Délibération n° 2014-81 du 12 mai 2014 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’aide à l’accueil des enfants » présenté par la Caisse de Compensation des Services Sociaux de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 7.191 du 31 août 1981 relative aux opérations financières et comptables de la Caisse de Compensation des Services Sociaux, de la Caisse Autonome des Retraites et de la Caisse Autonome des Retraites des Travailleurs Indépendants ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du domaine social » de la Caisse de Compensation des Services Sociaux ayant fait l’objet d’un récépissé de mise en œuvre le 8 octobre 2003 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis reçue le 21 mars 2014 concernant la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de l’aide à l’accueil des enfants » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 12 mai 2014 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS), responsable de traitement, est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2010-638, susvisé.
Ainsi, le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi du 23 décembre 1993, modifiée.
La demande d’avis présentée à la Commission a pour objet d’assurer la mise en conformité avec les dispositions de la loi n° 1.165, susvisée, du traitement automatisé des informations nominatives précité tenant compte de l’évolution des aides à l’accueil des enfants pouvant être accordées aux salariés affiliés auprès de la Caisse.
Les modifications apportées au traitement portent sur sa finalité, ses fonctionnalités, les informations nominatives collectées et sur les opérations automatisées réalisées pour répondre à l’objectif recherché.
Toutefois, la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives ayant été modifiée en décembre 2008, la Commission s’est assurée que l’ensemble du traitement tel que modifié est en conformité avec ladite loi, conformément aux dispositions de son article 42-1.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est modifiée par « Gestion de l’aide à l’accueil des enfants ».
Il concerne les personnes membres des foyers des assurés auprès de la CCSS remplissant les conditions pour bénéficier de prestations d’aide à l’accueil des enfants. Celles-ci peuvent prendre la forme, par exemple, d’une aide financière à l’accueil du mercredi en période scolaire ou pendant les vacances scolaires.
Il a pour objectif de « permettre la gestion, par le service social de la CCSS, de l’aide à l’accueil des enfants et, le cas échéant, des membres de leur famille ».
Ses fonctionnalités, complétées, sont les suivantes :
- établir la liste des assurés susceptibles de bénéficier des aides de la CCSS ;
- adresser un courrier d’information auxdits assurés afin qu’ils matérialisent leur demande ;
- enregistrer les demandes d’aides ;
- éditer les chèques d’aide dont les assurés peuvent bénéficier ;
- effectuer les paiements associés à l’organisme d’accueil des enfants ou directement à l’assuré ;
- établir des statistiques non nominatives sur le suivi des prestations.
Le présent traitement fait l’objet de mises en relation avec trois traitements des Caisses Sociales de Monaco ayant respectivement pour finalité :
- « Gestion des prestations familiales », mis en œuvre le 26 mars 2002 ;
- « Gestion de l’immatriculation des salariés », mis en œuvre le 23 octobre 2003 ;
- « Gestion de l’établissement de la carte d’immatriculation », mis en œuvre le 23 octobre 2003.
La Commission relève que ces mises en relation sont conformes aux principes de compatibilité de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée.
Elle constate par ailleurs que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS) a été créée par l’ordonnance-loi n° 397, susvisée, afin d’assurer, notamment, le service des allocations pour charge de famille aux salariés monégasques et étrangers régulièrement admis à travailler dans la Principauté.
Elle est gérée par un Directeur Général, nommé par les présidents du comité de contrôle et du comité financier agréé par le Ministre d’État, et est placée sous la surveillance d’un comité de contrôle et d’un comité financier.
Dans le cadre de l’action sociale menée par la Caisse, ses organes de gestion ont créé un « fonds social » en novembre 1954, ayant pour objet le paiement de primes de scolarité et de Noël, d’aides aux familles. La nature et la portée de ces aides évoluent dans le temps et font l’objet de décisions du Comité de Contrôle.
Les conditions permettant à un assuré de bénéficier des aides à caractère social de la CCSS sont accessibles auprès d’elle.
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
La Commission constate que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime du responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
Elle considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Sur le détail des informations traitées
Les informations nominatives objets du traitement sont :
- identité de l’assuré : civilité, nom, prénom, date de naissance, matricule ;
- identité des bénéficiaires du foyer : nom, prénom, date de naissance du conjoint et des enfants ;
- adresses : adresse de l’assuré ;
- situation familiale : lien familial entre les assurés et les bénéficiaires ;
- données de suivi des demandes : date et type de demande, état de la demande, nombre de chèques attribué ;
- données financières : date de création des chèques, numéro des chèques, état (accepté/refusé), date de demande de remboursement, montant du chèque, montant facturé, date de paiement ou de refus, identité du destinataire du paiement, type de séjour, dates de séjour, lieu de séjour.
• Sur l’origine des informations
Les informations ont pour origine :
- les traitements automatisés « Gestion de l’immatriculation des salariés » et « Gestion des prestations familiales », pour les informations relatives à l’identité de l’assuré et des bénéficiaires du foyer, l’adresse, la situation familiale ;
- les agents du service social et du service comptable de la CCSS, pour les informations relatives au suivi des demandes et aux données financières.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est assurée par une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne et une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne.
Ces différents documents sont conformes aux dispositions des articles 13 et 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
La Commission constate que cette information est également inscrite sur le formulaire de demande adressé aux bénéficiaires. S’agissant d’une demande spécifique, la Commission recommande que la mention d’information soit modifiée en tenant compte des dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
La mention pourrait, par exemple, indiquer que « les informations demandées feront l’objet d’un traitement automatisé destiné à la gestion de l’aide à l’accueil des enfants. Toute demande incomplète ne pourra être traitée. En cas de paiement des aides directement à l’organisme d’accueil des enfants, les informations nécessaires à cette opération pourront leur être communiquées. Vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations vous concernant auprès du correspondant CCIN de la CCSS, par courrier électronique, sur place ou en écrivant à …. Pour plus d’information, vous pouvez consulter la rubrique « protection des données » sur le site www.caisses-sociales.mc. »
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Aux termes de l’article 13 de la loi n° 1.165, s’agissant d’un traitement mis en œuvre par un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général, les personnes concernées par le présent traitement ne disposent pas du droit de s’opposer au traitement de leurs informations.
Elles peuvent toutefois exercer leur droit d’accès et de rectification auprès de la CCSS, du « correspondant CCIN » ou des personnes chargées de l’accueil des assurés sociaux.
Selon le cas, l’intéressé peut exercer ses droits par un accès à son dossier en ligne, par courrier électronique, par voie postale ou sur place.
La réponse à toute demande est réalisée dans les 15 jours suivant la réception. En cas de demande de modification ou de mise à jour des informations, une réponse sera apportée à l’intéressé par courrier électronique, par voie postale ou sur place.
La Commission considère que les modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement et les destinataires des informations
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès aux informations sont :
- les assistants sociaux et agents du service social de la CCSS : en inscription, mise à jour et consultation ;
- les agents vérificateurs relevant de l’agence comptable : en consultation et validation ;
- la Cellule Pôle Fourniture du service informatique de la CCSS afin de procéder à l’édition des documents établis dans le cadre du présent traitement ;
- les agents du service comptabilité : en consultation pour paiement.
• Les destinataires des informations
Les organismes ayant accueilli les enfants sont susceptibles de se voir communiquer les seules informations nécessaires au paiement des prestations réellement exécutées.
La Commission relève que les accès au présent traitement et les communications d’informations sont dévolus en considération des missions et des fonctions des personnes auxquels ils sont attribués, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n’appellent pas d’observation de la Commission.
Elle rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées dix ans tenant compte du délai de prescription des créances commerciales des organismes d’accueil.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Après en avoir délibéré,
Recommande que la mention d’information des personnes concernées soit modifiée sur le formulaire de demande adressé aux intéressés ;
Tenant compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS), de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’aide à l’accueil des enfants ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 7.191 du 31 août 1981 relative aux opérations financières et comptables de la Caisse de Compensation des Services Sociaux, de la Caisse Autonome des Retraites et de la Caisse Autonome des Retraites des Travailleurs Indépendants ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du domaine social » de la Caisse de Compensation des Services Sociaux ayant fait l’objet d’un récépissé de mise en œuvre le 8 octobre 2003 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis reçue le 21 mars 2014 concernant la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion de l’aide à l’accueil des enfants » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 12 mai 2014 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS), responsable de traitement, est un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général au sens de l’arrêté ministériel n° 2010-638, susvisé.
Ainsi, le traitement d’informations nominatives objet de la présente délibération est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi du 23 décembre 1993, modifiée.
La demande d’avis présentée à la Commission a pour objet d’assurer la mise en conformité avec les dispositions de la loi n° 1.165, susvisée, du traitement automatisé des informations nominatives précité tenant compte de l’évolution des aides à l’accueil des enfants pouvant être accordées aux salariés affiliés auprès de la Caisse.
Les modifications apportées au traitement portent sur sa finalité, ses fonctionnalités, les informations nominatives collectées et sur les opérations automatisées réalisées pour répondre à l’objectif recherché.
Toutefois, la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives ayant été modifiée en décembre 2008, la Commission s’est assurée que l’ensemble du traitement tel que modifié est en conformité avec ladite loi, conformément aux dispositions de son article 42-1.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
La finalité du traitement est modifiée par « Gestion de l’aide à l’accueil des enfants ».
Il concerne les personnes membres des foyers des assurés auprès de la CCSS remplissant les conditions pour bénéficier de prestations d’aide à l’accueil des enfants. Celles-ci peuvent prendre la forme, par exemple, d’une aide financière à l’accueil du mercredi en période scolaire ou pendant les vacances scolaires.
Il a pour objectif de « permettre la gestion, par le service social de la CCSS, de l’aide à l’accueil des enfants et, le cas échéant, des membres de leur famille ».
Ses fonctionnalités, complétées, sont les suivantes :
- établir la liste des assurés susceptibles de bénéficier des aides de la CCSS ;
- adresser un courrier d’information auxdits assurés afin qu’ils matérialisent leur demande ;
- enregistrer les demandes d’aides ;
- éditer les chèques d’aide dont les assurés peuvent bénéficier ;
- effectuer les paiements associés à l’organisme d’accueil des enfants ou directement à l’assuré ;
- établir des statistiques non nominatives sur le suivi des prestations.
Le présent traitement fait l’objet de mises en relation avec trois traitements des Caisses Sociales de Monaco ayant respectivement pour finalité :
- « Gestion des prestations familiales », mis en œuvre le 26 mars 2002 ;
- « Gestion de l’immatriculation des salariés », mis en œuvre le 23 octobre 2003 ;
- « Gestion de l’établissement de la carte d’immatriculation », mis en œuvre le 23 octobre 2003.
La Commission relève que ces mises en relation sont conformes aux principes de compatibilité de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée.
Elle constate par ailleurs que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS) a été créée par l’ordonnance-loi n° 397, susvisée, afin d’assurer, notamment, le service des allocations pour charge de famille aux salariés monégasques et étrangers régulièrement admis à travailler dans la Principauté.
Elle est gérée par un Directeur Général, nommé par les présidents du comité de contrôle et du comité financier agréé par le Ministre d’État, et est placée sous la surveillance d’un comité de contrôle et d’un comité financier.
Dans le cadre de l’action sociale menée par la Caisse, ses organes de gestion ont créé un « fonds social » en novembre 1954, ayant pour objet le paiement de primes de scolarité et de Noël, d’aides aux familles. La nature et la portée de ces aides évoluent dans le temps et font l’objet de décisions du Comité de Contrôle.
Les conditions permettant à un assuré de bénéficier des aides à caractère social de la CCSS sont accessibles auprès d’elle.
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
La Commission constate que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime du responsable de traitement qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
Elle considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Sur le détail des informations traitées
Les informations nominatives objets du traitement sont :
- identité de l’assuré : civilité, nom, prénom, date de naissance, matricule ;
- identité des bénéficiaires du foyer : nom, prénom, date de naissance du conjoint et des enfants ;
- adresses : adresse de l’assuré ;
- situation familiale : lien familial entre les assurés et les bénéficiaires ;
- données de suivi des demandes : date et type de demande, état de la demande, nombre de chèques attribué ;
- données financières : date de création des chèques, numéro des chèques, état (accepté/refusé), date de demande de remboursement, montant du chèque, montant facturé, date de paiement ou de refus, identité du destinataire du paiement, type de séjour, dates de séjour, lieu de séjour.
• Sur l’origine des informations
Les informations ont pour origine :
- les traitements automatisés « Gestion de l’immatriculation des salariés » et « Gestion des prestations familiales », pour les informations relatives à l’identité de l’assuré et des bénéficiaires du foyer, l’adresse, la situation familiale ;
- les agents du service social et du service comptable de la CCSS, pour les informations relatives au suivi des demandes et aux données financières.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
L’information préalable des personnes concernées est assurée par une rubrique propre à la protection des données accessible en ligne et une mention particulière intégrée dans un document d’ordre général accessible en ligne.
Ces différents documents sont conformes aux dispositions des articles 13 et 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
La Commission constate que cette information est également inscrite sur le formulaire de demande adressé aux bénéficiaires. S’agissant d’une demande spécifique, la Commission recommande que la mention d’information soit modifiée en tenant compte des dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
La mention pourrait, par exemple, indiquer que « les informations demandées feront l’objet d’un traitement automatisé destiné à la gestion de l’aide à l’accueil des enfants. Toute demande incomplète ne pourra être traitée. En cas de paiement des aides directement à l’organisme d’accueil des enfants, les informations nécessaires à cette opération pourront leur être communiquées. Vous disposez d’un droit d’accès et de rectification aux informations vous concernant auprès du correspondant CCIN de la CCSS, par courrier électronique, sur place ou en écrivant à …. Pour plus d’information, vous pouvez consulter la rubrique « protection des données » sur le site www.caisses-sociales.mc. »
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Aux termes de l’article 13 de la loi n° 1.165, s’agissant d’un traitement mis en œuvre par un organisme de droit privé investi d’une mission d’intérêt général, les personnes concernées par le présent traitement ne disposent pas du droit de s’opposer au traitement de leurs informations.
Elles peuvent toutefois exercer leur droit d’accès et de rectification auprès de la CCSS, du « correspondant CCIN » ou des personnes chargées de l’accueil des assurés sociaux.
Selon le cas, l’intéressé peut exercer ses droits par un accès à son dossier en ligne, par courrier électronique, par voie postale ou sur place.
La réponse à toute demande est réalisée dans les 15 jours suivant la réception. En cas de demande de modification ou de mise à jour des informations, une réponse sera apportée à l’intéressé par courrier électronique, par voie postale ou sur place.
La Commission considère que les modalités d’exercice des droits d’accès et de rectification sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement et les destinataires des informations
• Les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès aux informations sont :
- les assistants sociaux et agents du service social de la CCSS : en inscription, mise à jour et consultation ;
- les agents vérificateurs relevant de l’agence comptable : en consultation et validation ;
- la Cellule Pôle Fourniture du service informatique de la CCSS afin de procéder à l’édition des documents établis dans le cadre du présent traitement ;
- les agents du service comptabilité : en consultation pour paiement.
• Les destinataires des informations
Les organismes ayant accueilli les enfants sont susceptibles de se voir communiquer les seules informations nécessaires au paiement des prestations réellement exécutées.
La Commission relève que les accès au présent traitement et les communications d’informations sont dévolus en considération des missions et des fonctions des personnes auxquels ils sont attribués, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement n’appellent pas d’observation de la Commission.
Elle rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les informations sont conservées dix ans tenant compte du délai de prescription des créances commerciales des organismes d’accueil.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Après en avoir délibéré,
Recommande que la mention d’information des personnes concernées soit modifiée sur le formulaire de demande adressé aux intéressés ;
Tenant compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS), de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’aide à l’accueil des enfants ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.