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Délibération n° 2010-06 du 1er mars 2010 portant avis favorable sur la demande modificative présentée, par la Commission de Contrôle des Informations Nominatives relative au traitement automatisé ayant pour finalité «Tenue du Répertoire des Traitements»

  • No. Journal 7955
  • Date of publication 12/03/2010
  • Quality 96.4%
  • Page no. 460
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2009-382 du 31 juillet 2009 portant application de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la décision du Ministre d’Etat en date du 16 novembre 2001 portant mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives ayant pour finalité «Gestion des déclarations et demandes d’avis souscrites auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives», prise après avis favorable de la CCIN par délibération n° 00-08 du 6 octobre 2000 ;
Vu la demande d’avis, enregistrée le 10 février 2010, concernant la modification par la Commission de Contrôle des Informations Nominatives du traitement automatisé, susvisé ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 1er mars 2010 portant analyse des traitements d’informations nominatives de la CCIN ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Considérant la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives entrée en vigueur le 1er avril 2009, la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) se doit de mettre en conformité le traitement automatisé d’informations nominatives afférant au répertoire des traitements établi aux articles 2 et 10 de la loi susmentionnée.
Cette mise en conformité et les modifications de procédure inhérentes à l’application de la loi par la CCIN et ses services impliquent la présente demande d’avis qui a pour objet de modifier le traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des déclarations et demandes d’avis souscrites auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives», tel que mis en œuvre le 16 novembre 2000.
La finalité modifiée sur traitement est «Tenue du répertoire des traitements».
Il a pour fonctionnalités :
1. d’organiser, tenir et mettre à jour le répertoire des traitements conformément à la loi n° 1.165, et en particulier à son article 10 ;
2. d’inscrire les traitements automatisés soumis à la CCIN selon les modalités prévues par la loi n° 1.165, notamment lors de leur dépôt ou réception, mise en œuvre, modification, suppression ou radiation ;
3. de gérer les documents afférents aux formalités préalables (formulaires et annexes, récépissé, avis ou autorisation de la CCIN, décision ou arrêté de mise en œuvre) au moyen d’une gestion électronique de document ;
4. de délivrer les récépissés de mise en œuvre ;
5. de permettre la consultation par toute personne physique ou morale du registre des traitements, et, de répondre aux requêtes des déclarants ou demandeurs quant à la régularité de leurs traitements ;
6. de permettre de disposer des contacts de la CCIN auprès des déclarants ou demandeurs pour toute communication en rapport avec leurs traitements, la loi ou toute démarche entrant dans le cadre des missions de la Commission (ex. investigation, informations) ;
7. de recenser les traitements mis en œuvre, de manière générale ou spécifique à un responsable de traitement ;
8. de réaliser des statistiques générales ou ciblées à des fins d’études, d’informations, de communication ou de rapports portant sur l’application de la législation en matière de protection des informations nominatives.
Les informations nominatives traitées sont susceptibles d’être exploitées par ailleurs dans d’autres traitements automatisés de la CCIN avec le souci de compatibilité des exploitations à venir avec la présente finalité.
II. Sur la justification du traitement
La CCIN justifie la mise en œuvre de ce traitement tout d’abord par le respect d’une obligation légale à laquelle la Commission est soumise.
En effet, l’article 2 chiffre 6 de la loi n° 1.165, susvisée, dispose que «la commission est chargée, en toute indépendance, dans les conditions déterminées par la présente loi (…) d’établir et de tenir à jour le répertoire des traitements automatisés visé à l’article 10».
Les mentions devant obligatoirement figurer dans le répertoire des traitements sont précisées aux articles 10 et 8 de la loi, ainsi qu’aux articles 22 et suivants de l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 portant application de la loi n° 1.165.
Par ailleurs, la CCIN relève que ce traitement est également justifié par la poursuite d’un intérêt légitime qui ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
En effet, le répertoire des traitements, registre public qui peut être consulté par toute personne physique ou morale, est le reflet de l’application de la loi n° 1.165 et lui permet d’orienter les actions qu’elle est susceptible de mettre en place dans le cadre des missions qui lui sont conférées par la loi.
Ainsi, les informations traitées sont, notamment, nécessaires au regard de ses missions d’information, de sensibilisation ou dans le cadre de l’établissement de statistiques ou de rapports sur l’application de la loi.
Les mesures prises par le responsable de traitement afin de ne pas méconnaître les droits et libertés des personnes s’illustrent par :
- la diffusion de la liste des traitements mis en œuvre par la CCIN sur son site Internet (dès parution de la décision de mise en œuvre du présent traitement au Journal de Monaco) ;
- l’engagement d’anonymiser les publications ou documents qu’elle serait amenée à établir ou diffuser, à l’exception des personnes figurant dans ces traitements au regard de leur fonction publique et dès lors que l’identification des personnes n’apporte pas d’éléments nécessaires aux développements ;
- la faculté offerte à toute personne concernée d’avoir accès aux informations traitées sur elle, et de demander qu’elles soient rectifiées ou corrigées. Ces informations pourront également être supprimées si la personne en fait la demande et que cette requête est jugée légitime par la CCIN car ne portant pas atteinte aux impératifs de la loi n° 1.165 et aux droits d’autres personnes.
III. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Les personnes concernées par le présent traitement sont susceptibles d’être toute personne citée dans un dossier (formulaire, annexes, documents explicatifs, courriers…) portant formalité de déclaration, demande d’avis ou demande d’autorisation réalisée auprès de la CCIN, conformément à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives.
Il peut s’agir :
- d’un déclarant (en cas de déclaration) et du demandeur (en cas de demande d’avis ou de demande d’autorisation), le cas échant, de son représentant en Principauté de Monaco, qui peut être une personne physique ;
- des signataires des formulaires, personnes physiques ayant qualité pour agir ;
- de toute personne nominativement désignée ou indirectement identifiable au regard de ses missions ou de ses fonctions, tel que mentionné dans le formulaire et les annexes, en raison de leur implication dans le fonctionnement d’un traitement automatisé ;
- des personnels de la CCIN en charge du dossier que ce soit pour la saisie des informations dans le répertoire ou à l’occasion d’études portant sur la conformité à la loi.
Ces personnes peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN qui «assure la tenue et la mise à jour du répertoire des traitements», répertoire «tenu à disposition au siège de la Commission», aux termes des articles 22 et 23 de l’ordonnance souveraine susvisée. Il sera procédé à la communication des informations demandées dans le mois suivant la réception de la demande.
IV. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les modalités techniques et organisationnelles prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observations de la Commission. Elle rappelle que la qualité et la portée de ces mesures devront être maintenues lors des modifications à intervenir dans le système d’information.
V. Sur les informations traitées, leur durée de conservation et leurs destinataires
Les informations nominatives traitées sont :
Pour les agents de la CCIN en charge du dossier,
- leur identité : nom, prénom, fonction, ou initiales ;
Pour les autres personnes concernées par le traitement :
- l’identité
• du responsable de traitement et, le cas échéant, de son représentant en Principauté :
· s’il s’agit d’une personne physique : nom, prénom, numéro d’identification professionnelle (si mentionné par le responsable de traitement) ;
· s’il s’agit d’une personne morale : raison ou dénomination sociale, numéro statistique, numéro d’inscription au registre du commerce et numéro intracommunautaire ;
• du signataire du formulaire : nom, prénom, qualité, signature ;
• des personnes mentionnées dans le dossier, le cas échéant : nom, prénom, fonction ;
· les adresses et coordonnées : adresses postales, numéros de téléphone, fax, localisation géographique ;
· une donnée d’identification électronique : adresses électroniques.
Ces informations ont pour origine :
- le système d’information de la CCIN pour les agents du Secrétariat : incrémentation automatique des nom, prénom, fonction, ou initiales selon le cas lorsqu’un agent modifie un document, avec la date de modification, ou, l’intéressé lorsqu’il mentionne lui-même ces informations dans les documents par lui rédigés ;
- les formulaires et annexes concernant une déclaration, demande d’avis ou demande de déclaration dans les autres cas.
Les informations nominatives figurant au répertoire du traitement sont conservées par la CCIN 3 ans après la date de suppression du traitement par le responsable. Ce délai est fondé sur le délai de prescription en matière délictuelle aux termes de l’article 13 de Code de procédure pénale.
Les données anonymisées sont susceptibles d’être conservées au-delà de ce délai afin de permettre à la Commission d’établir des statistiques, ou de disposer d’éléments qualifiables d’historiques liés à l’évolution de la prise en compte de la protection des informations nominatives en Principauté dans le temps.
Toute personne physique ou morale peut consulter les informations mentionnées à l’article 10 de la loi et inscrites au répertoire public des traitements.
Les informations nominatives sont destinées à permettre la tenue du répertoire des traitements et ne font pas l’objet de communication externe à la CCIN, hors les cas prévus par la loi.
En effet, la CCIN peut être amenée à communiquer des informations sur des traitements automatisés aux autorités compétentes, dans le cadre de procédures diligentées par les autorités judiciaires ou administratives, ou, au regard de la faculté qui lui est offerte de mettre en demeure, d’adresser un avertissement à un responsable de traitement, voire d’ester en justice.
Par ailleurs, au titre de l’entraide issue de l’article 13 et suivants de la Convention 108, la Commission peut être amenée à communiquer à une autorité de contrôle à la protection des données à caractère personnel des informations issues du répertoire des traitements. Mais, comme mentionné dans cette Convention, cette communication d’informations ne comporte pas d’informations nominatives.
Après en avoir délibéré,
La Commission de Contrôle des Informations nominatives émet un avis favorable à la modification par le Président de la CCIN du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Tenue du répertoire des traitements».

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
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