Délibération n° 2013-143 du 27 novembre 2013 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux » présenté par son Président
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la délibération n° 2010-08 du 1er mars 2010 de la Commission relative à la mise en œuvre du traitement ayant pour finalité « Organisation et [la] gestion des missions et activités du Secrétariat de la CCIN » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives le 23 octobre 2013 relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 27 novembre 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives est une autorité administrative indépendante, organisme de droit public.
Par délibération n° 2010-08 du 1er mars 2010, elle a mis en œuvre un traitement ayant pour finalité l’« Organisation et [la] gestion des missions et activités du Secrétariat de la CCIN ».
Pour répondre à l’accroissement de ses activités et à la nouvelle organisation interne du Secrétariat Général (à travers, notamment, de la création d’une nouvelle Division de l’Instruction et du Contrôle), la CCIN a procédé à la refonte complète de son système d’information.
Dans ce cadre, il est apparu nécessaire de préciser certaines fonctionnalités du traitement susmentionné, et de les intégrer dans un traitement distinct afférent aux activités de cette nouvelle division.
Au vu de ces éléments, et en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, le Président de la Commission a décidé de soumettre à l’avis de la Commission un nouveau traitement ayant pour finalité « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité la « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux ».
Les personnes concernées sont les plaignants et les requérants, le Président, le Secrétaire Général et les collaborateurs de la CCIN, et, d’une manière générale, toute personne visée dans les dossiers au cours de leur instruction.
Enfin, les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- traitement des plaintes, des demandes de droit d’accès indirect, des demandes d’entraide d’autorités homologues ;
- établissement des documents préparatoires aux missions d’investigation ou de droit d’accès indirect ;
- élaboration des comptes rendus d’investigation et des correspondances relatives aux suites données ;
- élaboration des comptes rendus de droit d’accès indirect et des correspondances y afférentes ;
- élaboration des rapports d’analyse dans le cadre des contentieux et des correspondances y afférentes ;
- collecte et numérisation des pièces à produire dans le cadre desdits contentieux ;
- suivi des demandes de consultation du répertoire des traitements ;
- statistiques sur les plaintes, investigations, demandes de droits d’accès indirect, consultations du répertoire (…) rapportées dans le rapport d’activité annuel (Rapprochement avec les traitements ayant pour finalités « Elaboration des publications de la CCIN » et « Gestion des consultations juridiques de la CCIN ») ;
- interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de l’imprimante multifonction » pour la traçabilité des travaux d’impression et de numérisation effectués à partir du traitement « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux » ;
- interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des habilitations » pour la collecte de l’identité du collaborateur auteur d’un document Microsoft Office ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission » pour l’adoption des délibérations portant investigation, ainsi que l’exposé des affaires en cours dans les procès-verbaux de réunions plénières ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » pour l’envoi de documents et correspondances en lien avec les dossiers entrant dans le cadre des activités susmentionnées ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des consultations juridiques de la CCIN » pour le suivi des demandes susceptibles de donner lieu à une plainte, une mission d’investigation, (…) ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général » pour l’enregistrement du courrier.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que la finalité du traitement est « déterminée, explicite et légitime », tel qu’exigé par l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission relève que le traitement dont s’agit est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement ou son représentant.
En effet, l’instruction des requêtes et des plaintes est conforme aux dispositions des articles 2-7° et 3 de la loi n° 1.165, modifiée, tandis que la réalisation des demandes d’exercice de droit d’accès indirect repose sur l’article 15-1 de ladite loi. La préparation et la mise en œuvre des investigations de la CCIN reposent sur les articles 2-7° et 19 de la loi n° 1.165, modifiée, et sur l’article 14 de l’ordonnance souveraine n° 2.230.
De plus, elle constate que le présent traitement est justifié par un motif d’intérêt public, car son exploitation a vocation à assurer la protection des libertés et droits fondamentaux des personnes visées par le titre III de la Constitution, conformément à l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée.
En outre, la mise en œuvre du présent traitement, qui a, de par certaines de ses fonctionnalités, pour objet la prévention, la recherche, la constatation ou la poursuite des infractions pénales ou l’exécution des condamnations pénales ou des mesures de sûreté, est justifiée par le statut d’autorité administrative indépendante de la CCIN qui agit dans le respect de ses missions légalement conférées.
En effet, dans le cadre des missions d’investigations prévues par l’article 2-7° de la loi n° 1.165, modifiée, la CCIN participe à la recherche de potentielles irrégularités en matière de protection des informations nominatives, et en informe le Procureur Général, conformément à l’article 19 de la loi n° 1.165, modifiée. A cet égard, les comptes rendus d’investigation transmis au Procureur Général comportent la liste des potentielles infractions pénales imputables au responsable de traitement en application des articles 21 et 22 de la loi n° 1.165, modifiée.
Enfin, les droits des personnes concernées sont respectés, comme cela est examiné au point IV de la présente délibération.
Par conséquent, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- identité : nom, prénom ;
- situation de famille : civilité ;
- coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile ;
- vie professionnelle : fonction, raison sociale de la société ou de l’organisme auprès duquel la personne est rattachée ;
- données d’identification électronique : adresse email ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites : potentielles infractions pénales visées aux articles 21 et 22 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- documents collectés dans le cadre des missions d’investigation ou de droit d’accès indirect : photos non nominatives, documents remis par voie électronique ;
- rapports juridiques divers : comptes rendus d’investigation, de droit d’accès indirect, notes ou rapports d’analyse juridique afférents aux dossiers ;
- documents de procédure : projets de délibérations portant investigation, projets de lettres de mission, projets de procès-verbal de refus, procès-verbaux journaliers ;
- correspondances : projets de courriers relatifs aux plaintes, investigations, demandes de droit d’accès indirect (saisines, accusés de réception, suites données, etc.).
Les données relatives à l’identité, la civilité, les coordonnées, la vie professionnelle et aux infractions ont pour origine les documents de procédure, les correspondances, ainsi que les divers rapports juridiques.
Les données d’identification électronique ont pour origine les correspondances.
Par ailleurs, les documents collectés dans le cadre des missions d’investigation ou de droit d’accès indirect ont pour origine les investigateurs/vérificateurs et les personnes les accompagnants durant leurs missions.
Les rapports juridiques divers ont pour origine les collaborateurs de la CCIN et les investigateurs.
En outre, les documents de procédure ont pour origine les collaborateurs de la CCIN, à l’attention de la Commission, du Président de la CCIN et du Secrétaire Général chacun pour les prérogatives qui leur sont dévolues par la loi n° 1.165, modifiée, ainsi que les investigateurs.
Enfin, les correspondances ont pour origine les collaborateurs de la CCIN, à l’attention du Président de la CCIN pour les prérogatives que lui confèrent la loi, ou du Secrétaire Général.
Considérant les dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission estime que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe que l’information préalable des personnes concernées est effectuée suivant plusieurs modalités.
Tout d’abord, les collaborateurs de la CCIN sont informés par le biais de la charte informatique de la CCIN, qui comprend un article spécifique à la protection des informations nominatives. Y sont mentionnés les traitements exploités par la CCIN ainsi que les modalités d’exercice, par les collaborateurs, de leurs droits.
Par ailleurs, les tiers sont informés par le biais des mentions légales du site Internet de la CCIN, qui comprend un paragraphe spécifique à la protection des informations nominatives.
Enfin, l’ensemble des personnes concernées est informé par un affichage à l’entrée des locaux de la CCIN.
La Commission relève que ces mentions sont complètes au regard des exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Ainsi, elle considère que les modalités d’information préalable des personnes concernées sont conformes aux exigences légales.
• Sur l’exercice des droits d’accès, de rectification et d’opposition
La Commission observe que les droits d’accès, de rectification et de suppression des personnes concernées peuvent être exercés sur place ou par voie postale, à l’attention du Secrétariat Général de la CCIN.
Le délai de réponse est de 30 jours.
Elle considère donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les personnes investiguées et le responsable de traitement lorsqu’il est différent, sont destinataires des comptes rendus d’investigation.
En outre, dans le cadre des contentieux, la CCIN communique les informations du présent traitement au Procureur Général, à ses avocats et aux autorités judiciaires.
La Commission considère que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les investigateurs de la CCIN ont accès au traitement en inscription, modification, mise à jour et consultation concernant les documents liés aux investigations sur lesquelles ils sont intervenus.
Les comptes rendus d’investigation sont disponibles en consultation pour les collaborateurs de la CCIN en charge de la régularisation ultérieure des traitements par les responsables de traitements.
Les données relatives aux plaintes sont accessibles en inscription modification, mise à jour et consultation par les collaborateurs de la CCIN en charge de leur instruction.
Les données relatives aux demandes de droit d’accès indirect et aux suites données sont accessibles en inscription, modification, mise à jour et consultation aux personnes visées à l’article 15-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Le Secrétaire Général et le Président ont accès à l’ensemble des données en inscription, modification, mise à jour et consultation.
La Commission considère que les accès susvisés sont conformes aux exigences légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les rapports juridiques divers, les documents de procédure et les documents collectés dans le cadre des missions d’investigation ou de droit d’accès indirect sont conservés au maximum deux ans, avant d’être anonymisés ou supprimées.
Les correspondances (projets de courriers) sont supprimées au terme d’un délai d’un an.
Toutefois, les données objets du traitement peuvent être conservées pour un délai plus long pour les besoins d’une procédure judiciaire.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Au vu de ces éléments,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux », par le Président.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
Vu la délibération n° 2010-08 du 1er mars 2010 de la Commission relative à la mise en œuvre du traitement ayant pour finalité « Organisation et [la] gestion des missions et activités du Secrétariat de la CCIN » ;
Vu la demande d’avis déposée par le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives le 23 octobre 2013 relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 27 novembre 2013 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives est une autorité administrative indépendante, organisme de droit public.
Par délibération n° 2010-08 du 1er mars 2010, elle a mis en œuvre un traitement ayant pour finalité l’« Organisation et [la] gestion des missions et activités du Secrétariat de la CCIN ».
Pour répondre à l’accroissement de ses activités et à la nouvelle organisation interne du Secrétariat Général (à travers, notamment, de la création d’une nouvelle Division de l’Instruction et du Contrôle), la CCIN a procédé à la refonte complète de son système d’information.
Dans ce cadre, il est apparu nécessaire de préciser certaines fonctionnalités du traitement susmentionné, et de les intégrer dans un traitement distinct afférent aux activités de cette nouvelle division.
Au vu de ces éléments, et en application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, le Président de la Commission a décidé de soumettre à l’avis de la Commission un nouveau traitement ayant pour finalité « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux ».
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité la « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux ».
Les personnes concernées sont les plaignants et les requérants, le Président, le Secrétaire Général et les collaborateurs de la CCIN, et, d’une manière générale, toute personne visée dans les dossiers au cours de leur instruction.
Enfin, les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- traitement des plaintes, des demandes de droit d’accès indirect, des demandes d’entraide d’autorités homologues ;
- établissement des documents préparatoires aux missions d’investigation ou de droit d’accès indirect ;
- élaboration des comptes rendus d’investigation et des correspondances relatives aux suites données ;
- élaboration des comptes rendus de droit d’accès indirect et des correspondances y afférentes ;
- élaboration des rapports d’analyse dans le cadre des contentieux et des correspondances y afférentes ;
- collecte et numérisation des pièces à produire dans le cadre desdits contentieux ;
- suivi des demandes de consultation du répertoire des traitements ;
- statistiques sur les plaintes, investigations, demandes de droits d’accès indirect, consultations du répertoire (…) rapportées dans le rapport d’activité annuel (Rapprochement avec les traitements ayant pour finalités « Elaboration des publications de la CCIN » et « Gestion des consultations juridiques de la CCIN ») ;
- interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de l’imprimante multifonction » pour la traçabilité des travaux d’impression et de numérisation effectués à partir du traitement « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux » ;
- interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des habilitations » pour la collecte de l’identité du collaborateur auteur d’un document Microsoft Office ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission » pour l’adoption des délibérations portant investigation, ainsi que l’exposé des affaires en cours dans les procès-verbaux de réunions plénières ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » pour l’envoi de documents et correspondances en lien avec les dossiers entrant dans le cadre des activités susmentionnées ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des consultations juridiques de la CCIN » pour le suivi des demandes susceptibles de donner lieu à une plainte, une mission d’investigation, (…) ;
- rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général » pour l’enregistrement du courrier.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que la finalité du traitement est « déterminée, explicite et légitime », tel qu’exigé par l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
La Commission relève que le traitement dont s’agit est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement ou son représentant.
En effet, l’instruction des requêtes et des plaintes est conforme aux dispositions des articles 2-7° et 3 de la loi n° 1.165, modifiée, tandis que la réalisation des demandes d’exercice de droit d’accès indirect repose sur l’article 15-1 de ladite loi. La préparation et la mise en œuvre des investigations de la CCIN reposent sur les articles 2-7° et 19 de la loi n° 1.165, modifiée, et sur l’article 14 de l’ordonnance souveraine n° 2.230.
De plus, elle constate que le présent traitement est justifié par un motif d’intérêt public, car son exploitation a vocation à assurer la protection des libertés et droits fondamentaux des personnes visées par le titre III de la Constitution, conformément à l’article 1er de la loi n° 1.165, modifiée.
En outre, la mise en œuvre du présent traitement, qui a, de par certaines de ses fonctionnalités, pour objet la prévention, la recherche, la constatation ou la poursuite des infractions pénales ou l’exécution des condamnations pénales ou des mesures de sûreté, est justifiée par le statut d’autorité administrative indépendante de la CCIN qui agit dans le respect de ses missions légalement conférées.
En effet, dans le cadre des missions d’investigations prévues par l’article 2-7° de la loi n° 1.165, modifiée, la CCIN participe à la recherche de potentielles irrégularités en matière de protection des informations nominatives, et en informe le Procureur Général, conformément à l’article 19 de la loi n° 1.165, modifiée. A cet égard, les comptes rendus d’investigation transmis au Procureur Général comportent la liste des potentielles infractions pénales imputables au responsable de traitement en application des articles 21 et 22 de la loi n° 1.165, modifiée.
Enfin, les droits des personnes concernées sont respectés, comme cela est examiné au point IV de la présente délibération.
Par conséquent, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- identité : nom, prénom ;
- situation de famille : civilité ;
- coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile ;
- vie professionnelle : fonction, raison sociale de la société ou de l’organisme auprès duquel la personne est rattachée ;
- données d’identification électronique : adresse email ;
- infractions, condamnations, mesures de sûreté, soupçon d’activités illicites : potentielles infractions pénales visées aux articles 21 et 22 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- documents collectés dans le cadre des missions d’investigation ou de droit d’accès indirect : photos non nominatives, documents remis par voie électronique ;
- rapports juridiques divers : comptes rendus d’investigation, de droit d’accès indirect, notes ou rapports d’analyse juridique afférents aux dossiers ;
- documents de procédure : projets de délibérations portant investigation, projets de lettres de mission, projets de procès-verbal de refus, procès-verbaux journaliers ;
- correspondances : projets de courriers relatifs aux plaintes, investigations, demandes de droit d’accès indirect (saisines, accusés de réception, suites données, etc.).
Les données relatives à l’identité, la civilité, les coordonnées, la vie professionnelle et aux infractions ont pour origine les documents de procédure, les correspondances, ainsi que les divers rapports juridiques.
Les données d’identification électronique ont pour origine les correspondances.
Par ailleurs, les documents collectés dans le cadre des missions d’investigation ou de droit d’accès indirect ont pour origine les investigateurs/vérificateurs et les personnes les accompagnants durant leurs missions.
Les rapports juridiques divers ont pour origine les collaborateurs de la CCIN et les investigateurs.
En outre, les documents de procédure ont pour origine les collaborateurs de la CCIN, à l’attention de la Commission, du Président de la CCIN et du Secrétaire Général chacun pour les prérogatives qui leur sont dévolues par la loi n° 1.165, modifiée, ainsi que les investigateurs.
Enfin, les correspondances ont pour origine les collaborateurs de la CCIN, à l’attention du Président de la CCIN pour les prérogatives que lui confèrent la loi, ou du Secrétaire Général.
Considérant les dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission estime que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information des personnes concernées
La Commission observe que l’information préalable des personnes concernées est effectuée suivant plusieurs modalités.
Tout d’abord, les collaborateurs de la CCIN sont informés par le biais de la charte informatique de la CCIN, qui comprend un article spécifique à la protection des informations nominatives. Y sont mentionnés les traitements exploités par la CCIN ainsi que les modalités d’exercice, par les collaborateurs, de leurs droits.
Par ailleurs, les tiers sont informés par le biais des mentions légales du site Internet de la CCIN, qui comprend un paragraphe spécifique à la protection des informations nominatives.
Enfin, l’ensemble des personnes concernées est informé par un affichage à l’entrée des locaux de la CCIN.
La Commission relève que ces mentions sont complètes au regard des exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Ainsi, elle considère que les modalités d’information préalable des personnes concernées sont conformes aux exigences légales.
• Sur l’exercice des droits d’accès, de rectification et d’opposition
La Commission observe que les droits d’accès, de rectification et de suppression des personnes concernées peuvent être exercés sur place ou par voie postale, à l’attention du Secrétariat Général de la CCIN.
Le délai de réponse est de 30 jours.
Elle considère donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les personnes investiguées et le responsable de traitement lorsqu’il est différent, sont destinataires des comptes rendus d’investigation.
En outre, dans le cadre des contentieux, la CCIN communique les informations du présent traitement au Procureur Général, à ses avocats et aux autorités judiciaires.
La Commission considère que ces transmissions sont conformes aux exigences légales.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les investigateurs de la CCIN ont accès au traitement en inscription, modification, mise à jour et consultation concernant les documents liés aux investigations sur lesquelles ils sont intervenus.
Les comptes rendus d’investigation sont disponibles en consultation pour les collaborateurs de la CCIN en charge de la régularisation ultérieure des traitements par les responsables de traitements.
Les données relatives aux plaintes sont accessibles en inscription modification, mise à jour et consultation par les collaborateurs de la CCIN en charge de leur instruction.
Les données relatives aux demandes de droit d’accès indirect et aux suites données sont accessibles en inscription, modification, mise à jour et consultation aux personnes visées à l’article 15-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Le Secrétaire Général et le Président ont accès à l’ensemble des données en inscription, modification, mise à jour et consultation.
La Commission considère que les accès susvisés sont conformes aux exigences légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Les rapports juridiques divers, les documents de procédure et les documents collectés dans le cadre des missions d’investigation ou de droit d’accès indirect sont conservés au maximum deux ans, avant d’être anonymisés ou supprimées.
Les correspondances (projets de courriers) sont supprimées au terme d’un délai d’un an.
Toutefois, les données objets du traitement peuvent être conservées pour un délai plus long pour les besoins d’une procédure judiciaire.
La Commission considère que ces durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Au vu de ces éléments,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux », par le Président.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.