Arrêté Ministériel n° 2012-575 du 4 octobre 2012 relatif aux modalités de déclaration simplifiée des traitements informatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des fonds sociaux
Nous, Ministre d’Etat de la Principauté,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 416 du 7 juin 1945 sur les conventions collectives du travail, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 mai 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 69-351 du 27 octobre 1969 portant extension de l’Avenant n° 8 du 7 février 1969 à la Convention Collective National du Travail ;
Vu la délibération n° 2012-106 du 25 juin 2012 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 18 septembre 2012 ;
Arrêtons :
Article Premier.
La procédure de déclaration simplifiée de conformité prévue au deuxième alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifié, susvisée, est applicable aux traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de fonds social, dès lors :
- qu’ils concernent uniquement ceux exploités par les responsables de traitements, personnes physiques ou morales de droit privé, visées à l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
- qu’ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de l’exercice du droit d’accès ;
- qu’ils n’appliquent que des logiciels dont les résultats peuvent être facilement contrôlés ;
- qu’ils n’intéressent que des données contenues dans des fichiers appartenant au responsable de traitement ;
- qu’ils ne donnent pas lieu à d’autres interconnexions que celles nécessaires à l’accomplissement des fonctionnalités énoncées à l’article 2 ;
- qu’ils ne font l’objet d’aucun hébergement auprès d’une personne physique ou morale établie dans un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, ni d’aucun transfert d’information vers une telle personne ;
- qu’ils comportent des mesures techniques et organisationnelles propres à assurer un niveau de sécurité adéquat au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données et à répondre aux exigences légales prescrites en cas de recours à un prestataire de services pour la réalisation du traitement, telles que visées à l’article 17 de la loi n° 1.165, susvisée ;
- qu’ils font l’objet d’une information claire et individuelle de la personne concernée conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, notamment des modalités d’exercice de son droit d’accès, de rectification et d’opposition.
Art. 2.
Les traitements relevant de cette catégorie ne doivent pas avoir pour autres fonctionnalités que celles visant à gérer le fonds social de l’entreprise, lequel est destiné à favoriser, à promouvoir et coordonner :
- les œuvres de bien-être ou de facilités matérielles ;
- les œuvres éducatives et culturelles ;
- la formation professionnelle, l’apprentissage ;
- les œuvres de loisirs et de sports ;
- les œuvres d’entraide sociale.
Art. 3.
Les informations nominatives traitées dans le cadre de ces fichiers doivent uniquement relever des catégories suivantes :
- Identité du salarié : civilité, nom, nom marital, prénoms, date et lieu de naissance, sexe, photographie ;
- Adresses et coordonnées : coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence ;
- Identité bancaire ;
- Situation de famille et composition du foyer :
a) Situation matrimoniale ;
b) Identité des ayants droits, lien avec l’ouvreur de droits, nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance des ayants-droits ;
- Vie professionnelle : matricule interne, date d’embauche, service, statut, couverture sociale du salarié, ressources du salarié ;
- Œuvres du fonds social de l’entreprise : objet, date de début et de fin, caractéristiques financières de l’œuvre, identité des prestataires et fournisseurs de services.
Art. 4.
Les informations nominatives contenues dans le traitement ne peuvent être conservées dans le traitement qu’aussi longtemps que la personne peut bénéficier du fonds social.
Cependant, les informations nominatives relatives aux consommations de biens et services ne peuvent être conservées plus de 2 ans à compter de l’exécution de la prestation.
Art. 5.
Peuvent exclusivement être destinataires ou recevoir communication des informations contenues dans le traitement, dans les limites de leurs attributions respectives :
- les membres du Comité paritaire assurant la gestion du fonds social ;
- les trésoriers désignés par le Comité et ses membres ;
- les experts comptables de l’entreprise,
- les commissaires aux comptes de l’entreprise ;
- les prestataires et les fournisseurs de services ;
- les autorités légalement ou réglementairement habilitées à recevoir communication des informations.
Art. 6.
Les traitements d’informations nominatives qui ne sont pas conformes aux dispositions précitées doivent faire l’objet d’une formalité déclarative autre auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives dans les conditions fixées au 1er alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.
Art. 7.
Le Conseiller de Gouvernement pour les Affaires Sociales et la Santé est chargé de l’exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco, en l’Hôtel du Gouvernement, le quatre octobre deux mille douze.
Le Ministre d’Etat,
M. Roger.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 416 du 7 juin 1945 sur les conventions collectives du travail, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 mai 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 69-351 du 27 octobre 1969 portant extension de l’Avenant n° 8 du 7 février 1969 à la Convention Collective National du Travail ;
Vu la délibération n° 2012-106 du 25 juin 2012 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 18 septembre 2012 ;
Arrêtons :
Article Premier.
La procédure de déclaration simplifiée de conformité prévue au deuxième alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifié, susvisée, est applicable aux traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de fonds social, dès lors :
- qu’ils concernent uniquement ceux exploités par les responsables de traitements, personnes physiques ou morales de droit privé, visées à l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée ;
- qu’ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de l’exercice du droit d’accès ;
- qu’ils n’appliquent que des logiciels dont les résultats peuvent être facilement contrôlés ;
- qu’ils n’intéressent que des données contenues dans des fichiers appartenant au responsable de traitement ;
- qu’ils ne donnent pas lieu à d’autres interconnexions que celles nécessaires à l’accomplissement des fonctionnalités énoncées à l’article 2 ;
- qu’ils ne font l’objet d’aucun hébergement auprès d’une personne physique ou morale établie dans un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, ni d’aucun transfert d’information vers une telle personne ;
- qu’ils comportent des mesures techniques et organisationnelles propres à assurer un niveau de sécurité adéquat au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données et à répondre aux exigences légales prescrites en cas de recours à un prestataire de services pour la réalisation du traitement, telles que visées à l’article 17 de la loi n° 1.165, susvisée ;
- qu’ils font l’objet d’une information claire et individuelle de la personne concernée conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, notamment des modalités d’exercice de son droit d’accès, de rectification et d’opposition.
Art. 2.
Les traitements relevant de cette catégorie ne doivent pas avoir pour autres fonctionnalités que celles visant à gérer le fonds social de l’entreprise, lequel est destiné à favoriser, à promouvoir et coordonner :
- les œuvres de bien-être ou de facilités matérielles ;
- les œuvres éducatives et culturelles ;
- la formation professionnelle, l’apprentissage ;
- les œuvres de loisirs et de sports ;
- les œuvres d’entraide sociale.
Art. 3.
Les informations nominatives traitées dans le cadre de ces fichiers doivent uniquement relever des catégories suivantes :
- Identité du salarié : civilité, nom, nom marital, prénoms, date et lieu de naissance, sexe, photographie ;
- Adresses et coordonnées : coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence ;
- Identité bancaire ;
- Situation de famille et composition du foyer :
a) Situation matrimoniale ;
b) Identité des ayants droits, lien avec l’ouvreur de droits, nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance des ayants-droits ;
- Vie professionnelle : matricule interne, date d’embauche, service, statut, couverture sociale du salarié, ressources du salarié ;
- Œuvres du fonds social de l’entreprise : objet, date de début et de fin, caractéristiques financières de l’œuvre, identité des prestataires et fournisseurs de services.
Art. 4.
Les informations nominatives contenues dans le traitement ne peuvent être conservées dans le traitement qu’aussi longtemps que la personne peut bénéficier du fonds social.
Cependant, les informations nominatives relatives aux consommations de biens et services ne peuvent être conservées plus de 2 ans à compter de l’exécution de la prestation.
Art. 5.
Peuvent exclusivement être destinataires ou recevoir communication des informations contenues dans le traitement, dans les limites de leurs attributions respectives :
- les membres du Comité paritaire assurant la gestion du fonds social ;
- les trésoriers désignés par le Comité et ses membres ;
- les experts comptables de l’entreprise,
- les commissaires aux comptes de l’entreprise ;
- les prestataires et les fournisseurs de services ;
- les autorités légalement ou réglementairement habilitées à recevoir communication des informations.
Art. 6.
Les traitements d’informations nominatives qui ne sont pas conformes aux dispositions précitées doivent faire l’objet d’une formalité déclarative autre auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives dans les conditions fixées au 1er alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.
Art. 7.
Le Conseiller de Gouvernement pour les Affaires Sociales et la Santé est chargé de l’exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco, en l’Hôtel du Gouvernement, le quatre octobre deux mille douze.
Le Ministre d’Etat,
M. Roger.