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Délibération n° 10-11 du 1er avril 2010 portant recommandation sur les décisions de mise en œuvre des responsables de traitements visés à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée

  • No. Journal 7960
  • Date of publication 16/04/2010
  • Quality 97.35%
  • Page no. 767
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives, autorité administrative indépendante, a pour mission de veiller au respect des dispositions de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée. A ce titre, elle est notamment habilitée à formuler toutes recommandations entrant dans le cadre des missions qui lui sont conférées par la loi.
I. Dispositions générales
L’article 7 de la loi n° 1.165, susmentionnée, dispose que :
«La mise en œuvre de traitements automatisés d’informations nominatives par des responsables de traitements, personnes morales de droit public, autorités publiques, organismes de droit privé investis d’une mission d’intérêt général ou concessionnaires d’un service public portés sur une liste établie par arrêté ministériel, est décidée par les autorités ou par les organes compétents après avis motivé de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Cette décision et l’avis motivé qui l’accompagne font l’objet d’une publication au Journal de Monaco dans les conditions fixées par ordonnance souveraine. En ce qui concerne les traitements visés à l’article 11, ne donnent lieu à publication que le sens de l’avis de la commission et de la décision de l’autorité ou de l’organe compétent. (…)».
L’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 n’a pas fixé les conditions de publication des décisions de mise en œuvre des traitements automatisés des personnes visées à l’article 7 de la loi dont s’agit, ni les conditions de publication de l’avis motivé de la CCIN.
Depuis juin 2009, aucune nouvelle ordonnance n’est parue afin de déterminer ces conditions, laissant les responsables de traitements concernés face à un vide juridique qu’il ne leur appartient pas de combler.
Ces responsables de traitements, particulièrement les organismes de droit privé investis d’une mission d’intérêt général ou concessionnaires d’un service public portés sur la liste établie par l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009, susvisé, interrogent régulièrement la Commission sur les modalités de rédaction des décisions de mise en œuvre de leurs traitements soumis à l’avis de la CCIN et sur celles de la publication au Journal de Monaco de cette décision et de l’avis de la Commission.
Pour répondre aux interrogations légitimes formulées à ce sujet, la Commission de Contrôle des Informations Nominatives a décidé de prendre la présente recommandation de portée générale afin de palier l’absence de cadre réglementaire susceptible de vicier la légalité de la mise en œuvre de traitement ayant fait l’objet d’un avis favorable.
II. Le préalable de l’avis favorable de la CCIN
Comme établi par l’article 7 de la loi n° 1.165, susvisée, la décision de mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives peut être prise «après avis motivé de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives».
Cet avis doit être entendu comme un avis favorable de la Commission, puisqu’en cas d’avis défavorable le traitement ne peut être mis en œuvre «qu’après y avoir été autorisé par arrêté motivé du Ministre d’Etat ou du Directeur des Services Judiciaires».
L’avis de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives est notifié au demandeur par lettre recommandée avec demande d’avis de réception postal, conformément à l’article 20 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée.
III. Le contenu de la décision de mise en œuvre
Une fois l’avis favorable de la CCIN réceptionné, «la personne ayant légalement compétence ou qualité pour engager la personne morale de droit public ou de droit privé concerné» doit prendre une décision de mise en œuvre se rapportant au traitement automatisé soumis à l’avis de la CCIN, conformément aux dispositions de l’article 21 de l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée.
Cette décision prend les formes prévues par les textes encadrant les modalités de fonctionnement et l’organisation du responsable de traitement.
Elle doit viser, a minima :
- la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
- l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
- l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée, si le responsable de traitement est inscrit sur la liste ;
- l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, complété de la date et du numéro de délibération portant motivation de la CCIN, ainsi que l’intitulé de celle-ci.
Elle doit comporter, a minima :
- l’identification du responsable de traitement ;
- la finalité du traitement, et le cas échéant, sa dénomination, tels que soumis à l’avis de la CCIN, en tenant compte des observations de la Commission si celle-ci demande leur modification afin, notamment, d’en assurer le caractère déterminé et explicite conformément à l’article 10-1 de la loi n° 1.165 ;
- les fonctionnalités du traitement ;
- les personnes concernées par le traitement ;
- la date de la décision ;
- l’identité et la qualité du signataire.
Si le responsable de traitement l’estime opportun, cette décision peut être utilement complétée par d’autres éléments permettant aux personnes concernées de comprendre les modalités de fonctionnement du traitement par les mentions figurant à l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, telles que :
- l’identité des destinataires ou des catégories de destinataires ;
- les droits d’accès et de rectification ;
- le droit de s’opposer à l’utilisation pour le compte de tiers, ou à la communication à des tiers d’informations nominatives les concernant à des fins de prospection, notamment commerciale.
IV. La publication au Journal de Monaco
Conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165, susmentionnée, la décision de mise en œuvre et l’avis de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives doivent être publiés au Journal de Monaco. Cette publication est une des conditions de la légalité de la mise en œuvre d’un traitement automatisé par les personnes visées à l’article 7 de la loi.
Ces deux documents doivent être adressés au Journal de Monaco par le responsable de traitement.
La Commission recommande qu’ils soient envoyés en lettre RAR à l’attention du gérant du Journal de Monaco.
Le Secrétariat de la CCIN inscrit le traitement automatisé d’informations nominatives concerné au répertoire des traitements, dès publication du traitement au Journal de Monaco, conformément aux dispositions des articles 8 et 10 de la loi dont il s’agit.


Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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