Décision n° 2014-10 du 10 avril 2014 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des fichiers fournisseurs et prestataires de service »
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, émis par délibération n° 2014-76 le 7 avril 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des fichiers fournisseurs et prestataires de service » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des fichiers fournisseurs et prestataires de service».
Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- tenir à jour la liste des fournisseurs et prestataires de service ;
- gérer la procédure de passation des marchés (établissement du cahier des charges, liste des sociétés consultées, etc.) ;
- établissement des contrats, des commandes et des opérations y afférentes (courriers, etc.) ;
- numérisation des documents en lien avec le présent traitement (contrats, factures, etc.) ;
- rapprochement avec le traitement « Gestion de la comptabilité » ;
- interconnexion avec le traitement « Gestion de l’imprimante multifonction » pour la traçabilité des travaux d’impression et de numérisation effectués à partir du présent traitement ;
- interconnexion (filtrage) avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des habilitations » pour les accès aux répertoires partagés ;
- rapprochement avec le traitement « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » pour l’envoi de données ou de documents objets du présent traitement ou l’échange d’emails en lien avec le présent traitement.
Les personnes concernées sont les fournisseurs, les prestataires, les sociétés consultées dans le cadre d’un appel d’offres, le personnel de la CCIN ainsi que son Président.
Les catégories d’informations traitées sont :
- identité du prestataire de service, du fournisseur et de la société consultée : nom, nom marital, prénom de l’interlocuteur, raison sociale ou dénomination sociale, adresse (siège social, lieu de facturation), téléphone (fixe ou mobile), numéro de télécopie, adresse de courrier électronique, code d’identification comptable, numéro d’identification commerciale, numéro intra-communautaire, numéro d’identification interne du fournisseur ;
- identité du personnel de la CCIN et du Président : nom, prénom, fonction ;
- caractéristiques économiques : profession, catégorie économique, activité ;
- documentation contractuelle : commandes, factures, contrats, bons à tirer, livraison et éléments s’y rapportant ;
- caractéristiques financières : tarif proposé, conditions et modalités de règlement, crédits et éléments s’y rapportant, impayés, avoirs, reçus, retenues ou oppositions ;
- informations relatives à la relation commerciale : demande(s) de documentation, demande(s) d’essai, produit(s) acheté(s), service(s) ou abonnement(s) souscrit(s), quantité, montant, périodicité, historique des achats, retour des produits, origine de la vente ou de la commande, correspondance avec le client et service après-vente.
Les informations sont conservées 10 ans.
Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat Général de la CCIN.
Monaco, le 10 avril 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, émis par délibération n° 2014-76 le 7 avril 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des fichiers fournisseurs et prestataires de service » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des fichiers fournisseurs et prestataires de service».
Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- tenir à jour la liste des fournisseurs et prestataires de service ;
- gérer la procédure de passation des marchés (établissement du cahier des charges, liste des sociétés consultées, etc.) ;
- établissement des contrats, des commandes et des opérations y afférentes (courriers, etc.) ;
- numérisation des documents en lien avec le présent traitement (contrats, factures, etc.) ;
- rapprochement avec le traitement « Gestion de la comptabilité » ;
- interconnexion avec le traitement « Gestion de l’imprimante multifonction » pour la traçabilité des travaux d’impression et de numérisation effectués à partir du présent traitement ;
- interconnexion (filtrage) avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des habilitations » pour les accès aux répertoires partagés ;
- rapprochement avec le traitement « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » pour l’envoi de données ou de documents objets du présent traitement ou l’échange d’emails en lien avec le présent traitement.
Les personnes concernées sont les fournisseurs, les prestataires, les sociétés consultées dans le cadre d’un appel d’offres, le personnel de la CCIN ainsi que son Président.
Les catégories d’informations traitées sont :
- identité du prestataire de service, du fournisseur et de la société consultée : nom, nom marital, prénom de l’interlocuteur, raison sociale ou dénomination sociale, adresse (siège social, lieu de facturation), téléphone (fixe ou mobile), numéro de télécopie, adresse de courrier électronique, code d’identification comptable, numéro d’identification commerciale, numéro intra-communautaire, numéro d’identification interne du fournisseur ;
- identité du personnel de la CCIN et du Président : nom, prénom, fonction ;
- caractéristiques économiques : profession, catégorie économique, activité ;
- documentation contractuelle : commandes, factures, contrats, bons à tirer, livraison et éléments s’y rapportant ;
- caractéristiques financières : tarif proposé, conditions et modalités de règlement, crédits et éléments s’y rapportant, impayés, avoirs, reçus, retenues ou oppositions ;
- informations relatives à la relation commerciale : demande(s) de documentation, demande(s) d’essai, produit(s) acheté(s), service(s) ou abonnement(s) souscrit(s), quantité, montant, périodicité, historique des achats, retour des produits, origine de la vente ou de la commande, correspondance avec le client et service après-vente.
Les informations sont conservées 10 ans.
Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat Général de la CCIN.
Monaco, le 10 avril 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.