Délibération n° 09-03 du 13 mai 2009 portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative au traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion du fonds documentaire et du prêt aux élèves et enseignants sur serveur déporté en France, via Internet» de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 13.330 du 12 février 1998 rendant exécutoire le pacte international relatif aux droits économiques, sociaux et culturels et le pacte international relatif aux droits civils et politiques ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 13.327 du 12 février 1998 fixant les modalités d’application de la loi du 23 décembre 1993 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 15.455 du 8 août 2002 rendant exécutoire l’Accord entre la Principauté de Monaco et la République française relatif à la coopération dans le domaine de l’enseignement ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation ;
Vu la demande d’avis reçue le 27 février 2009 concernant la mise en œuvre par le Ministre d’Etat d’un traitement automatisé relatif à la «gestion du fonds documentaire et du prêt aux élèves et enseignants sur serveur déporté en France, via Internet» de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Après avoir constaté et notifié à l’autorité compétente le caractère complet de la demande d’avis par lettre du 26 mars 2009 ;
Considère que :
Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Les Centres de Documentation et d’Information (CDI) des établissements scolaires de la Principauté sont à la fois des centres de ressources pédagogiques et des centres de formation au service des élèves et des enseignants. Ils permettent à la communauté scolaire de disposer d’outils d’information à visée pédagogique.
Afin de permettre à ces CDI de disposer de ressources d’informations plus importantes, la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et de Sport (DENJS) s’est mise en relation avec le Centre Régional de Documentation Pédagogique (CRDP) de l’Académie de Nice qui a mis en place un outil de centralisation et partage des fonds documentaires des établissements scolaires de son ressort.
Cet outil permet :
- l’externalisation de la gestion du fonds documentaire de chaque établissement ;
- l’externalisation de la gestion des emprunts des ouvrages du CDI ;
- la possibilité de partage, en consultation, des fonds documentaires avec ceux des autres établissements de l’académie.
Les CDI peuvent choisir de rendre accessible aux autres CDI leur fonds documentaire. Les accès aux fiches et informations nominatives des emprunteurs - élèves et enseignants - propres à chaque CDI ne sont accessibles que par les documentalistes et le chef d’établissement desdits CDI.
Le Champ d’application de ce traitement concerne trois établissements publics de Monaco : le Lycée Albert 1er, le Lycée Technique & Hôtelier, le Collège Charles III.
Il consiste en une extraction de données exploitées par la DENJS au titre :
- d’une part, de la «gestion des dossiers scolaires des élèves inscrits dans les établissements publics de la Principauté», traitement automatisé d’informations nominatives mis en œuvre depuis le 17 février 2003, après avis favorable de la CCIN ;
- d’autre part, de la «gestion du personnel», traitement automatisé d’informations nominatives mis en œuvre depuis le 3 septembre 2002, après avis favorable de la CCIN.
Cette nouvelle exploitation des informations nominatives est compatible avec la finalité de ces deux traitements.
Par ailleurs, la demande d’avis vise le Lycée François d’Assise Nicolas Barré. Cet établissement privé sous contrat n’est pas géré sous l’autorité de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports. Dès lors, le Ministre d’Etat ne peut être responsable du traitement des informations nominatives exploitées par cet établissement.
En conséquence, le présent traitement ne peut intégrer le Lycée François d’Assise Nicolas Barré dans son champ d’application. Il conviendra, si cet établissement souhaite profiter de l’opportunité de partager son fonds documentaire avec d’autres établissements, que les formalités de mise en conformité du traitement automatisé mis en œuvre avec la loi n° 1.165 soient réalisées par l’établissement lui-même.
Sur la légitimité du traitement
La dématérialisation de la gestion des CDI en coopération avec le rectorat de Nice entre dans le cadre des objectifs visant à faciliter «la mise en œuvre des mesures prises en matière d’organisation pédagogique» formalisés par l’Accord franco-monégasque du 7 juin 1994 relatif à la coopération dans le domaine de l’enseignement, rendu exécutoire en Principauté par ordonnance souveraine du 8 août 2002.
Ce projet, orchestré par la Direction de l’Education Nationale, permet à chaque responsable d’établissement et à chaque CDI de rester maître des informations dont il a la charge, dans le respect de la loi du 12 juillet 2007 sur l’éducation.
Par ailleurs, les modalités de fonctionnement du système mis en place et les garanties en matière de protection des informations nominatives ont été encadrées par le biais de licences dédiées à chaque établissement et la rédaction de clauses de confidentialité avec le CRDP.
Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Les enseignants et les élèves, personnes concernées par ce traitement, sont informés de leurs droits d’accès et de rectification par le biais du règlement intérieur de chaque établissement qui mentionne que «en application de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification».
Les mentions figurant dans ces règlements devront être modifiées afin d’être pleinement conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, relative à la protection des informations nominatives. En effet, outre la modification de l’intitulé de la loi, cette information doit désormais comporter, notamment, l’identité du responsable du traitement et la finalité du traitement.
A cette occasion, la Commission relève que les règlements intérieurs des établissements scolaires intéressés, supports de l’information des personnes et des modalités d’exercice de leur droit d’accès, doivent être pris dans les formes imposées par l’article 50 de la loi sur l’éducation du 12 juillet 2007, lequel dispose que «le règlement intérieur [des établissements publics ou privés] est adopté par arrêté ministériel sur avis du Comité de l’Education Nationale».
Sur la sécurité et l’accès aux informations
Les mesures prises afin d’assurer la sécurité du traitement et des informations décrites dans la demande d’avis ont été analysées et prises en compte par la Commission pour émettre son avis.
Ces mesures n’appellent pas d’observations particulières de sa part, nonobstant le fait qu’il conviendra que la DENJS prenne toutes mesures nécessaires afin de s’assurer que le niveau de sécurité et de confidentialité apporté au traitement lui permette de conserver le même niveau de fiabilité tout au long de sa période d’exploitation.
S’agissant des personnes habilitées à avoir accès aux informations nominatives :
- le chef d’établissement et les documentalistes ont des accès élargis aux données nominatives et au paramétrage de l’application ;
- les enseignants et les élèves ont des accès restreints à la consultation des ouvrages disponibles.
Sur les catégories d’informations traitées et leurs destinataires
A chaque rentrée scolaire, les documentalistes des établissements disposent des informations nominatives suivantes qui sont intégrées au traitement. Il s’agit :
- pour les élèves : de leurs nom, prénom, adresse et classe. Ces informations sont issues du traitement automatisé «gestion des dossiers scolaires des élèves inscrits dans les établissements publics de la Principauté», et proviennent à l’origine du ou des parents ou représentants légaux des enfants ;
- pour les enseignants : de leurs nom, prénom et adresse. Ces informations sont issues du traitement automatisé «gestion du personnel», et fournies à l’origine par les enseignants eux-mêmes.
A chaque emprunt, les références de l’ouvrage et la date d’emprunt sont mentionnées et liées à un emprunteur afin d’émettre, le cas échéant, des courriers de rappel pour la restitution de l’ouvrage au CDI.
En outre, apparaissent dans ce traitement les informations nominatives des auteurs et éditeurs des ouvrages dont dispose le CDI.
Les informations nominatives propres aux emprunteurs restent internes au CDI dont ils relèvent.
La demande d’avis ne fait mention d’aucun destinataire.
Sur la durée de conservation
Les informations nominatives sont conservées pour l’année scolaire de référence, voire jusqu’au retour de l’ouvrage si celui-ci n’a pas été restitué en fin d’année scolaire.
Après en avoir délibéré :
Relève que :
- le Lycée François d’Assise Nicolas Barré, établissement privé d’enseignement sous contrat d’association, ne relève pas de l’autorité du Ministre d’Etat ; qu’il ne peut donc être intégré dans le champ d’application du présent avis ;
Recommande que :
- les mentions relatives au droit d’accès et de rectification des personnes concernées - élèves et enseignants - telles que rédigées dans le règlement intérieur de chaque établissement intéressé soient modifiées afin de tenir compte de l’obligation d’information renforcée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 modifiant la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives ;
- les règlements intérieurs des établissements scolaires intéressés, supports de l’information des personnes et des modalités d’exercice de leur droit d’accès, soient pris dans les formes imposées par l’article 50 de la loi sur l’éducation du 12 juillet 2007 ;
- de façon générale, les mesures de sécurité fassent l’objet d’un suivi, afin de permettre à l’application de conserver dans le temps, le même niveau de sécurité et de protection que celui qui est le sien à la date de sa mise en œuvre.
Emet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé ayant pour finalité «gestion du fonds documentaire et du prêt aux élèves et enseignants sur serveur déporté en France, via Internet» de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports.
Le Président de la Commision
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 13.330 du 12 février 1998 rendant exécutoire le pacte international relatif aux droits économiques, sociaux et culturels et le pacte international relatif aux droits civils et politiques ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 13.327 du 12 février 1998 fixant les modalités d’application de la loi du 23 décembre 1993 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 15.455 du 8 août 2002 rendant exécutoire l’Accord entre la Principauté de Monaco et la République française relatif à la coopération dans le domaine de l’enseignement ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l’éducation ;
Vu la demande d’avis reçue le 27 février 2009 concernant la mise en œuvre par le Ministre d’Etat d’un traitement automatisé relatif à la «gestion du fonds documentaire et du prêt aux élèves et enseignants sur serveur déporté en France, via Internet» de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Après avoir constaté et notifié à l’autorité compétente le caractère complet de la demande d’avis par lettre du 26 mars 2009 ;
Considère que :
Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Les Centres de Documentation et d’Information (CDI) des établissements scolaires de la Principauté sont à la fois des centres de ressources pédagogiques et des centres de formation au service des élèves et des enseignants. Ils permettent à la communauté scolaire de disposer d’outils d’information à visée pédagogique.
Afin de permettre à ces CDI de disposer de ressources d’informations plus importantes, la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et de Sport (DENJS) s’est mise en relation avec le Centre Régional de Documentation Pédagogique (CRDP) de l’Académie de Nice qui a mis en place un outil de centralisation et partage des fonds documentaires des établissements scolaires de son ressort.
Cet outil permet :
- l’externalisation de la gestion du fonds documentaire de chaque établissement ;
- l’externalisation de la gestion des emprunts des ouvrages du CDI ;
- la possibilité de partage, en consultation, des fonds documentaires avec ceux des autres établissements de l’académie.
Les CDI peuvent choisir de rendre accessible aux autres CDI leur fonds documentaire. Les accès aux fiches et informations nominatives des emprunteurs - élèves et enseignants - propres à chaque CDI ne sont accessibles que par les documentalistes et le chef d’établissement desdits CDI.
Le Champ d’application de ce traitement concerne trois établissements publics de Monaco : le Lycée Albert 1er, le Lycée Technique & Hôtelier, le Collège Charles III.
Il consiste en une extraction de données exploitées par la DENJS au titre :
- d’une part, de la «gestion des dossiers scolaires des élèves inscrits dans les établissements publics de la Principauté», traitement automatisé d’informations nominatives mis en œuvre depuis le 17 février 2003, après avis favorable de la CCIN ;
- d’autre part, de la «gestion du personnel», traitement automatisé d’informations nominatives mis en œuvre depuis le 3 septembre 2002, après avis favorable de la CCIN.
Cette nouvelle exploitation des informations nominatives est compatible avec la finalité de ces deux traitements.
Par ailleurs, la demande d’avis vise le Lycée François d’Assise Nicolas Barré. Cet établissement privé sous contrat n’est pas géré sous l’autorité de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports. Dès lors, le Ministre d’Etat ne peut être responsable du traitement des informations nominatives exploitées par cet établissement.
En conséquence, le présent traitement ne peut intégrer le Lycée François d’Assise Nicolas Barré dans son champ d’application. Il conviendra, si cet établissement souhaite profiter de l’opportunité de partager son fonds documentaire avec d’autres établissements, que les formalités de mise en conformité du traitement automatisé mis en œuvre avec la loi n° 1.165 soient réalisées par l’établissement lui-même.
Sur la légitimité du traitement
La dématérialisation de la gestion des CDI en coopération avec le rectorat de Nice entre dans le cadre des objectifs visant à faciliter «la mise en œuvre des mesures prises en matière d’organisation pédagogique» formalisés par l’Accord franco-monégasque du 7 juin 1994 relatif à la coopération dans le domaine de l’enseignement, rendu exécutoire en Principauté par ordonnance souveraine du 8 août 2002.
Ce projet, orchestré par la Direction de l’Education Nationale, permet à chaque responsable d’établissement et à chaque CDI de rester maître des informations dont il a la charge, dans le respect de la loi du 12 juillet 2007 sur l’éducation.
Par ailleurs, les modalités de fonctionnement du système mis en place et les garanties en matière de protection des informations nominatives ont été encadrées par le biais de licences dédiées à chaque établissement et la rédaction de clauses de confidentialité avec le CRDP.
Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Les enseignants et les élèves, personnes concernées par ce traitement, sont informés de leurs droits d’accès et de rectification par le biais du règlement intérieur de chaque établissement qui mentionne que «en application de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives, vous disposez d’un droit d’accès et de rectification».
Les mentions figurant dans ces règlements devront être modifiées afin d’être pleinement conformes aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, relative à la protection des informations nominatives. En effet, outre la modification de l’intitulé de la loi, cette information doit désormais comporter, notamment, l’identité du responsable du traitement et la finalité du traitement.
A cette occasion, la Commission relève que les règlements intérieurs des établissements scolaires intéressés, supports de l’information des personnes et des modalités d’exercice de leur droit d’accès, doivent être pris dans les formes imposées par l’article 50 de la loi sur l’éducation du 12 juillet 2007, lequel dispose que «le règlement intérieur [des établissements publics ou privés] est adopté par arrêté ministériel sur avis du Comité de l’Education Nationale».
Sur la sécurité et l’accès aux informations
Les mesures prises afin d’assurer la sécurité du traitement et des informations décrites dans la demande d’avis ont été analysées et prises en compte par la Commission pour émettre son avis.
Ces mesures n’appellent pas d’observations particulières de sa part, nonobstant le fait qu’il conviendra que la DENJS prenne toutes mesures nécessaires afin de s’assurer que le niveau de sécurité et de confidentialité apporté au traitement lui permette de conserver le même niveau de fiabilité tout au long de sa période d’exploitation.
S’agissant des personnes habilitées à avoir accès aux informations nominatives :
- le chef d’établissement et les documentalistes ont des accès élargis aux données nominatives et au paramétrage de l’application ;
- les enseignants et les élèves ont des accès restreints à la consultation des ouvrages disponibles.
Sur les catégories d’informations traitées et leurs destinataires
A chaque rentrée scolaire, les documentalistes des établissements disposent des informations nominatives suivantes qui sont intégrées au traitement. Il s’agit :
- pour les élèves : de leurs nom, prénom, adresse et classe. Ces informations sont issues du traitement automatisé «gestion des dossiers scolaires des élèves inscrits dans les établissements publics de la Principauté», et proviennent à l’origine du ou des parents ou représentants légaux des enfants ;
- pour les enseignants : de leurs nom, prénom et adresse. Ces informations sont issues du traitement automatisé «gestion du personnel», et fournies à l’origine par les enseignants eux-mêmes.
A chaque emprunt, les références de l’ouvrage et la date d’emprunt sont mentionnées et liées à un emprunteur afin d’émettre, le cas échéant, des courriers de rappel pour la restitution de l’ouvrage au CDI.
En outre, apparaissent dans ce traitement les informations nominatives des auteurs et éditeurs des ouvrages dont dispose le CDI.
Les informations nominatives propres aux emprunteurs restent internes au CDI dont ils relèvent.
La demande d’avis ne fait mention d’aucun destinataire.
Sur la durée de conservation
Les informations nominatives sont conservées pour l’année scolaire de référence, voire jusqu’au retour de l’ouvrage si celui-ci n’a pas été restitué en fin d’année scolaire.
Après en avoir délibéré :
Relève que :
- le Lycée François d’Assise Nicolas Barré, établissement privé d’enseignement sous contrat d’association, ne relève pas de l’autorité du Ministre d’Etat ; qu’il ne peut donc être intégré dans le champ d’application du présent avis ;
Recommande que :
- les mentions relatives au droit d’accès et de rectification des personnes concernées - élèves et enseignants - telles que rédigées dans le règlement intérieur de chaque établissement intéressé soient modifiées afin de tenir compte de l’obligation d’information renforcée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 modifiant la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives ;
- les règlements intérieurs des établissements scolaires intéressés, supports de l’information des personnes et des modalités d’exercice de leur droit d’accès, soient pris dans les formes imposées par l’article 50 de la loi sur l’éducation du 12 juillet 2007 ;
- de façon générale, les mesures de sécurité fassent l’objet d’un suivi, afin de permettre à l’application de conserver dans le temps, le même niveau de sécurité et de protection que celui qui est le sien à la date de sa mise en œuvre.
Emet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé ayant pour finalité «gestion du fonds documentaire et du prêt aux élèves et enseignants sur serveur déporté en France, via Internet» de la Direction de l’Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports.
Le Président de la Commision
de Contrôle des Informations Nominatives.