Arrêté Ministériel n° 2010-193 du 7 avril 2010 relatif aux modalités de déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de paie des personnels
Nous, Ministre d’Etat de la Principauté,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 09-13 du 23 novembre 2009 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant proposition d’élaboration d’une norme permettant la déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de paie des personnels et d’abrogation de l’arrêté ministériel n° 2000-579 du 6 décembre 2000 ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 24 mars 2010 ;
Arrêtons :
Article Premier.
La procédure de déclaration simplifiée de conformité prévue au deuxième alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, est applicable aux traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion fichiers de clients et de prospects, dès lors :
- qu’ils concernent uniquement ceux exploités par les responsables de traitements, personnes physiques ou morales de droit privé, visées à l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de l’exercice du droit d’accès ;
- qu’ils n’appliquent que des logiciels dont les résultats peuvent être facilement contrôlés ;
- qu’ils n’intéressent que des données contenues dans des fichiers appartenant au responsable de traitement ;
- qu’ils ne donnent lieu à d’autres interconnexions que celles nécessaires à l’accomplissement des fonctionnalités énoncées à l’article 2 ;
- qu’ils ne font l’objet d’aucun hébergement auprès d’une personne physique ou morale établie dans un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, ni d’aucun transfert d’information vers une telle personne ;
- qu’ils comportent des mesures techniques et organisationnelles propres à assurer un niveau de sécurité adéquat au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données et à répondre aux exigences légales prescrites en cas de recours à un prestataire de services pour la réalisation du traitement, telles que visées à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils font l’objet d’une information claire et individuelle de la personne concernée conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, et notamment des modalités d’exercice de son droit d’accès, de rectification et d’opposition.
Art. 2.
Les traitements relevant de cette catégorie ne doivent pas avoir pour autres fonctionnalités que :
- le calcul et le paiement des rémunérations et accessoires et des frais professionnels ainsi que le calcul des retenues opérées conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur ;
- les déclarations à effectuer auprès des différents organismes administratifs et sociaux et autres opérations légales ou conventionnelles s’y rattachant ;
- la réalisation de tous traitements statistiques non nominatifs liés à l’activité salariée dans l’entreprise ;
- la fourniture des écritures de paie à la comptabilité ;
- la fourniture des informations et la réalisation des états relatifs à la situation du personnel permettant de satisfaire à des obligations légales telles que la tenue du registre des entrées et sorties du personnel et du livre de paye ;
- la tenue des comptes individuels relatifs à l’intéressement des travailleurs à l’entreprise.
Art. 3.
Les informations contenues dans le traitement doivent uniquement relever des catégories suivantes :
- identité : nom et adresse de l’employeur ou la raison sociale de l’établissement ; nom, nom marital, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéros d’assuré social, de retraite et de prévoyance, adresse ;
- situation familiale et matrimoniale : nombre d’enfant(s), à charge ou non, si nécessaire à l’établissement du bulletin de paie ;
- vie professionnelle : lieu de travail, numéro d’identification interne, date d’entrée dans l’entreprise, ancienneté, emploi occupé et coefficient, section comptable, nature du contrat de travail, taux d’invalidité ;
- éléments entrant dans le calcul de la rémunération et mode de règlement.
Les informations ainsi collectées et traitées ne doivent pas relever des articles 11, 11-1 et 12 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.
Art. 4.
La durée de conservation des informations ne peut excéder celle prévue par les dispositions légales en vigueur.
Les informations relatives aux motifs des absences ne doivent pas être conservées au-delà du temps nécessaire à l’établissement des bulletins de paie.
Les informations nécessaires à l’établissement des droits à la retraite peuvent être conservées sans limitation de durée.
Art. 5.
Peuvent exclusivement être destinataires ou recevoir des informations contenues dans le traitement, dans les limites de leurs attributions respectives :
- les services ou organismes chargés de l’administration, de la comptabilité et de la paie du personnel ainsi que leurs supérieurs hiérarchiques ;
- les services chargés du contrôle financier dans l’entreprise ;
- les services ou organismes gérant les différents systèmes d’assurances sociales, d’assurances chômage, de retraite et de prévoyance, les caisses de congés payés, les organismes publics et administrations légalement ou réglementairement habilités à les recevoir ;
- les organismes financiers et professionnels intervenant dans la gestion des comptes de l’entreprise et du salarié.
Art. 6.
Les traitements automatisés d’informations nominatives qui ne sont pas conformes aux dispositions précitées doivent faire l’objet d’une formalité déclarative autre auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, dans les conditions fixées au premier alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.
Art. 7.
Les traitements déclarés sur la base de l’arrêté ministériel n° 2000-579 du 6 décembre 2000, abrogé par l’arrêté ministériel n° 2010-191 du 7 avril 2010 sont réputés satisfaire aux dispositions du présent arrêté.
Art. 8.
Le Secrétaire Général du Ministère d’Etat est chargé de l’exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco, en l’Hôtel du Gouvernement le sept avril deux mille dix.
Le Ministre d’Etat,
M. Roger.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 09-13 du 23 novembre 2009 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant proposition d’élaboration d’une norme permettant la déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion des fichiers de paie des personnels et d’abrogation de l’arrêté ministériel n° 2000-579 du 6 décembre 2000 ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 24 mars 2010 ;
Arrêtons :
Article Premier.
La procédure de déclaration simplifiée de conformité prévue au deuxième alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, est applicable aux traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la gestion fichiers de clients et de prospects, dès lors :
- qu’ils concernent uniquement ceux exploités par les responsables de traitements, personnes physiques ou morales de droit privé, visées à l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de l’exercice du droit d’accès ;
- qu’ils n’appliquent que des logiciels dont les résultats peuvent être facilement contrôlés ;
- qu’ils n’intéressent que des données contenues dans des fichiers appartenant au responsable de traitement ;
- qu’ils ne donnent lieu à d’autres interconnexions que celles nécessaires à l’accomplissement des fonctionnalités énoncées à l’article 2 ;
- qu’ils ne font l’objet d’aucun hébergement auprès d’une personne physique ou morale établie dans un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, ni d’aucun transfert d’information vers une telle personne ;
- qu’ils comportent des mesures techniques et organisationnelles propres à assurer un niveau de sécurité adéquat au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données et à répondre aux exigences légales prescrites en cas de recours à un prestataire de services pour la réalisation du traitement, telles que visées à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils font l’objet d’une information claire et individuelle de la personne concernée conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, et notamment des modalités d’exercice de son droit d’accès, de rectification et d’opposition.
Art. 2.
Les traitements relevant de cette catégorie ne doivent pas avoir pour autres fonctionnalités que :
- le calcul et le paiement des rémunérations et accessoires et des frais professionnels ainsi que le calcul des retenues opérées conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur ;
- les déclarations à effectuer auprès des différents organismes administratifs et sociaux et autres opérations légales ou conventionnelles s’y rattachant ;
- la réalisation de tous traitements statistiques non nominatifs liés à l’activité salariée dans l’entreprise ;
- la fourniture des écritures de paie à la comptabilité ;
- la fourniture des informations et la réalisation des états relatifs à la situation du personnel permettant de satisfaire à des obligations légales telles que la tenue du registre des entrées et sorties du personnel et du livre de paye ;
- la tenue des comptes individuels relatifs à l’intéressement des travailleurs à l’entreprise.
Art. 3.
Les informations contenues dans le traitement doivent uniquement relever des catégories suivantes :
- identité : nom et adresse de l’employeur ou la raison sociale de l’établissement ; nom, nom marital, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéros d’assuré social, de retraite et de prévoyance, adresse ;
- situation familiale et matrimoniale : nombre d’enfant(s), à charge ou non, si nécessaire à l’établissement du bulletin de paie ;
- vie professionnelle : lieu de travail, numéro d’identification interne, date d’entrée dans l’entreprise, ancienneté, emploi occupé et coefficient, section comptable, nature du contrat de travail, taux d’invalidité ;
- éléments entrant dans le calcul de la rémunération et mode de règlement.
Les informations ainsi collectées et traitées ne doivent pas relever des articles 11, 11-1 et 12 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.
Art. 4.
La durée de conservation des informations ne peut excéder celle prévue par les dispositions légales en vigueur.
Les informations relatives aux motifs des absences ne doivent pas être conservées au-delà du temps nécessaire à l’établissement des bulletins de paie.
Les informations nécessaires à l’établissement des droits à la retraite peuvent être conservées sans limitation de durée.
Art. 5.
Peuvent exclusivement être destinataires ou recevoir des informations contenues dans le traitement, dans les limites de leurs attributions respectives :
- les services ou organismes chargés de l’administration, de la comptabilité et de la paie du personnel ainsi que leurs supérieurs hiérarchiques ;
- les services chargés du contrôle financier dans l’entreprise ;
- les services ou organismes gérant les différents systèmes d’assurances sociales, d’assurances chômage, de retraite et de prévoyance, les caisses de congés payés, les organismes publics et administrations légalement ou réglementairement habilités à les recevoir ;
- les organismes financiers et professionnels intervenant dans la gestion des comptes de l’entreprise et du salarié.
Art. 6.
Les traitements automatisés d’informations nominatives qui ne sont pas conformes aux dispositions précitées doivent faire l’objet d’une formalité déclarative autre auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, dans les conditions fixées au premier alinéa de l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.
Art. 7.
Les traitements déclarés sur la base de l’arrêté ministériel n° 2000-579 du 6 décembre 2000, abrogé par l’arrêté ministériel n° 2010-191 du 7 avril 2010 sont réputés satisfaire aux dispositions du présent arrêté.
Art. 8.
Le Secrétaire Général du Ministère d’Etat est chargé de l’exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco, en l’Hôtel du Gouvernement le sept avril deux mille dix.
Le Ministre d’Etat,
M. Roger.