.
Conformément à l’article 7-1 alinéa 3 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée, la mise en œuvre de ce traitement est soumise à l’avis préalable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est « Collecter et analyser les données des patients ayant consenti à participer à la recherche biomédicale TOSCA ML28693 : Etude multicentrique, en ouvert, évaluant l’efficacité, la sécurité d’emploi et la tolérance du Tocilizumab sous-cutané chez les patients naïfs de Tocilizumab atteints de
polyarthrite rhumatoïde active qui présentent une réponse inadéquate à un traitement en cours par un DMARD non biologique et/ou une biothérapie ». Il est dénommé « Etude TOSCA ML28693 - N° EudraCT 2013-001718-14 ».
Il s’agit, en première intention, d’une étude de phase III-b), multicentrique, nationale, en ouvert, avec un seul bras de traitement. Cette première période de 6 mois sera suivie d’une période d’extension à long terme au cours de laquelle les patients se verront proposer la possibilité de poursuivre le traitement, tant que le
médicament ne sera pas disponible sur le marché.
Ce traitement automatisé pour la Principauté de Monaco intègrera 10 patients.
Les personnes concernées sont :
- des patients atteints de polyarthrite rhumatoïde et suivis dans le service de rhumatologie du CHPG répondant aux critères d’inclusion du protocole de recherche et ayant consenti à participer à la recherche ;
- les médecins investigateurs du CHPG, les attachés de recherche clinique associés au projet, ainsi que les personnels intervenant, sous la responsabilité du médecin, au cours de l’étude.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- organiser l’inclusion des patients ;
- collecter et analyser les données des sujets conformément aux objectifs scientifiques et au protocole de l’étude ;
- conserver les données, analyses et résultats dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur ;
- permettre, le cas échéant, le suivi d’événements indésirables ;
- permettre d’assurer la sécurité et la traçabilité des accès et du système d’information utilisé pour la réalisation de l’étude.
La Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La recherche intitulée « Etude TOSCA » a fait l’objet d’un avis favorable du Comité consultatif d’éthique en matière de recherche biomédicale le 24 avril 2014.
Elle sera menée, notamment, conformément à la Déclaration d’Helsinki et aux bonnes pratiques cliniques telles qu’encadrées en Principauté de Monaco.
Ce traitement comporte des données de santé soumises aux dispositions de l’article 12 de la loi n° 1.165, susvisée. Le responsable de traitement précise à ce titre que les personnes concernées donneront un consentement écrit et exprès au traitement de leurs données et que le traitement est nécessaire dans l’intérêt de la recherche soumise au Comité d’éthique.
La Commission constate que le traitement présenté est licite, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 12 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par le consentement des patients et par la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi par le responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
L’intérêt légitime mis en avant pour le traitement des données des patients est l’intérêt de la recherche. Dans ce sens, il respecte, sous la responsabilité des médecins, les règles et garanties élaborées par le législateur afin de protéger les patients qui acceptent de participer à ce type de recherche. Les droits des patients sont précisés dans une notice d’information qui leur est destinée et dans un consentement de participation signé par chaque patient.
En outre, toute personne intervenant dans le processus du traitement des informations est soumise à une obligation de secret.
La Commission relève que le traitement est justifié conformément à l’article 10-2 de la loi n° 1.165.
III. Sur les informations traitées
• L’identité du patient pseudo-anonymisée
Les informations traitées sur le patient sont pseudo-anonymisées. Seul le médecin du CHPG, à savoir le médecin investigateur, connaît le patient et peut l’identifier. Hors de l’établissement, le patient est identifié par un code à 9 chiffres appelé « numéro de patient » (6 chiffres attribués au patient et 3 autres
correspondant au CHPG en tant que centre d’étude). Toutes les informations et tous les documents nécessaires à la réalisation de cette étude seront identifiés par cet identifiant.
Les informations traitées de manière non automatisée permettant l’identification des patients à l’usage exclusif du médecin investigateur du CHPG sont :
- identité du patient : numéro d’inclusion ou numéro de patient, initiales, nom, prénom, numéro de dossier hospitalier, date de naissance ;
- informations sur le suivi de l’étude : date de signature du consentement, date d’inclusion, date de sortie de l’étude.
• Les informations traitées sur le patient
Les informations traitées dans les cahiers d’observation électroniques destinés au promoteur de l’étude, responsable du traitement, sont :
- identité : numéro de patient, initiales du nom du patient, année de naissance ou mois et année pour ceux qui sont dans leur 18ème année, âge, sexe ;
- données d’inclusion : date de signature des consentements de l’étude, critères d’inclusion, critères de non inclusion, statut d’éligibilité ;
- évaluation de la pathologie par le patient : résultats des questionnaires et évaluation du patient portant sur l’évaluation globale de la maladie, de la douleur, sur son état de santé, sur le traitement de maladies chroniques, sur l’impact et l’évaluation de la polyarthrite rhumatoïde, sur sa qualité de vie,
sur son information et son savoir-faire au regard des complications liées à la tolérance des biothérapies ;
- données de santé : numéro de traitement, date des visites, statut reproductif, historique de la maladie, antécédents médicaux et/ou pathologies associées, résultats des examens physiques, résultats des tests de grossesse, signes vitaux, traitements antérieurs, ECG, comptage articulaire, examens biologiques,
radiologie thoracique, activité de la maladie, EVA médecin, données échographiques, prescription de tocilizumab, observance thérapeutique, traitements concomitants, évènements indésirables, décès, fin de traitement, statut de fin de traitement ;
- informations faisant apparaître des appartenances ethniques : ethnie.
Concernant la date de naissance, la Commission rappelle qu’il convient de limiter les informations collectées aux seules données nécessaires à la réalisation de la finalité du traitement. Elle relève que les patients sont identifiés par un numéro délivré à chaque patient, unique, spécifique à l’étude. En conséquence,
tenant compte du nombre de patients inclus en Principauté, elle demande que le mois de naissance des patients ne soit mentionné que pour les patients qui sont dans leur 18ème année.
• Les données traitées sur les personnels du CHPG
Les informations traitées sur les personnels du CHPG affectés à l’étude sont :
- identité : nom, prénom, initiales, numéro attribué au CHPG en tant que site d’étude ;
- profession : fonction / rôle au sein de l’étude ;
- données d’identification électronique : codes identifiant et mot de passe au CRF ;
- données de connexions : données d’horodatage, nom du champ, opérations effectuées en ajout, modification et suppression des données de l’étude, et raison de la modification.
• Sur l’origine des informations
Les informations relatives aux patients ont pour origine le patient, le médecin et le dossier médical du patient.
Les informations relatives aux personnels du CHPG ont pour origine le CV des intervenants et le système de traçabilité du SI.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable
L’information préalable des patients est réalisée par le biais d’un document d’information intitulé « Notice d’information destinée au patient recherche biomédicale » et par le formulaire de consentement à participer à la recherche, intitulé « Consentement de participation - Recherche Biomédicale principale ».
La demande d’avis précise que les données du patient sont pseudo-anonymisées et que le patient est identifié par un « numéro de patient » et par ses initiales. La Commission demande donc que la notice d’information à destination du patient soit modifiée afin de préciser que le patient est identifié par le numéro de patient et
par ses initiales.
La Commission relève que ladite notice envisage de possibles utilisations des données « dans les rapports d’étude transmis aux autorités de santé nationale ou internationale pour des présentations scientifiques ou des publications ». Elle rappelle qu’en aucun cas un patient ne saurait être identifiable dans ces documents.
En outre, la Commission observe que la notice d’information fait référence à de possibles transmissions des données pseudo-anonymisées à des « autorités de santé monégasques, françaises ou étrangères ». Tenant compte des éléments de la demande d’avis qui ne mentionnent pas de telles transmissions, la
Commission demande à être tenue destinataire d’une identification de ces « autorités étrangères » et des précisions sur les conditions de ces communications.
Par ailleurs, cette notice précise qu’à tout moment, « pendant ou après l’étude, le personnel de Roche ou ses représentants, et les autorités de santé nationales et internationales (par exemple : « Food and Drug Administration ») pourront avoir un accès direct au dossier médical [du patient] afin de pouvoir confirmer l’exactitude
des informations recueillies. Dans ces circonstances l’identité [du patient] leur sera révélée ».
La Commission relève que la demande d’avis ne précise pas les modalités d’accès des autorités de santé étrangères aux informations des patients, particulièrement au dossier médical du patient tenu au CHPG. Aussi, elle demande que si des autorités de santé autres que monégasques devaient avoir accès aux
données nominatives des patients, les modalités de ces accès lui soient communiquées.
Enfin, la Commission relève que la notice d’information affirme que « cette étude a été déclarée à la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) ». Elle précise que le présent traitement est soumis à l’avis de la Commission et non à la procédure de déclaration. Aussi, la Commission demande que la notice
soit modifiée comme suit « cette étude a été soumise à l’avis de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) ».
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès s’exerce auprès du médecin signataire du consentement du patient au sein du CHPG.
Le patient peut exercer ses droits par voie postale ou sur place. Une réponse lui sera adressée dans les 30 jours suivants sa demande.
En cas de demande de modification, mise à jour ou suppression de leurs informations, la réponse à leur demande leur sera adressée par voie postale ou sur place. Le patient est informé qu’il peut à tout moment arrêter sa participation, mais que les données qui auront été collectées jusqu’à sa sortie de l’étude seront
conservées par le promoteur.
La Commission constate que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 12, 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, susvisée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les habilitations permettant l’accès au traitement et aux informations relèvent de l’autorité du responsable de traitement qui assure la pleine et entière responsabilité de la conduite du projet français et monégasque.
Les personnes ayant accès aux informations sont :
- le médecin investigateur du CHPG : inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- l’attaché de recherche clinique du CHPG : inscription, modification, mise à jour et consultation ;
- le personnel autorisé par le promoteur de l’étude relevant de son autorité : consultation pour le suivi et le contrôle des données ;
- le personnel autorisé du prestataire chargé de la randomisation : consultation des seules données nécessaires à cette procédure ;
- le personnel autorisé du prestataire en charge de l’analyse des données : consultation des données ;
- le personnel autorisé du prestataire en charge de la maintenance des cahiers d’observation électroniques : consultation des données ;
- personnel des autorités réglementaires françaises et monégasques : consultation des données.
Les accès au présent traitement sont dévolus en considération des missions et des fonctions des personnes auxquelles ils sont attribués, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur les destinataires des informations
Les destinataires des informations sont :
- le promoteur de la recherche, Roche S.A.S., basé en France ;
- le responsable de la compilation des données, Roche Australie, basé en Australie ;
- le responsable analyse statistique, localisé en France ;
- le prestataire archivage du CHPG, localisé en France ;
- le prestataire archivage Roche, localisé en France ;
Les destinataires des informations relèvent de l’autorité du promoteur de l’étude, localisé en France, pays disposant d’un niveau de protection adéquat en matière de protection des informations nominatives, et soumis aux dispositions du Code français de la Santé Publique.
Par ailleurs, ces destinataires sont soumis au secret médical et au secret professionnel. A cet effet, la Commission relève que les informations transmises « resteront strictement confidentielles et ne seront pas rendues publiques ».
VI. Sur le transfert d’informations relatives aux patients vers l’Australie : pays hors protection adéquate
La Commission rappelle qu’aux termes de l’article 20-1 de la loi n° 1.165, « le transfert d’informations nominatives vers un pays ou un organisme n’assurant pas, au sens du deuxième alinéa de l’article 20, un niveau de protection adéquat peut par exception, à l’interdiction posée audit article, s’effectuer », notamment,
« si la personne à laquelle se rapportent les informations a consenti à leur transfert ».
Dans ce sens, le responsable de traitement indique qu’une partie des informations collectées dans le cadre de l’étude TOSCA seront transférées à Roche Australie « pour compilation avec les données d’autres études sur le Tocilizumab », particulièrement d’une étude dénommée « Umbrella », non exposée.
Ce pays ne disposant pas d’un niveau de protection des données adéquat, le transfert de ces données est conditionné au consentement de chaque sujet.
La Commission constate que le Comité consultatif d’éthique en matière de recherche biomédicale n’a pas fait d’observation sur ces communications d’informations permettant aux données d’être ultérieurement exploitées dans le cadre d’analyses complémentaires sur le médicament objet de la recherche.
Elle observe que la notice d’information destinée aux patients indique que « le traitement informatique » des données des patients « pourra être effectué à l’étranger, y compris en dehors de l’Union européenne », sans précision des pays concernés.
On peut également y lire que les données seront transmises « en France et en Australie », « à d’autres entités de Roche », sans précision de leur localisation, ou encore que les données « pourront être analysées dans un autre pays ».
La Commission relève que l’information des patients n’est pas explicite laissant entendre que les données pourraient être transférées vers des pays non déterminés.
Or, ces développements ne sont pas en adéquation avec les modalités de fonctionnement du traitement telles que décrites dans la demande d’avis qui n’envisagent des communications et des transferts de données que vers la France ou vers une entité de Roche en Australie. En conséquence, l’information des patients
devra être modifiée afin que le patient puisse savoir où ses informations seront transférées.
La Commission constate que le consentement des patients préalable au transfert de leurs informations vers un organisme localisé dans un pays ne disposant d’un niveau de protection adéquate en matière de protection des données permet au responsable de traitement de ne pas soumettre le traitement des
données à l’autorisation préalable de l’autorité de protection des données.
Elle considère que cette exception à l’interdiction de transfert sans autorisation implique un consentement éclairé des personnes concernées portant sur le pays et l’organisme destinataire des informations, et la finalité du transfert.
Considérant ce qui précède, la Commission demande que le consentement des patients soit explicite.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation de la part de la Commission.
Elle rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues
et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées 15 ans à compter de la fin de la recherche.
Toutefois, les informations transférées en Australie seront conservées 25 ans « afin de répondre aux exigences réglementaires de tous les pays concernés ». La Commission observe sur ce dernier point que les « exigences » envisagées n’ont pas été précisées. La législation monégasque prévoyant une durée de
conservation de 15 ans, la Commission demande que les informations ne soient pas conservées au-delà.
Après en avoir délibéré, la Commission
Prend acte de l’avis favorable émis par le Comité consultatif d’éthique en matière de recherche biomédicale le 24 avril 2014 concernant l’étude TOSCA ;
Rappelle qu’en aucun cas le patient ne devra être identifiable, particulièrement lors de la publication ou diffusion des analyses et résultats de la présente étude ;
Demande que :
- la mention du mois de naissance des patients ne soit saisie que pour les patients dans leur 18ème année ;
- l’information des patients soit modifiée afin :
• de préciser que le patient est identifié par le numéro de patient et par ses initiales ;
• de mentionner que « cette étude a été soumise à l’avis de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) » ;
• que soit clairement mis en évidence les destinataires des informations et leur pays de localisation tenant compte des modalités de fonctionnement du traitement exposées dans la demande d’avis ;
• que les transferts d’informations vers Roche Australie soient clairement exposés ;
- le consentement des patients au transfert de leurs informations vers l’Australie, pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat, soit explicite ;
- les « autorités étrangères » qui pourraient recevoir communication des données des patients, ou qui pourraient avoir un accès direct au dossier médical du patient soient identifiées, que les hypothèses qui pourraient justifier ces communications et/ou accès soient précisées et que les modalités de communication et
d’accès soient mises en évidence ;
- la durée de conservation des informations soit limitée à 15 ans ;
Sous réserve de la prise en compte des demandes qui précèdent,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par Roche S.A.S., représenté en Principauté de Monaco par le Centre Hospitalier Princesse Grace, du traitement automatisé ayant pour finalité « Collecter et analyser les données des patients ayant consenti à participer
à l’étude TOSCA ML28693 : Etude Multicentrique, en ouvert, évaluant l’efficacité, la sécurité d’emploi et la tolérance du Tocilizumab sous-cutané chez des patients naïfs de Tocilizumab atteints de polyarthrite rhumatoïde active qui présentent une réponse inadéquate à un traitement en cours par un DMARD non biologique et/ou
une biothérapie », dénommé « Etude TOSCA - N° EudraCT 2013-001718-14 ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.