Délibération n° 09-05 du 21 septembre 2009 portant autorisation sur la demande présentée, par la Caisse de Compensation des Services Sociaux, relative au traitement automatisé ayant pour finalité «Identification de bénéficiaires potentiels aux allocations familiales grâce à un échange de données avec la Caisse d’Allocations Familiales de Nice»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la Recommandation R(86) du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco ;
Vu l’ordonnance n° 92 modifiant et codifiant les ordonnances d’application de l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco ;
Vu la Convention franco-monégasque de sécurité sociale du 28 février 1952, modifiée, et, l’arrangement administratif relatif aux modalités d’application de cette convention, modifié ;
Vu la loi n° 595 du 15 juillet 1954 fixant le régime des prestations familiales, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 91-688 du 20 décembre 1991 approuvant le règlement intérieur de la Caisse de Compensation des Services Sociaux, modifié ;
Vu la demande d’autorisation, reçue le 3 août 2009, concernant la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux d’un traitement automatisé d’informations nominatives relatif à l’«Identification de bénéficiaires potentiels aux allocations familiales grâce à un échange de données avec la Caisse d’Allocations Familiales de Nice» ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le 3 août 2009, la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS) a saisi la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) d’une demande d’autorisation relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Identification de bénéficiaires potentiels aux allocations familiales grâce à un échange de données avec la Caisse d’Allocations Familiales de Nice».
Ce traitement s’inscrit dans le cadre d’une réflexion générale du Gouvernement visant à étendre les conditions d’attribution des allocations familiales applicables aux salariés de la Principauté de Monaco. Ce projet nécessite une étude préalable afin d’évaluer la portée et la viabilité de ces modifications.
Ce traitement se fonde sur un échange automatisé d’informations nominatives entre la CCSS et la Caisse d’Allocations Familiales (CAF) de Nice portant sur les assurés sociaux enregistrés auprès de la CCSS et domiciliés sur le territoire français.
Dans le cadre de la finalité déterminée par la CCSS, ce traitement présente trois fonctionnalités :
1. une étude d’impact afin de «quantifier les personnes susceptibles de bénéficier des allocations familiales de Monaco en cas d’évolution de la réglementation monégasque, par l’obtention d’informations sur ces foyers» ;
2. une mise à jour des données consistant à «vérifier et valider les données enregistrées dans les fichiers de la CCSS» ;
3. une action de lutte contre l’indu ou contre la fraude sociale, en vérifiant que les assurés enregistrés auprès de la CCSS et de la CAF ne bénéficient pas, volontairement ou non, des allocations familiales au titre des deux régimes de prestation.
Ces deux dernières fonctionnalités sont susceptibles de faire apparaître, à l’encontre d’assurés, des soupçons d’infraction aux règles légales ou réglementaires en matière de prestations familiales, qui seront levés ou validés après vérification auprès de l’assuré concerné.
En conséquence, conformément à l’article 11-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, ce traitement est soumis à l’autorisation de la CCIN.
Le traitement des informations nominatives se déroulera en plusieurs étapes.
Tout d’abord, sur la base des données dont elle dispose, conformément à la loi n° 1.165, la CCSS transmettra à la CAF un fichier d’appel comportant «la liste des salariés de Monaco résidant en France, susceptibles d’ouvrir droit aux prestations familiales servies par la CCSS».
Les informations transmises sont les nom, prénoms, date de naissance, numéro de matricule, adresse, nationalité (française ou autre), présence d’enfants de moins de 21 ans, situation de famille (célibataire, marié(e), veuf(ve), séparé(e), divorcé(e)) de ces assurées. Elles sont issues de traitements automatisés d’informations nominatives mis en œuvre par la CCSS avant le 1er avril 2009, date d’entrée en vigueur des modifications légales apportées à la loi n° 1.165 par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008. Cette exploitation nouvelle des informations nominatives est compatible avec la finalité desdits traitements.
Ensuite, la CAF retournera à la CCSS un fichier validé, voire complété, avec les informations dont la caisse française dispose sur les assurés listés. Les compléments apportés concerneront l’identité (nom, prénoms, date de naissance, nationalité, Numéro Identifiant au Répertoire ou NIR) et l’adresse du salarié, de son conjoint, des enfants présents dans le foyer avec mention des informations sur le père de chaque enfant.
Au sein de la CAF, les données échangées permettront de mettre à jour le fichier allocataires, de vérifier leur situation, notamment au titre de leur situation familiale, et, de se rapprocher d’eux dans le cadre de la réglementation française.
Enfin, au sein de la CCSS, les personnels habilités par le responsable de traitement exploiteront, chacun en ce qui le concerne, dans un environnement dédié, les données reçues en trois temps :
- une exploitation de type statistique de l’ensemble des données ;
- un contrôle de cohérence sur l’ensemble des données permettant de mettre en évidence les doublons entre la CCSS et la CAF sous la forme d’une extraction des écarts ;
- puis une vérification des informations portant sur ces seuls écarts, par les services habilités de la CCSS, dont découlera, si justifiée, la mise en place d’une procédure de restitution de l’indu par le service de recouvrement de la Caisse.
II. Sur la légitimité du traitement
La CCSS justifie ce traitement :
- d’une part, par la poursuite d’un intérêt légitime qui consiste à estimer «l’impact d’une évolution potentielle éventuelle des conditions d’ouverture de droit aux prestations familiales», et, à permettre une plus grande équité des salariés devant l’obtention des allocations familiales.
- d’autre part, par les obligations légales et réglementaires auxquelles elle est soumise en application, notamment, de l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 susvisée et des textes pris en son application, ainsi que, des obligations auxquelles sont soumis les assurés eux-mêmes aux termes, notamment, du règlement intérieur de la CCSS.
Ce traitement est conditionné par un échange de données entre la CCSS et la CAF. La coopération entre ces organismes de sécurité sociale de la Principauté de Monaco et de la France s’inscrit dans le cadre de la Convention franco-monégasque de sécurité sociale du 28 février 1952, modifiée.
Cet échange relève de deux législations distinctes en matière de protection des informations nominatives : la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée, sur le territoire monégasque, et, la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée, sur le territoire français.
La CCIN ne voit pas d’objection à cet échange d’informations au regard de la législation monégasque et des garanties offertes par le demandeur.
Toutefois, elle estime que la CCSS et la CAF doivent organiser cet échange de données à caractère personnel utilisées à des fins d’allocations familiales dans un document distinct permettant d’encadrer les conditions de protection des données qu’elles s’engagent mutuellement à respecter. Cet accord devra être fondé sur la Recommandation R(86) du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale et sur les législations en vigueur dans les deux pays.
III. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Les modifications apportées à l’obligation d’information mentionnée à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, sont entrées en vigueur le 1er avril 2009. La CCSS dispose d’un délai de un an à compter de cette date pour mettre ses traitements en conformité avec les nouvelles dispositions et, notamment, pour modifier les documents d’information qu’elle destine aux assurés.
Par ailleurs, la mise en conformité par la CCSS des modalités d’information des personnes concernées devra prendre en considération la recommandation R(86) du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale.
Au titre de l’information des personnes, si les assurés disposent d’un droit d’accès et de modification aux informations nominatives qui les concernent, il devra être mentionné qu’ils ne disposent pas de droit d’opposition au traitement de ces informations. En effet, aux termes de l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 susvisé, la CCSS fait partie des organismes de droit privé investis d’une mission d’intérêt général qui peuvent exploiter des informations nominatives sans que les personnes intéressées puissent s’y opposer, dès lors que le responsable de traitement agit dans le cadre exclusif de ses missions d’intérêt général, tel qu’établit par l’article 13 alinéa 1er de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
L’information des assurés auprès de la CCSS peut continuer de leur être fournie par la voie d’une mention sur les formulaires ou documents d’information établis à l’attention des intéressés, mais aussi par la voie du règlement intérieur de la CCSS, publié au Journal de Monaco et diffusé sur le site Internet de la CCSS. En outre, si ce règlement intérieur, opposable aux assurés, venait à être modifié dans ce sens, la CCIN devra être consultée par le Ministre d’Etat lors de l’élaboration de cette mesure réglementaire conformément à l’article 2 alinéa 2 de la loi n° 1.165.
IV. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises par le responsable de traitement afin d’assurer la sécurité du traitement et des informations répondent aux impératifs de la loi n° 1.165.
Toutefois, considérant la nature des données traitées, il est impératif que leur confidentialité soit garantie et que la sécurité de leur transfert, entre les deux organismes de sécurité sociale, soit renforcée.
Dans ce sens, sur la base des procédures et descriptions des moyens de protection appliqués aux données transférées, la Commission recommande l’usage, a minima, d’une méthode de cryptographie de type chiffrement symétrique ou asymétrique, ainsi que de procédures adaptées à la mise en œuvre et à l’exploitation de ces technologies.
De même, s’agissant du sort réservé au média ayant participé au transfert des données, la Commission recommande qu’il soit systématiquement détruit après chaque transfert et récupération d’informations au sein des réseaux locaux respectifs des deux entités. La lettre d’engagement signée par le Directeur de la CAF à chaque réception nouvelle de données, ainsi que la procédure interne de la CCSS devraient mentionner cette obligation de destruction du média.
Les autres mesures n’appellent pas d’observations particulières de la part de la Commission, nonobstant le fait qu’il conviendra que la CCSS prenne toutes mesures nécessaires afin de s’assurer que le niveau de sécurité et de confidentialité apporté au traitement lui permette de conserver le niveau de fiabilité attendu tout au long de sa période d’exploitation.
V. Sur les informations traitées, leur durée de conservation et leurs destinataires
Sur les informations transmises par la CCSS
Les informations nominatives transmises à la CAF concernant les assurés de la CCSS domiciliés en France sont les suivantes :
- l’identité de l’assuré : nom, prénoms, date de naissance, nationalité, numéro de matricule CCSS ;
- la situation de famille de l’assurée : célibataire, marié(e), veuf(ve), divorcé(e), séparé(e) ;
- les adresses et coordonnées : adresse en France ;
- la composition familiale : mention de la présence d’enfants de moins de 21 ans dans le foyer par une croix ou un espace blanc.
Ce fichier d’appel est conservé un an par le service informatique dans un environnement dédié.
Sur les informations reçues par la CCSS
• Sur les informations exploitées au titre de l’étude d’impact
Les informations nominatives reçues par la CCSS concernent, non seulement l’assuré, mais aussi son conjoint, les enfants présents dans le foyer ainsi que le père de ces enfants si celui-ci n’est pas le conjoint. Pour toutes ces personnes les données reçues sont :
- l’identité : nom, prénoms, date de naissance, nationalité, Numéro Identifiant au Répertoire (NIR) ;
- la situation de famille de l’assurée : célibataire, marié(e), veuf (ve), divorcé(e), séparé(e), pacsé(e), vie maritale ;
- les adresses et coordonnées : adresse en France.
Ces informations seront mises à jour de manière semestrielle par les deux organismes par un nouvel échange.
Ces dernières données seront accessibles par le seul service informatique de la CCSS chargé de l’étude. Elles seront exploitées de manière automatique selon des critères préétablis permettant d’obtenir un résultat non nominatif, essentiellement volumétrique, avec une répartition par tranche d’âge des enfants. Les statistiques ainsi obtenues seront transmises aux Comités de la CCSS.
La CCSS souhaite conserver ces informations nominatives pendant 5 ans.
La Commission rappelle qu’aux termes de l’article 10-1, les informations nominatives collectées doivent être «conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont collectées ou pour laquelle elles sont traitées ultérieurement».
La finalité du traitement en objet résidant dans «l’Identification de bénéficiaires potentiels aux allocations familiales grâce à un échange de données avec la Caisse d’Allocations Familiales de Nice», les exploitations des informations nominatives telles qu’envisagées dans le cadre du présent traitement ne pourront donc perdurer au-delà de cet objectif défini par le responsable de traitement.
Toutefois, si les échanges avec la CAF se révélaient nécessaires à la réalisation des missions de la CCSS, celle-ci pourra revenir vers la CCIN afin d’envisager un nouveau cadre au traitement des informations nominatives concernées portant, par exemple, sur l’échange d’informations nominatives et la coopération entre la Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco et la Caisse d’Allocations Familiales de Nice en matière de gestion des allocations familiales.
• Sur l’extraction et l’exploitation d’une liste d’écart
Dans un second temps, le service informatique effectuera, dans un environnement dédié, une comparaison entre les données transmises par la CCSS et les données reçues de la CAF afin d’établir une liste d’écarts identifiant les personnes connues des deux régimes de sécurité sociale.
Cette liste sera accessible par les personnes habilitées du service immatriculation, du service des prestations familiales et du service de vérification de l’Agence Comptable chacun en ce qui le concerne. Ces personnes prendront l’attache des assurés afin de valider les informations obtenues préalablement à toute saisine et intégration dans les bases de données de la CCSS.
La durée de conservation d’une liste des écarts est de six mois, puisque cette liste est modifiée et mise à jour à la suite d’un nouvel échange entre les organismes de sécurité sociale, comme évoqué plus avant.
La CCIN rappelle que les informations nominatives exploitées dans un traitement doivent répondre à des critères de qualité établis à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 modifiée. Elles doivent, notamment, être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées.
En conséquence, les services de la CCSS ne devront pas saisir les informations nominatives transmises par la CAF qui ne sont pas nécessaires à la réalisation de leurs missions ou qui ne présentent pas d’intérêt à l’exécution de ses missions aux termes des réglementations monégasques applicables. Par exemple, ils ne pourront pas intégrer les numéros NIR des intéressés, non adéquats en Principauté, voire les données se rapportant au père de chaque enfant vivant dans un foyer lorsque cette information n’a pas d’impact sur le versement des allocations familiales.
Après en avoir délibéré :
Recommande que :
• la mise en conformité des modalités d’information des personnes concernées prenne en considération les dispositions de la recommandation R(86) du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale ;
• si le règlement intérieur de la CCSS, opposable aux assurés, venait à être modifié à ce titre, la CCIN devra être consultée par le Ministre d’Etat lors de l’élaboration de cette mesure réglementaire conformément à l’article 2 alinéa 2 de la loi n° 1.165 ;
• la CCSS et la CAF formalisent le présent échange de données à caractère personnel utilisées à des fins d’allocations familiales dans un document distinct permettant d’encadrer les conditions de protection des données qu’elles s’engagent mutuellement à respecter en prenant en considération la recommandation du Conseil de l’Europe précitée, l’accord franco-monégasque de sécurité sociale et les réglementations relatives tant aux prestations familiales qu’à la protection des informations nominatives en vigueur dans les deux pays ;
• la sécurité des échanges des données entre les deux organismes de sécurité sociale soit renforcée par l’usage, a minima, d’une méthode de cryptographie de type chiffrement symétrique ou asymétrique, de procédures adaptées à la mise en œuvre et à l’exploitation de ces technologies, et, par la destruction du média utilisé pour le transfert d’informations après chacun d’entre eux ;
Demande que :
• les informations traitées ne soient pas conservées au-delà de la durée nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement en objet ;
• si, par la suite, les échanges avec la CAF se révélaient nécessaires à la réalisation des missions du responsable de traitement, notamment au respect des règles établies en matière d’attribution des allocations familiales, la CCSS soumette à la CCIN une nouvelle demande portant sur l’échange d’informations nominatives et la coopération entre la Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco et la Caisse d’Allocations Familiales de Nice en matière de gestion des allocations familiales ;
Rappelle que les personnes concernées doivent être informées conformément aux dispositions nouvelles de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Au bénéfice de ce qui précède,
et à condition que l’information préalable des personnes concernées par ce traitement soit effective avant sa mise en œuvre,
la Commission de Contrôle des Informations nominatives autorise la Caisse de Compensation des Services Sociaux à mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Identification de bénéficiaires potentiels aux allocations familiales grâce à un échange de données avec la Caisse d’Allocations Familiales de Nice».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la Recommandation R(86) du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco ;
Vu l’ordonnance n° 92 modifiant et codifiant les ordonnances d’application de l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 portant création d’une Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco ;
Vu la Convention franco-monégasque de sécurité sociale du 28 février 1952, modifiée, et, l’arrangement administratif relatif aux modalités d’application de cette convention, modifié ;
Vu la loi n° 595 du 15 juillet 1954 fixant le régime des prestations familiales, modifiée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 91-688 du 20 décembre 1991 approuvant le règlement intérieur de la Caisse de Compensation des Services Sociaux, modifié ;
Vu la demande d’autorisation, reçue le 3 août 2009, concernant la mise en œuvre par la Caisse de Compensation des Services Sociaux d’un traitement automatisé d’informations nominatives relatif à l’«Identification de bénéficiaires potentiels aux allocations familiales grâce à un échange de données avec la Caisse d’Allocations Familiales de Nice» ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le 3 août 2009, la Caisse de Compensation des Services Sociaux (CCSS) a saisi la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) d’une demande d’autorisation relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Identification de bénéficiaires potentiels aux allocations familiales grâce à un échange de données avec la Caisse d’Allocations Familiales de Nice».
Ce traitement s’inscrit dans le cadre d’une réflexion générale du Gouvernement visant à étendre les conditions d’attribution des allocations familiales applicables aux salariés de la Principauté de Monaco. Ce projet nécessite une étude préalable afin d’évaluer la portée et la viabilité de ces modifications.
Ce traitement se fonde sur un échange automatisé d’informations nominatives entre la CCSS et la Caisse d’Allocations Familiales (CAF) de Nice portant sur les assurés sociaux enregistrés auprès de la CCSS et domiciliés sur le territoire français.
Dans le cadre de la finalité déterminée par la CCSS, ce traitement présente trois fonctionnalités :
1. une étude d’impact afin de «quantifier les personnes susceptibles de bénéficier des allocations familiales de Monaco en cas d’évolution de la réglementation monégasque, par l’obtention d’informations sur ces foyers» ;
2. une mise à jour des données consistant à «vérifier et valider les données enregistrées dans les fichiers de la CCSS» ;
3. une action de lutte contre l’indu ou contre la fraude sociale, en vérifiant que les assurés enregistrés auprès de la CCSS et de la CAF ne bénéficient pas, volontairement ou non, des allocations familiales au titre des deux régimes de prestation.
Ces deux dernières fonctionnalités sont susceptibles de faire apparaître, à l’encontre d’assurés, des soupçons d’infraction aux règles légales ou réglementaires en matière de prestations familiales, qui seront levés ou validés après vérification auprès de l’assuré concerné.
En conséquence, conformément à l’article 11-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, ce traitement est soumis à l’autorisation de la CCIN.
Le traitement des informations nominatives se déroulera en plusieurs étapes.
Tout d’abord, sur la base des données dont elle dispose, conformément à la loi n° 1.165, la CCSS transmettra à la CAF un fichier d’appel comportant «la liste des salariés de Monaco résidant en France, susceptibles d’ouvrir droit aux prestations familiales servies par la CCSS».
Les informations transmises sont les nom, prénoms, date de naissance, numéro de matricule, adresse, nationalité (française ou autre), présence d’enfants de moins de 21 ans, situation de famille (célibataire, marié(e), veuf(ve), séparé(e), divorcé(e)) de ces assurées. Elles sont issues de traitements automatisés d’informations nominatives mis en œuvre par la CCSS avant le 1er avril 2009, date d’entrée en vigueur des modifications légales apportées à la loi n° 1.165 par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008. Cette exploitation nouvelle des informations nominatives est compatible avec la finalité desdits traitements.
Ensuite, la CAF retournera à la CCSS un fichier validé, voire complété, avec les informations dont la caisse française dispose sur les assurés listés. Les compléments apportés concerneront l’identité (nom, prénoms, date de naissance, nationalité, Numéro Identifiant au Répertoire ou NIR) et l’adresse du salarié, de son conjoint, des enfants présents dans le foyer avec mention des informations sur le père de chaque enfant.
Au sein de la CAF, les données échangées permettront de mettre à jour le fichier allocataires, de vérifier leur situation, notamment au titre de leur situation familiale, et, de se rapprocher d’eux dans le cadre de la réglementation française.
Enfin, au sein de la CCSS, les personnels habilités par le responsable de traitement exploiteront, chacun en ce qui le concerne, dans un environnement dédié, les données reçues en trois temps :
- une exploitation de type statistique de l’ensemble des données ;
- un contrôle de cohérence sur l’ensemble des données permettant de mettre en évidence les doublons entre la CCSS et la CAF sous la forme d’une extraction des écarts ;
- puis une vérification des informations portant sur ces seuls écarts, par les services habilités de la CCSS, dont découlera, si justifiée, la mise en place d’une procédure de restitution de l’indu par le service de recouvrement de la Caisse.
II. Sur la légitimité du traitement
La CCSS justifie ce traitement :
- d’une part, par la poursuite d’un intérêt légitime qui consiste à estimer «l’impact d’une évolution potentielle éventuelle des conditions d’ouverture de droit aux prestations familiales», et, à permettre une plus grande équité des salariés devant l’obtention des allocations familiales.
- d’autre part, par les obligations légales et réglementaires auxquelles elle est soumise en application, notamment, de l’ordonnance-loi n° 397 du 27 septembre 1944 susvisée et des textes pris en son application, ainsi que, des obligations auxquelles sont soumis les assurés eux-mêmes aux termes, notamment, du règlement intérieur de la CCSS.
Ce traitement est conditionné par un échange de données entre la CCSS et la CAF. La coopération entre ces organismes de sécurité sociale de la Principauté de Monaco et de la France s’inscrit dans le cadre de la Convention franco-monégasque de sécurité sociale du 28 février 1952, modifiée.
Cet échange relève de deux législations distinctes en matière de protection des informations nominatives : la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée, sur le territoire monégasque, et, la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée, sur le territoire français.
La CCIN ne voit pas d’objection à cet échange d’informations au regard de la législation monégasque et des garanties offertes par le demandeur.
Toutefois, elle estime que la CCSS et la CAF doivent organiser cet échange de données à caractère personnel utilisées à des fins d’allocations familiales dans un document distinct permettant d’encadrer les conditions de protection des données qu’elles s’engagent mutuellement à respecter. Cet accord devra être fondé sur la Recommandation R(86) du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale et sur les législations en vigueur dans les deux pays.
III. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Les modifications apportées à l’obligation d’information mentionnée à l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, sont entrées en vigueur le 1er avril 2009. La CCSS dispose d’un délai de un an à compter de cette date pour mettre ses traitements en conformité avec les nouvelles dispositions et, notamment, pour modifier les documents d’information qu’elle destine aux assurés.
Par ailleurs, la mise en conformité par la CCSS des modalités d’information des personnes concernées devra prendre en considération la recommandation R(86) du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale.
Au titre de l’information des personnes, si les assurés disposent d’un droit d’accès et de modification aux informations nominatives qui les concernent, il devra être mentionné qu’ils ne disposent pas de droit d’opposition au traitement de ces informations. En effet, aux termes de l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 susvisé, la CCSS fait partie des organismes de droit privé investis d’une mission d’intérêt général qui peuvent exploiter des informations nominatives sans que les personnes intéressées puissent s’y opposer, dès lors que le responsable de traitement agit dans le cadre exclusif de ses missions d’intérêt général, tel qu’établit par l’article 13 alinéa 1er de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
L’information des assurés auprès de la CCSS peut continuer de leur être fournie par la voie d’une mention sur les formulaires ou documents d’information établis à l’attention des intéressés, mais aussi par la voie du règlement intérieur de la CCSS, publié au Journal de Monaco et diffusé sur le site Internet de la CCSS. En outre, si ce règlement intérieur, opposable aux assurés, venait à être modifié dans ce sens, la CCIN devra être consultée par le Ministre d’Etat lors de l’élaboration de cette mesure réglementaire conformément à l’article 2 alinéa 2 de la loi n° 1.165.
IV. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises par le responsable de traitement afin d’assurer la sécurité du traitement et des informations répondent aux impératifs de la loi n° 1.165.
Toutefois, considérant la nature des données traitées, il est impératif que leur confidentialité soit garantie et que la sécurité de leur transfert, entre les deux organismes de sécurité sociale, soit renforcée.
Dans ce sens, sur la base des procédures et descriptions des moyens de protection appliqués aux données transférées, la Commission recommande l’usage, a minima, d’une méthode de cryptographie de type chiffrement symétrique ou asymétrique, ainsi que de procédures adaptées à la mise en œuvre et à l’exploitation de ces technologies.
De même, s’agissant du sort réservé au média ayant participé au transfert des données, la Commission recommande qu’il soit systématiquement détruit après chaque transfert et récupération d’informations au sein des réseaux locaux respectifs des deux entités. La lettre d’engagement signée par le Directeur de la CAF à chaque réception nouvelle de données, ainsi que la procédure interne de la CCSS devraient mentionner cette obligation de destruction du média.
Les autres mesures n’appellent pas d’observations particulières de la part de la Commission, nonobstant le fait qu’il conviendra que la CCSS prenne toutes mesures nécessaires afin de s’assurer que le niveau de sécurité et de confidentialité apporté au traitement lui permette de conserver le niveau de fiabilité attendu tout au long de sa période d’exploitation.
V. Sur les informations traitées, leur durée de conservation et leurs destinataires
Sur les informations transmises par la CCSS
Les informations nominatives transmises à la CAF concernant les assurés de la CCSS domiciliés en France sont les suivantes :
- l’identité de l’assuré : nom, prénoms, date de naissance, nationalité, numéro de matricule CCSS ;
- la situation de famille de l’assurée : célibataire, marié(e), veuf(ve), divorcé(e), séparé(e) ;
- les adresses et coordonnées : adresse en France ;
- la composition familiale : mention de la présence d’enfants de moins de 21 ans dans le foyer par une croix ou un espace blanc.
Ce fichier d’appel est conservé un an par le service informatique dans un environnement dédié.
Sur les informations reçues par la CCSS
• Sur les informations exploitées au titre de l’étude d’impact
Les informations nominatives reçues par la CCSS concernent, non seulement l’assuré, mais aussi son conjoint, les enfants présents dans le foyer ainsi que le père de ces enfants si celui-ci n’est pas le conjoint. Pour toutes ces personnes les données reçues sont :
- l’identité : nom, prénoms, date de naissance, nationalité, Numéro Identifiant au Répertoire (NIR) ;
- la situation de famille de l’assurée : célibataire, marié(e), veuf (ve), divorcé(e), séparé(e), pacsé(e), vie maritale ;
- les adresses et coordonnées : adresse en France.
Ces informations seront mises à jour de manière semestrielle par les deux organismes par un nouvel échange.
Ces dernières données seront accessibles par le seul service informatique de la CCSS chargé de l’étude. Elles seront exploitées de manière automatique selon des critères préétablis permettant d’obtenir un résultat non nominatif, essentiellement volumétrique, avec une répartition par tranche d’âge des enfants. Les statistiques ainsi obtenues seront transmises aux Comités de la CCSS.
La CCSS souhaite conserver ces informations nominatives pendant 5 ans.
La Commission rappelle qu’aux termes de l’article 10-1, les informations nominatives collectées doivent être «conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles sont collectées ou pour laquelle elles sont traitées ultérieurement».
La finalité du traitement en objet résidant dans «l’Identification de bénéficiaires potentiels aux allocations familiales grâce à un échange de données avec la Caisse d’Allocations Familiales de Nice», les exploitations des informations nominatives telles qu’envisagées dans le cadre du présent traitement ne pourront donc perdurer au-delà de cet objectif défini par le responsable de traitement.
Toutefois, si les échanges avec la CAF se révélaient nécessaires à la réalisation des missions de la CCSS, celle-ci pourra revenir vers la CCIN afin d’envisager un nouveau cadre au traitement des informations nominatives concernées portant, par exemple, sur l’échange d’informations nominatives et la coopération entre la Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco et la Caisse d’Allocations Familiales de Nice en matière de gestion des allocations familiales.
• Sur l’extraction et l’exploitation d’une liste d’écart
Dans un second temps, le service informatique effectuera, dans un environnement dédié, une comparaison entre les données transmises par la CCSS et les données reçues de la CAF afin d’établir une liste d’écarts identifiant les personnes connues des deux régimes de sécurité sociale.
Cette liste sera accessible par les personnes habilitées du service immatriculation, du service des prestations familiales et du service de vérification de l’Agence Comptable chacun en ce qui le concerne. Ces personnes prendront l’attache des assurés afin de valider les informations obtenues préalablement à toute saisine et intégration dans les bases de données de la CCSS.
La durée de conservation d’une liste des écarts est de six mois, puisque cette liste est modifiée et mise à jour à la suite d’un nouvel échange entre les organismes de sécurité sociale, comme évoqué plus avant.
La CCIN rappelle que les informations nominatives exploitées dans un traitement doivent répondre à des critères de qualité établis à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 modifiée. Elles doivent, notamment, être adéquates, pertinentes et non excessives au regard de la finalité pour laquelle elles sont collectées.
En conséquence, les services de la CCSS ne devront pas saisir les informations nominatives transmises par la CAF qui ne sont pas nécessaires à la réalisation de leurs missions ou qui ne présentent pas d’intérêt à l’exécution de ses missions aux termes des réglementations monégasques applicables. Par exemple, ils ne pourront pas intégrer les numéros NIR des intéressés, non adéquats en Principauté, voire les données se rapportant au père de chaque enfant vivant dans un foyer lorsque cette information n’a pas d’impact sur le versement des allocations familiales.
Après en avoir délibéré :
Recommande que :
• la mise en conformité des modalités d’information des personnes concernées prenne en considération les dispositions de la recommandation R(86) du Conseil de l’Europe du 23 janvier 1986 relative à la protection des données à caractère personnel utilisées à des fins de sécurité sociale ;
• si le règlement intérieur de la CCSS, opposable aux assurés, venait à être modifié à ce titre, la CCIN devra être consultée par le Ministre d’Etat lors de l’élaboration de cette mesure réglementaire conformément à l’article 2 alinéa 2 de la loi n° 1.165 ;
• la CCSS et la CAF formalisent le présent échange de données à caractère personnel utilisées à des fins d’allocations familiales dans un document distinct permettant d’encadrer les conditions de protection des données qu’elles s’engagent mutuellement à respecter en prenant en considération la recommandation du Conseil de l’Europe précitée, l’accord franco-monégasque de sécurité sociale et les réglementations relatives tant aux prestations familiales qu’à la protection des informations nominatives en vigueur dans les deux pays ;
• la sécurité des échanges des données entre les deux organismes de sécurité sociale soit renforcée par l’usage, a minima, d’une méthode de cryptographie de type chiffrement symétrique ou asymétrique, de procédures adaptées à la mise en œuvre et à l’exploitation de ces technologies, et, par la destruction du média utilisé pour le transfert d’informations après chacun d’entre eux ;
Demande que :
• les informations traitées ne soient pas conservées au-delà de la durée nécessaire à la réalisation de la finalité du traitement en objet ;
• si, par la suite, les échanges avec la CAF se révélaient nécessaires à la réalisation des missions du responsable de traitement, notamment au respect des règles établies en matière d’attribution des allocations familiales, la CCSS soumette à la CCIN une nouvelle demande portant sur l’échange d’informations nominatives et la coopération entre la Caisse de Compensation des Services Sociaux de la Principauté de Monaco et la Caisse d’Allocations Familiales de Nice en matière de gestion des allocations familiales ;
Rappelle que les personnes concernées doivent être informées conformément aux dispositions nouvelles de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Au bénéfice de ce qui précède,
et à condition que l’information préalable des personnes concernées par ce traitement soit effective avant sa mise en œuvre,
la Commission de Contrôle des Informations nominatives autorise la Caisse de Compensation des Services Sociaux à mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Identification de bénéficiaires potentiels aux allocations familiales grâce à un échange de données avec la Caisse d’Allocations Familiales de Nice».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.