Délibération n° 2012-111 du 16 juillet 2012 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des étudiants de l’ESAP » par le Pavillon Bosio, Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l ‘éducation ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée;
Vu l’Accord entre le Gouvernement de la Principauté de Monaco et le Gouvernement de la République française relatif à la reconnaissance mutuelle des formations d’enseignement supérieur artistiques, signé le 11 juin 2004, rendu exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 172 du 30 août 2005, et son avenant, signé le 9 novembre 2010 et rendu exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.626 du 12 janvier 2006 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-496 du 3 octobre 2005 relatif aux conditions d’application de l’Accord entre le Gouvernement de Son Altesse Sérénissime le Prince de Monaco et le Gouvernement de la République française relatif à la reconnaissance mutuelle des formations d’enseignement supérieur artistiques (Spécialité : Arts Plastiques) ;
Vu l’arrêté municipal n° 2010-1638 du 26 mai 2010 portant sur l’organisation et le fonctionnement du Pavillon Bosio, Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco ;
Vu l’arrêté municipal n° 2011-1185 du 5 avril 2011 fixant la liste des Services Communaux ;
Vu la délibération n° 2001-42 du 11 septembre 2001 portant avis favorable sur la demande présentée par la Mairie de Monaco relative au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Ecole Municipale d’Arts Plastiques » ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 1er juin 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion administrative, comptable et pédagogique du Pavillon Bosio - Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes du chiffre 10 de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale, « le Conseil Communal règle par ses délibérations les affaires de la Commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action culturelle et artistique des établissements communaux, notamment l’école supérieure d’arts plastiques de la ville de Monaco (…) ».
La Commune exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Ecole Municipale d’Arts Plastiques », mis en œuvre le 19 décembre 2001, après l’avis favorable de la Commission susvisé.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, le Maire a communiqué à l’attention de la Commission, le 1er juin 2012, une demande d’avis relative au traitement précité afin de formaliser les évolutions des modalités de gestion de cet établissement, transformé par l’arrêté ministériel n° 2005-496 susvisé en Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco, dénommé ESAP.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement déclare que le traitement a pour finalité « Gestion administrative, comptable et pédagogique du Pavillon Bosio – Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco ».
La Commission relève que la demande d’avis présente des fonctionnalités, des catégories d’informations, ainsi que des durées de conservation différentes selon que le traitement concerne les étudiants de l’ESAP, les personnels et intervenants professionnels ou les participants aux ateliers publics, ou encore, qu’il a pour objet la gestion du fonds documentaire de l’ESAP ou celle du carnet d’adresses de l’ESAP à l’occasion des évènements organisés par l’établissement.
Elle observe que ces distinctions sont fondées sur les objectifs poursuivis par l’établissement en tant qu’établissement d’enseignement supérieur, mais également en tant que vecteur de la sensibilisation aux arts plastiques pour tous les publics dans le cadre des missions qui lui ont été réglementairement conférées.
Or, l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, requiert que les informations nominatives soient « collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime ».
Par conséquent, la Commission relève que la présente demande d’avis décrit 5 traitements automatisés d’informations nominatives bien distincts et pour lesquels elle a identifié les finalités suivantes :
- « Gestion des participants aux ateliers publics de l’ESAP » ;
- « Gestion du carnet d’adresses de l’ESAP » ;
- « Gestion du fichier étudiants de l’ESAP » ;
- « Gestion du fonds documentaire de l’ESAP » ;
- « Gestion des coordonnées des personnels et des intervenants de l’ESAP ».
Il appert de l’analyse du dossier de demande d’avis que les informations y figurant permettent à la Commission d’analyser ces traitements automatisés et d’émettre pour chacun d’entre eux un avis.
Aussi, la présente délibération a pour objet l’analyse du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des étudiants de l’ESAP ».
Ce traitement concerne les personnes ayant fait acte de candidature à l’ESAP, les étudiants de l’ESAP, ainsi que les enseignants.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- Gestion administrative des étudiants :
• gestion administratives des inscriptions ;
• suivi comptable des inscriptions des étudiants, facturation et relance ;
• établissement de l’annuaire des étudiants ;
- Gestion pédagogique des étudiants :
• gestion des inscriptions aux cours et formations ;
• suivi des résultats et évaluations ;
• organisation des examens ;
• délivrance des diplômes.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
La Commission relève qu’aux termes de l’article 1er de l’arrêté ministériel n° 2005-496 du 3 octobre 2005 susvisé, « l’Ecole Municipale d’Arts Plastiques prend la dénomination de Pavillon Bosio, Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco. La mission de cet établissement d’enseignement supérieur et de recherche regroupe l’enseignement artistique supérieur, la diffusion de la création et de la culture contemporaine, ainsi que l’organisation et la publication de colloques ».
Ce même arrêté précise les conditions d’organisation des enseignements dispensés par l’établissement, ainsi que les conditions de délivrance des diplômes reconnus par l’Etat français aux termes de l’accord bilatéral précité.
Parallèlement, l’article 1er alinéa 2 de l’arrêté municipal n° 2010-1638 du 26 mai 2010 susvisé dispose que « l’ESAP est un Service Communal de la Mairie de Monaco ».
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis, et par la réalisation d’un intérêt légitime qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
La Commission relève que l’arrêté ministériel n° 2005-496 fixe les modalités d’organisation de l’établissement, des enseignements et du suivi des étudiants, ainsi que les conditions de délivrance des diplômes par l’ESAP.
En outre, elle observe que cet établissement fait régulièrement l’objet d’une évaluation de l’AERES (Agence française d’Evaluation de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur) au titre de la formation de DNSEP (Diplôme National Supérieur d’Expression Plastique) conduisant au grade de Master.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité de l’étudiant : nom, prénom, nationalité, date et lieu de naissance, photo d’identité ;
- identité des parents de l’étudiant : nom et prénom ;
- adresses et coordonnées : adresse électronique, adresse du domicile, téléphones fixe et portable de l’étudiant et de ses parents ;
- formation / diplômes : examens et diplômes obtenus, niveau scolaire, écoles fréquentées ;
- caractéristiques financières : suivi de l’état du règlement des cotisations, encaissement, relance ;
- consommation de biens et de service : utilisation du fonds documentaire par l’étudiant ;
- suivi des résultats : notes, évaluation, appréciations, bilans.
Les informations relatives à l’identité, à l’adresse et aux coordonnées, à la formation et aux diplômes ont pour origine les étudiants lors de leur inscription.
Les caractéristiques financières ont pour origine le personnel administratif de l’ESAP.
Les informations permettant le suivi des résultats des étudiants ont pour origine les professeurs de l’ESAP.
La Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la collecte de documents d’identité
La Commission observe qu’à l’occasion de l’établissement du dossier d’inscription, l’étudiant doit fournir nombre de documents et de justificatifs à l’ESAP. Parmi ces documents figure une photocopie de la carte de séjour ou de la carte d’identité. Le responsable de traitement précise que ces documents ne font pas l’objet d’opérations automatisées.
La Commission rappelle, comme développé dans sa délibération n° 2012-24, susvisée, que tout responsable de traitement doit « veiller à disposer d’un fondement textuel adéquat lui permettant de procéder à la collecte, et au traitement, des documents d’identité ».
La demande d’avis ne comportant pas le règlement intérieur de l’établissement, la Commission n’a pas été à même de s’assurer que la liste des justificatifs à demander aux intéressés, et plus particulièrement la photocopie d’un document d’identité y était expressément prévue. Aussi, elle invite le Maire à vérifier ces éléments et le cas échéant, à faire le nécessaire auprès du Directeur de l’ESAP, en charge de l’élaboration de ce règlement, aux termes de l’article 13 de l’arrêté municipal n° 2010-1638 susvisé, afin que la collecte des informations nécessaires à l’inscription des étudiants soit réalisée en tenant compte des impératifs de sécurité du traitement de ces documents.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que l’information préalable des personnes concernées sera assurée à compter de l’année scolaire 2012-2013 par une mention figurant sur le document de collecte, à savoir les formulaires d’inscription.
La Commission demande à ce que la mention d’information prenne en considération la finalité du présent traitement sur les formulaires d’inscription destinés aux étudiants de l’ESAP.
Sous réserve de cette modification, la Commission considère que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale, par courrier électronique ou sur place. Le délai de réponse est de 15 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés sur place ou par courrier électronique.
Elle constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les catégories de personnes ayant accès au traitement agissent toutes sous l’autorité du Directeur de l’ESAP. Il s’agit :
- pour les informations relatives à la gestion administrative des inscriptions :
• de la secrétaire-sténodactylographe et de l’attaché principal de l’ESAP qui ont un accès en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
• du Directeur de l’établissement, de l’administrateur et de la bibliothécaire spécialisée qui ont un accès en consultation, dans le cadre de leurs fonctions ;
- pour la gestion pédagogique et le suivi des étudiants :
• du Directeur de l’établissement et de la secrétaire-sténodactylographe qui ont un accès en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
• de l’administrateur, de la bibliothécaire spécialisée, de l’attaché principal et du personnel enseignant qui ont un accès en consultation.
Ce traitement fait l’objet de rapprochements avec les traitements ayant pour finalité respective « Gestion du fonds documentaire de l’ESAP », « Gestion des coordonnées des personnels et des intervenants de l’ESAP ». La Commission constate que les exploitations des informations nominatives envisagées sont compatibles, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Le traitement objet de la présente délibération est interne à l’ESAP. Aucun destinataire extérieur à l’établissement n’a été mentionné.
Au vu de ces éléments, et des attributions des personnes susvisées, la Commission considère que lesdits accès sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations ont été décrites de manière succincte par le responsable de traitement.
Elles reposent sur un contrat avec un prestataire de service qui reprend les principes posés par la loi n° 1.165, particulièrement en son article 17.
La Commission relève toutefois qu’une clause de ce contrat stipule que « l’obligation de confidentialité continuera pendant une durée de trois (3) ans après l’expiration » du contrat. Elle estime que cette clause pourrait laisser entendre qu’une fois cette période passée, le prestataire pourrait faire usage des données. Elle estime donc que cette clause n’est pas conforme aux principes de la loi n° 1.165 et demande à ce qu’elle soit supprimée dudit contrat.
La Commission rappelle que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Le responsable du traitement indique que les durées de conservation des informations varient selon leur nécessité. Ainsi :
- les informations et documents relatifs à l’inscription des étudiants sont conservés 10 ans à compter de la fin de leurs études ;
- les informations relatives aux étudiants dont l’admission est restée sans suite ou a été refusée sont conservées 1 an après l’année scolaire concernée ;
- les informations et documents portant sur le suivi administratif et pédagogique de l’étudiant tout au long de son cursus au sein de l’établissement sont conservés 50 ans à compter de la fin de leurs études;
- les informations nécessaires à la réalisation des opérations comptables et financières de l’établissement sont conservées 10 ans à compter de la clôture de l’année comptable concernée, ou, le cas échant à compter de la fin du contentieux ;
- les informations figurant dans l’annuaire des étudiants sont mises à jour annuellement et conservées trois ans après l’obtention du DNSEP.
Au titre des durées de conservation, la demande d’avis met en évidence la collecte d’informations relatives à la vie professionnelle des étudiants (conservées 5 ans après le dernier contact avec l’intéressé), à la raison sociale des employeurs successifs d’un ancien étudiant, au(x) fonction(s) occupée(s), et au(x) pays de localisation (avec une durée de conservation illimitée à des fins historiques, sauf si l’intéressé s’y est opposé).
Or, la Commission observe que la demande d’avis ne mentionne pas le traitement de telles informations. Aussi, elle invite le responsable de traitement à lui faire parvenir une demande d’avis spécifique au suivi des anciens étudiants de l’ESAP tenant compte des obligations de l’établissement en tant qu’établissement d’enseignement supérieur délivrant un diplôme conférant le grade de Master.
La Commission relève que la durée de conservation des informations exploitées par les établissements d’enseignement ne fait pas l’objet de dispositions législatives ou réglementaires particulières en Principauté de Monaco. Tenant compte de l’accord bilatéral relatif à la reconnaissance mutuelle des formations d’enseignement supérieur, la Commission observe que les durées de conservation mentionnées sont conformes aux délais de conservation des archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l’éducation nationale publiés au Bulletin Officiel du Ministère de l’Education Nationale français le 16 juin 2005.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré,
Estime que :
- la demande d’avis déposée par la Commune de Monaco ayant pour finalité « Gestion administrative, comptable et pédagogique du Pavillon Bosio – Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco » contient 5 traitements qu’il convient de distinguer ;
- la présente délibération porte sur la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des étudiants de l’ESAP » ;
Demande que :
- soit vérifié que la collecte de documents d’identité est prévue par le règlement intérieur de l’établissement ;
- les documents permettant l’information des personnes concernées soient modifiées en tenant compte de la présente finalité, conformément aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- la clause du contrat de prestation de service qui limite l’obligation de confidentialité soit supprimée ;
Invite le responsable de traitement à faire parvenir à la Commission une demande d’avis spécifique au suivi des anciens étudiants de l’ESAP;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Commune de Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des étudiants de l’ESAP » par le Pavillon Bosio - Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l ‘éducation ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée;
Vu l’Accord entre le Gouvernement de la Principauté de Monaco et le Gouvernement de la République française relatif à la reconnaissance mutuelle des formations d’enseignement supérieur artistiques, signé le 11 juin 2004, rendu exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 172 du 30 août 2005, et son avenant, signé le 9 novembre 2010 et rendu exécutoire par l’ordonnance souveraine n° 3.626 du 12 janvier 2006 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-496 du 3 octobre 2005 relatif aux conditions d’application de l’Accord entre le Gouvernement de Son Altesse Sérénissime le Prince de Monaco et le Gouvernement de la République française relatif à la reconnaissance mutuelle des formations d’enseignement supérieur artistiques (Spécialité : Arts Plastiques) ;
Vu l’arrêté municipal n° 2010-1638 du 26 mai 2010 portant sur l’organisation et le fonctionnement du Pavillon Bosio, Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco ;
Vu l’arrêté municipal n° 2011-1185 du 5 avril 2011 fixant la liste des Services Communaux ;
Vu la délibération n° 2001-42 du 11 septembre 2001 portant avis favorable sur la demande présentée par la Mairie de Monaco relative au traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Ecole Municipale d’Arts Plastiques » ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Maire de Monaco, le 1er juin 2012, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion administrative, comptable et pédagogique du Pavillon Bosio - Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco » ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 juillet 2012 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Aux termes du chiffre 10 de l’article 25 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale, « le Conseil Communal règle par ses délibérations les affaires de la Commune ; ces délibérations portent notamment sur (…) l’action culturelle et artistique des établissements communaux, notamment l’école supérieure d’arts plastiques de la ville de Monaco (…) ».
La Commune exploite un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Ecole Municipale d’Arts Plastiques », mis en œuvre le 19 décembre 2001, après l’avis favorable de la Commission susvisé.
Conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, le Maire a communiqué à l’attention de la Commission, le 1er juin 2012, une demande d’avis relative au traitement précité afin de formaliser les évolutions des modalités de gestion de cet établissement, transformé par l’arrêté ministériel n° 2005-496 susvisé en Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco, dénommé ESAP.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement déclare que le traitement a pour finalité « Gestion administrative, comptable et pédagogique du Pavillon Bosio – Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco ».
La Commission relève que la demande d’avis présente des fonctionnalités, des catégories d’informations, ainsi que des durées de conservation différentes selon que le traitement concerne les étudiants de l’ESAP, les personnels et intervenants professionnels ou les participants aux ateliers publics, ou encore, qu’il a pour objet la gestion du fonds documentaire de l’ESAP ou celle du carnet d’adresses de l’ESAP à l’occasion des évènements organisés par l’établissement.
Elle observe que ces distinctions sont fondées sur les objectifs poursuivis par l’établissement en tant qu’établissement d’enseignement supérieur, mais également en tant que vecteur de la sensibilisation aux arts plastiques pour tous les publics dans le cadre des missions qui lui ont été réglementairement conférées.
Or, l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée, requiert que les informations nominatives soient « collectées pour une finalité déterminée, explicite et légitime ».
Par conséquent, la Commission relève que la présente demande d’avis décrit 5 traitements automatisés d’informations nominatives bien distincts et pour lesquels elle a identifié les finalités suivantes :
- « Gestion des participants aux ateliers publics de l’ESAP » ;
- « Gestion du carnet d’adresses de l’ESAP » ;
- « Gestion du fichier étudiants de l’ESAP » ;
- « Gestion du fonds documentaire de l’ESAP » ;
- « Gestion des coordonnées des personnels et des intervenants de l’ESAP ».
Il appert de l’analyse du dossier de demande d’avis que les informations y figurant permettent à la Commission d’analyser ces traitements automatisés et d’émettre pour chacun d’entre eux un avis.
Aussi, la présente délibération a pour objet l’analyse du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des étudiants de l’ESAP ».
Ce traitement concerne les personnes ayant fait acte de candidature à l’ESAP, les étudiants de l’ESAP, ainsi que les enseignants.
Ses fonctionnalités sont les suivantes :
- Gestion administrative des étudiants :
• gestion administratives des inscriptions ;
• suivi comptable des inscriptions des étudiants, facturation et relance ;
• établissement de l’annuaire des étudiants ;
- Gestion pédagogique des étudiants :
• gestion des inscriptions aux cours et formations ;
• suivi des résultats et évaluations ;
• organisation des examens ;
• délivrance des diplômes.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité
La Commission relève qu’aux termes de l’article 1er de l’arrêté ministériel n° 2005-496 du 3 octobre 2005 susvisé, « l’Ecole Municipale d’Arts Plastiques prend la dénomination de Pavillon Bosio, Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco. La mission de cet établissement d’enseignement supérieur et de recherche regroupe l’enseignement artistique supérieur, la diffusion de la création et de la culture contemporaine, ainsi que l’organisation et la publication de colloques ».
Ce même arrêté précise les conditions d’organisation des enseignements dispensés par l’établissement, ainsi que les conditions de délivrance des diplômes reconnus par l’Etat français aux termes de l’accord bilatéral précité.
Parallèlement, l’article 1er alinéa 2 de l’arrêté municipal n° 2010-1638 du 26 mai 2010 susvisé dispose que « l’ESAP est un Service Communal de la Mairie de Monaco ».
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le respect d’une obligation légale à laquelle il est soumis, et par la réalisation d’un intérêt légitime qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
La Commission relève que l’arrêté ministériel n° 2005-496 fixe les modalités d’organisation de l’établissement, des enseignements et du suivi des étudiants, ainsi que les conditions de délivrance des diplômes par l’ESAP.
En outre, elle observe que cet établissement fait régulièrement l’objet d’une évaluation de l’AERES (Agence française d’Evaluation de la Recherche et de l’Enseignement Supérieur) au titre de la formation de DNSEP (Diplôme National Supérieur d’Expression Plastique) conduisant au grade de Master.
La Commission considère donc que ce traitement est justifié conformément aux dispositions des articles 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité de l’étudiant : nom, prénom, nationalité, date et lieu de naissance, photo d’identité ;
- identité des parents de l’étudiant : nom et prénom ;
- adresses et coordonnées : adresse électronique, adresse du domicile, téléphones fixe et portable de l’étudiant et de ses parents ;
- formation / diplômes : examens et diplômes obtenus, niveau scolaire, écoles fréquentées ;
- caractéristiques financières : suivi de l’état du règlement des cotisations, encaissement, relance ;
- consommation de biens et de service : utilisation du fonds documentaire par l’étudiant ;
- suivi des résultats : notes, évaluation, appréciations, bilans.
Les informations relatives à l’identité, à l’adresse et aux coordonnées, à la formation et aux diplômes ont pour origine les étudiants lors de leur inscription.
Les caractéristiques financières ont pour origine le personnel administratif de l’ESAP.
Les informations permettant le suivi des résultats des étudiants ont pour origine les professeurs de l’ESAP.
La Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la collecte de documents d’identité
La Commission observe qu’à l’occasion de l’établissement du dossier d’inscription, l’étudiant doit fournir nombre de documents et de justificatifs à l’ESAP. Parmi ces documents figure une photocopie de la carte de séjour ou de la carte d’identité. Le responsable de traitement précise que ces documents ne font pas l’objet d’opérations automatisées.
La Commission rappelle, comme développé dans sa délibération n° 2012-24, susvisée, que tout responsable de traitement doit « veiller à disposer d’un fondement textuel adéquat lui permettant de procéder à la collecte, et au traitement, des documents d’identité ».
La demande d’avis ne comportant pas le règlement intérieur de l’établissement, la Commission n’a pas été à même de s’assurer que la liste des justificatifs à demander aux intéressés, et plus particulièrement la photocopie d’un document d’identité y était expressément prévue. Aussi, elle invite le Maire à vérifier ces éléments et le cas échéant, à faire le nécessaire auprès du Directeur de l’ESAP, en charge de l’élaboration de ce règlement, aux termes de l’article 13 de l’arrêté municipal n° 2010-1638 susvisé, afin que la collecte des informations nécessaires à l’inscription des étudiants soit réalisée en tenant compte des impératifs de sécurité du traitement de ces documents.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l’information préalable des personnes concernées
La Commission relève que l’information préalable des personnes concernées sera assurée à compter de l’année scolaire 2012-2013 par une mention figurant sur le document de collecte, à savoir les formulaires d’inscription.
La Commission demande à ce que la mention d’information prenne en considération la finalité du présent traitement sur les formulaires d’inscription destinés aux étudiants de l’ESAP.
Sous réserve de cette modification, la Commission considère que les modalités d’information préalable des personnes sont conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165.
• Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale, par courrier électronique ou sur place. Le délai de réponse est de 15 jours.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés sur place ou par courrier électronique.
Elle constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Les personnes ayant accès au traitement
Les catégories de personnes ayant accès au traitement agissent toutes sous l’autorité du Directeur de l’ESAP. Il s’agit :
- pour les informations relatives à la gestion administrative des inscriptions :
• de la secrétaire-sténodactylographe et de l’attaché principal de l’ESAP qui ont un accès en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
• du Directeur de l’établissement, de l’administrateur et de la bibliothécaire spécialisée qui ont un accès en consultation, dans le cadre de leurs fonctions ;
- pour la gestion pédagogique et le suivi des étudiants :
• du Directeur de l’établissement et de la secrétaire-sténodactylographe qui ont un accès en inscription, modification, mise à jour et consultation ;
• de l’administrateur, de la bibliothécaire spécialisée, de l’attaché principal et du personnel enseignant qui ont un accès en consultation.
Ce traitement fait l’objet de rapprochements avec les traitements ayant pour finalité respective « Gestion du fonds documentaire de l’ESAP », « Gestion des coordonnées des personnels et des intervenants de l’ESAP ». La Commission constate que les exploitations des informations nominatives envisagées sont compatibles, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165.
Le traitement objet de la présente délibération est interne à l’ESAP. Aucun destinataire extérieur à l’établissement n’a été mentionné.
Au vu de ces éléments, et des attributions des personnes susvisées, la Commission considère que lesdits accès sont justifiés, et donc conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations ont été décrites de manière succincte par le responsable de traitement.
Elles reposent sur un contrat avec un prestataire de service qui reprend les principes posés par la loi n° 1.165, particulièrement en son article 17.
La Commission relève toutefois qu’une clause de ce contrat stipule que « l’obligation de confidentialité continuera pendant une durée de trois (3) ans après l’expiration » du contrat. Elle estime que cette clause pourrait laisser entendre qu’une fois cette période passée, le prestataire pourrait faire usage des données. Elle estime donc que cette clause n’est pas conforme aux principes de la loi n° 1.165 et demande à ce qu’elle soit supprimée dudit contrat.
La Commission rappelle que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Le responsable du traitement indique que les durées de conservation des informations varient selon leur nécessité. Ainsi :
- les informations et documents relatifs à l’inscription des étudiants sont conservés 10 ans à compter de la fin de leurs études ;
- les informations relatives aux étudiants dont l’admission est restée sans suite ou a été refusée sont conservées 1 an après l’année scolaire concernée ;
- les informations et documents portant sur le suivi administratif et pédagogique de l’étudiant tout au long de son cursus au sein de l’établissement sont conservés 50 ans à compter de la fin de leurs études;
- les informations nécessaires à la réalisation des opérations comptables et financières de l’établissement sont conservées 10 ans à compter de la clôture de l’année comptable concernée, ou, le cas échant à compter de la fin du contentieux ;
- les informations figurant dans l’annuaire des étudiants sont mises à jour annuellement et conservées trois ans après l’obtention du DNSEP.
Au titre des durées de conservation, la demande d’avis met en évidence la collecte d’informations relatives à la vie professionnelle des étudiants (conservées 5 ans après le dernier contact avec l’intéressé), à la raison sociale des employeurs successifs d’un ancien étudiant, au(x) fonction(s) occupée(s), et au(x) pays de localisation (avec une durée de conservation illimitée à des fins historiques, sauf si l’intéressé s’y est opposé).
Or, la Commission observe que la demande d’avis ne mentionne pas le traitement de telles informations. Aussi, elle invite le responsable de traitement à lui faire parvenir une demande d’avis spécifique au suivi des anciens étudiants de l’ESAP tenant compte des obligations de l’établissement en tant qu’établissement d’enseignement supérieur délivrant un diplôme conférant le grade de Master.
La Commission relève que la durée de conservation des informations exploitées par les établissements d’enseignement ne fait pas l’objet de dispositions législatives ou réglementaires particulières en Principauté de Monaco. Tenant compte de l’accord bilatéral relatif à la reconnaissance mutuelle des formations d’enseignement supérieur, la Commission observe que les durées de conservation mentionnées sont conformes aux délais de conservation des archives reçues et produites par les services et établissements concourant à l’éducation nationale publiés au Bulletin Officiel du Ministère de l’Education Nationale français le 16 juin 2005.
La Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré,
Estime que :
- la demande d’avis déposée par la Commune de Monaco ayant pour finalité « Gestion administrative, comptable et pédagogique du Pavillon Bosio – Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco » contient 5 traitements qu’il convient de distinguer ;
- la présente délibération porte sur la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des étudiants de l’ESAP » ;
Demande que :
- soit vérifié que la collecte de documents d’identité est prévue par le règlement intérieur de l’établissement ;
- les documents permettant l’information des personnes concernées soient modifiées en tenant compte de la présente finalité, conformément aux exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
- la clause du contrat de prestation de service qui limite l’obligation de confidentialité soit supprimée ;
Invite le responsable de traitement à faire parvenir à la Commission une demande d’avis spécifique au suivi des anciens étudiants de l’ESAP;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Commune de Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des étudiants de l’ESAP » par le Pavillon Bosio - Ecole Supérieure d’Arts Plastiques de la Ville de Monaco.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.