Délibération n° 2011-19 du 14 février 2011 portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Permettre aux bénéficiaires d’appartements domaniaux d’échanger leurs appartements»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 1.235 du 28 décembre 2000 relative aux conditions de location de certains locaux à usage d’habitation construits ou achevés avant le 1er septembre 1947, ainsi que ses textes réglementaires d’application ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.249 du 1er juillet 2009 fixant les conditions d’application de la loi n° 1.357 du 19 février 2009 définissant le contrat «habitation-capitalisation» dans le secteur domanial ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2007-519 du 19 octobre 2007 relatif aux conditions d’attribution des logements domaniaux ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-275 du 7 juin 2005 relatif aux aides aux propriétaires de locaux à usage d’habitation soumis aux dispositions de la loi n° 1.235, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2008-87 du 15 février 2008 relatif à l’Aide nationale au logement ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat en date du 19 janvier 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Permettre aux bénéficiaires d’appartements domaniaux d’échanger leurs appartements» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 14 février 2011 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Conformément à l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, le domaine du logement relève du Département des Finances et de l’Economie.
La Direction de l’Habitat, service placé de fait sous l’autorité de ce Département, est en charge de la gestion des demandes d’obtention de logements domaniaux, ainsi que des demandes d’aides au logement. Afin de faciliter les démarches d’attribution de tels logements, elle souhaite mettre en œuvre un service en ligne d’échanges d’appartements au sein du secteur domanial.
Ainsi, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, du 23 décembre 1993, le Ministre d’Etat soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité «Permettre aux bénéficiaires d’appartements domaniaux d’échanger leurs appartements».
I. - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité «Permettre aux bénéficiaires d’appartements domaniaux d’échanger leurs appartements». Il porte comme dénomination «Registre des échanges du secteur domanial d’habitation».
Les personnes concernées par le traitement regroupent l’ensemble des personnes titulaires d’un bail locatif d’habitation ou d’un contrat habitation-capitalisation de l’Administration des Domaines.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
-
création des fiches de gestion et ajout à la liste des offres consultables en ligne ;
- création de l’accès électronique du nouvel inscrit ;
-
consultation par les personnes inscrites au Registre d’échanges des offres et éléments relatifs à l’échange ;
-
gestion du compte en ligne des personnes inscrites (changement de mot de passe, envoi d’un nouveau mot de passe, consultation de la date de péremption de son inscription, le cas échéant renouvellement ou annulation de ladite inscription) ;
- établissement de statistiques à partir de données anonymisées.
Toutefois, à l’étude du dossier, la Commission relève que la procédure de gestion des échanges domaniaux par la Direction de l’Habitat comprend plusieurs étapes.
Une partie de la procédure s’opère de manière non automatisée ou mécanographique. Dans ce cas, conformément aux dispositions de l’article 24-1 de la loi n° 1.165, modifiée, les informations nominatives collectées ne sont pas soumises à demande d’avis.
En effet, cet article dispose que «Les dispositions de la présente loi, à l’exception de celles des sections III et IV du chapitre I, sont applicables aux informations nominatives contenues ou appelées à figurer dans un fichier non automatisé ou mécanographique, savoir dans un ensemble structuré d’informations nominatives accessibles selon des critères déterminés». Les dispositions des sections III et IV du chapitre I ainsi exclues concernent, notamment, les formalités de mise en œuvre des traitements.
Par ailleurs, une autre partie de la procédure relève d’un traitement automatisé d’informations nominatives, accessible par Internet, et en interne par l’Intranet. C’est ce traitement automatisé qui fait l’objet de la présente demande d’avis.
Ainsi, conformément à l’article 24-1 susvisé, considérant que seul le traitement automatisé d’informations nominatives afférent à la gestion des échanges est soumis à demande d’avis, la Commission décide de redéfinir la finalité du traitement dans les termes suivants «Gestion en ligne des échanges d’appartements au sein du secteur domanial d’habitation».
La Commission constate que la finalité du traitement, ainsi reformulée, est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. - Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le consentement des personnes concernées.
En effet, la Commission constate que les personnes concernées communiquent librement leurs informations lors de leur demande d’inscription au Registre des échanges.
Par ailleurs, le responsable de traitement déclare que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
A ce titre, la Commission considère que c’est dans une perspective tant de facilitation des démarches d’attribution de logements domaniaux, que d’optimisation de la gestion des demandes de logements, que la Direction de l’Habitat souhaite mettre en place ce Registre dans le respect des conditions d’attribution réglementaires.
Ces dernières sont déterminées par l’arrêté ministériel n° 2007-519 du 19 octobre 2007 relatif aux conditions d’attribution des logements domaniaux.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. - Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : civilité, nom patronymique, prénom, nom usuel, date de naissance, nationalité ;
- situation de famille : situation de famille, nombre d’enfants ;
- adresses et coordonnées : adresse, immeuble, étage, numéro et type d’appartement, coordonnées téléphoniques, surfaces internes et externes, loyer, charges, date de révision des loyers ;
- caractéristiques financières : montant de l’Aide nationale au logement (ANL), référence du dossier ANL ;
- données d’identification électronique : adresse email (sert d’identifiant de connexion et peut être indiqué comme contact si l’intéressé le souhaite) ;
- données liées à la demande, à la durée de validité de l’inscription : type d’appartement demandé, références des dossiers, type d’appartement validé («besoin normal»), date d’inscription, date d’expiration, date de renouvellement ;
- données liées à l’instruction d’une éventuelle demande d’échange : dates de transmission du dossier d’échange, décisions associées, etc. ;
- données de gestion et de traçabilité des accès : identifiant (adresse électronique), nom, prénom, mot de passe, contrôle du mot de passe, identifiant de session, date et heure de transaction, bits de contrôle ;
- données de gestion des accès des personnels de l’Administration autorisés : nom, prénom, description des accès.
Par ailleurs, en ce qui concerne l’origine des informations exploitées, la Commission constate que :
- les informations relatives à l’identité, la situation de famille, les coordonnées ainsi que les données d’identification électronique, ont pour origine le formulaire d’inscription papier rempli par l’intéressé auprès de la Direction de l’Habitat ;
- les surfaces des appartements, ainsi que les loyers et charges, ont pour origine l’Administration des Domaines, qui fournit ces données sur demande écrite de la Direction de l’Habitat ;
- les caractéristiques financières, ainsi que certaines données liées aux demandes d’échange et à leur instruction, sont fournies par la Direction de l’Habitat elle-même ;
- les données de gestion des accès des personnes concernées, ainsi que des personnels de l’Administration, proviennent du Service informatique ou de la Direction de l’Habitat ;
- enfin, tout ce qui relève de la traçabilité desdits accès est généré automatiquement par le système.
Toutefois, il ressort de l’analyse du dossier que des informations supplémentaires sont collectées, à savoir : date et heure de la création de la fiche de gestion, date de dépôt, situation locative, quartier, numéro de lot, code immeuble, acompte sur charges mensuelles, bénéficiaire ANL, plage horaire à laquelle le demandeur peut être joignable.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission estime que les informations traitées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. - Sur les droits des personnes concernées
Sur l’information des personnes concernées
La Commission constate que l’information des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention sur le document de collecte, à savoir en l’espèce, le formulaire de demande d’inscription au Registre des échanges.
Elle relève que ce formulaire papier ne fait pas partie du traitement automatisé objet de la présente délibération, mais que certaines informations exploitées dans le cadre dudit traitement y trouvent leur origine.
Or en application des dispositions de l’article 24-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission rappelle que l’obligation d’information préalable des personnes concernées demeure applicable aux traitements non automatisés ou mécanographiques.
C’est pourquoi la Commission a toute compétence pour se prononcer sur la conformité de la mention d’information préalable inscrite sur ce formulaire papier.
A cet égard, elle constate que ladite mention est incomplète au vu des exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, car elle ne fait pas état des destinataires potentiels de ces informations.
Toutefois, la Commission observe que lesdits destinataires sont mentionnés dans le cadre de la rubrique en ligne relative à la protection des informations nominatives.
Elle relève en outre que cette rubrique comporte l’ensemble des mentions obligatoires de l’article 14 susvisé.
En conséquence, la Commission demande que la mention d’information préalable inscrite sur le formulaire d’inscription au Registre soit complétée relativement aux destinataires des informations objets du traitement.
Sur l’exercice du droit d’accès, de modification, mise à jour et suppression
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale, courrier électronique, ou sur place en se rendant dans les locaux de la Direction de l’Habitat. Le délai de réponse est de trois jours ouvrés.
Les droits de modification, mise à jour et suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.
En ce qui concerne le droit d’opposition, l’article 13 de la loi n° 1.165, modifiée, dispose que «Toute personne a le droit : […] de s’opposer, pour des raisons légitimes, à ce que des informations nominatives la concernant fassent l’objet d’un traitement, sauf le cas où celui-ci est mis en œuvre, dans le cadre exclusif de leurs missions d’intérêt général, par les responsables de traitement visés à l’article 7».
Ainsi, conformément à l’article 13 précité, la Commission rappelle qu’il n’existe pas de droit d’opposition en l’espèce. Elle modère toutefois cette exemption au vu de la démarche volontaire d’inscription effectuée par les personnes concernées auprès de la Direction de l’Habitat.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. - Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Sur les destinataires des informations
La Commission constate que deux entités sont destinataires d’informations collectées dans le cadre du traitement, à savoir :
- l’Administration des Domaines, dans le cadre de la préparation et de la signature des nouveaux baux, une fois l’échange d’appartements validé ;
- le Département des Finances, auquel tout dossier d’échange est soumis pour accord.
La Commission constate donc que ces communications, nécessaires à la conclusion de la procédure d’échange, sont opérées uniquement à cette fin.
En outre, elle prend acte des déclarations du responsable de traitement selon lesquelles ces communications sont effectuées seulement par voie papier.
Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont les personnes habilitées de la Direction de l’Habitat, celles du Service Informatique de l’Etat, ainsi que les consultants internes assistance à maîtrise d’ouvrage.
Considérant les attributions de chacun de ces services ou personnels, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
Par ailleurs, les personnes inscrites au Registre des échanges peuvent consulter les informations relatives à l’appartement proposé à l’échange, et accéder aux coordonnées de contact pour ce bien. La Commission considère que de tels accès découlent de la finalité même du traitement, et sont donc justifiés.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission constate que les communications et accès susvisés sont conformes aux dispositions des articles 10-1 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. - Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives collectées sont conservées durant toute la durée de l’inscription de l’intéressé au Registre des échanges.
A ce titre, elle prend acte des déclarations du responsable de traitement aux termes desquelles «Lorsque l’inscription se termine par un échange, l’anonymisation de la fiche de gestion est automatique et la Direction de l’Habitat anonymise manuellement la fiche de gestion des accès. Dans les autres cas, l’anonymisation est faite un an après la fin de l’inscription au Registre».
En ce qui concerne le processus d’anonymisation en tant que tel, la Commission relève que les informations supprimées sont les suivantes : le nom patronymique, le prénom, le nom usuel, la date de naissance, le numéro de dossier ANL, les coordonnées téléphoniques et le courriel.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
VIII. - Sur la licéité du traitement
La Commission constate qu’il n’existe pas de texte consacrant officiellement l’existence de la Direction de l’Habitat en tant qu’entité juridique propre, et définissant ses missions.
Elle relève toutefois que l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels attribue le domaine du logement au Département des Finances et de l’Economie.
En effet, aux termes de l’article 2 de ladite ordonnance «Les attributions des départements se répartissent comme suit : […] 2 - Département des Finances et de l’Économie : […] e) Logement».
Or l’article 5 de cette même ordonnance dispose que «[d]es ordonnances souveraines préciseront pour chaque Département les services, établissements et organismes relevant de leur autorité».
A ce jour, aucune ordonnance n’a été adoptée en ce sens.
Par ailleurs, la Commission observe que la Direction de l’Habitat est mentionnée en tant que telle dans certains textes officiels, à savoir :
- la loi n° 1.235 du 28 décembre 2000 relative aux conditions de location de certains locaux à usage d’habitation construits ou achevés avant le 1er septembre 1947, ainsi que ses textes réglementaires d’application ;
- l’ordonnance souveraine n° 2.249 du 1er juillet 2009 fixant les conditions d’application de la loi n° 1.357 du 19 février 2009 définissant le contrat «habitation-capitalisation» dans le secteur domanial ;
- l’arrêté ministériel n° 2007-519 du 19 octobre 2007 relatif aux conditions d’attribution des logements domaniaux ;
- l’arrêté ministériel n° 2005-275 du 07 juin 2005 relatif aux aides aux propriétaires de locaux à usage d’habitation soumis aux dispositions de la loi n° 1.235, susvisée ;
- l’arrêté ministériel n° 2008-87 du 15 février 2008 relatif à l’Aide nationale au logement.
Elle note en outre que son personnel est nommé par ordonnance souveraine, et relève à ce titre de la Fonction Publique monégasque.
En conséquence, la Commission constate que la Direction de l’Habitat est de fait considérée comme un service de l’Administration à part entière.
Ainsi, considérant d’une part le bénéfice présenté par la mise en œuvre d’un Registre des échanges pour les résidents du secteur domanial, et d’autre part l’absence de collecte de données sensibles au sens de l’article 12 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission estime que le défaut de texte consacrant l’existence juridique de la Direction de l’Habitat, et définissant ses missions, ne porte pas atteinte aux droits et libertés fondamentales des personnes concernées.
Elle recommande néanmoins qu’un texte réglementaire soit adopté en ce sens, conformément à la loi n° 1.165, modifiée, ainsi qu’à l’article 5 de l’ordonnance souveraine n° 16.605, susvisée.
Après en avoir délibéré :
Demande que la mention d’information préalable inscrite sur le formulaire d’inscription au Registre des échanges soit complétée relativement aux catégories de destinataires, conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
Recommande qu’un texte réglementaire soit adopté, conformément à la loi n° 1.165, modifiée, et à l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, afin de consacrer l’existence juridique de la Direction de l’Habitat et de définir ses missions.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion en ligne des échanges d’appartements au sein du secteur domanial d’habitation» de la Direction de l’Habitat.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu la loi n° 1.235 du 28 décembre 2000 relative aux conditions de location de certains locaux à usage d’habitation construits ou achevés avant le 1er septembre 1947, ainsi que ses textes réglementaires d’application ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.249 du 1er juillet 2009 fixant les conditions d’application de la loi n° 1.357 du 19 février 2009 définissant le contrat «habitation-capitalisation» dans le secteur domanial ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2007-519 du 19 octobre 2007 relatif aux conditions d’attribution des logements domaniaux ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2005-275 du 7 juin 2005 relatif aux aides aux propriétaires de locaux à usage d’habitation soumis aux dispositions de la loi n° 1.235, susvisée ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2008-87 du 15 février 2008 relatif à l’Aide nationale au logement ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat en date du 19 janvier 2011, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Permettre aux bénéficiaires d’appartements domaniaux d’échanger leurs appartements» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 14 février 2011 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Conformément à l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, le domaine du logement relève du Département des Finances et de l’Economie.
La Direction de l’Habitat, service placé de fait sous l’autorité de ce Département, est en charge de la gestion des demandes d’obtention de logements domaniaux, ainsi que des demandes d’aides au logement. Afin de faciliter les démarches d’attribution de tels logements, elle souhaite mettre en œuvre un service en ligne d’échanges d’appartements au sein du secteur domanial.
Ainsi, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, du 23 décembre 1993, le Ministre d’Etat soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité «Permettre aux bénéficiaires d’appartements domaniaux d’échanger leurs appartements».
I. - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité «Permettre aux bénéficiaires d’appartements domaniaux d’échanger leurs appartements». Il porte comme dénomination «Registre des échanges du secteur domanial d’habitation».
Les personnes concernées par le traitement regroupent l’ensemble des personnes titulaires d’un bail locatif d’habitation ou d’un contrat habitation-capitalisation de l’Administration des Domaines.
Enfin, les fonctionnalités sont les suivantes :
-
création des fiches de gestion et ajout à la liste des offres consultables en ligne ;
- création de l’accès électronique du nouvel inscrit ;
-
consultation par les personnes inscrites au Registre d’échanges des offres et éléments relatifs à l’échange ;
-
gestion du compte en ligne des personnes inscrites (changement de mot de passe, envoi d’un nouveau mot de passe, consultation de la date de péremption de son inscription, le cas échéant renouvellement ou annulation de ladite inscription) ;
- établissement de statistiques à partir de données anonymisées.
Toutefois, à l’étude du dossier, la Commission relève que la procédure de gestion des échanges domaniaux par la Direction de l’Habitat comprend plusieurs étapes.
Une partie de la procédure s’opère de manière non automatisée ou mécanographique. Dans ce cas, conformément aux dispositions de l’article 24-1 de la loi n° 1.165, modifiée, les informations nominatives collectées ne sont pas soumises à demande d’avis.
En effet, cet article dispose que «Les dispositions de la présente loi, à l’exception de celles des sections III et IV du chapitre I, sont applicables aux informations nominatives contenues ou appelées à figurer dans un fichier non automatisé ou mécanographique, savoir dans un ensemble structuré d’informations nominatives accessibles selon des critères déterminés». Les dispositions des sections III et IV du chapitre I ainsi exclues concernent, notamment, les formalités de mise en œuvre des traitements.
Par ailleurs, une autre partie de la procédure relève d’un traitement automatisé d’informations nominatives, accessible par Internet, et en interne par l’Intranet. C’est ce traitement automatisé qui fait l’objet de la présente demande d’avis.
Ainsi, conformément à l’article 24-1 susvisé, considérant que seul le traitement automatisé d’informations nominatives afférent à la gestion des échanges est soumis à demande d’avis, la Commission décide de redéfinir la finalité du traitement dans les termes suivants «Gestion en ligne des échanges d’appartements au sein du secteur domanial d’habitation».
La Commission constate que la finalité du traitement, ainsi reformulée, est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. - Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le consentement des personnes concernées.
En effet, la Commission constate que les personnes concernées communiquent librement leurs informations lors de leur demande d’inscription au Registre des échanges.
Par ailleurs, le responsable de traitement déclare que le traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime, sans que soient méconnus les libertés et droits fondamentaux des personnes concernées.
A ce titre, la Commission considère que c’est dans une perspective tant de facilitation des démarches d’attribution de logements domaniaux, que d’optimisation de la gestion des demandes de logements, que la Direction de l’Habitat souhaite mettre en place ce Registre dans le respect des conditions d’attribution réglementaires.
Ces dernières sont déterminées par l’arrêté ministériel n° 2007-519 du 19 octobre 2007 relatif aux conditions d’attribution des logements domaniaux.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. - Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du présent traitement sont :
- identité : civilité, nom patronymique, prénom, nom usuel, date de naissance, nationalité ;
- situation de famille : situation de famille, nombre d’enfants ;
- adresses et coordonnées : adresse, immeuble, étage, numéro et type d’appartement, coordonnées téléphoniques, surfaces internes et externes, loyer, charges, date de révision des loyers ;
- caractéristiques financières : montant de l’Aide nationale au logement (ANL), référence du dossier ANL ;
- données d’identification électronique : adresse email (sert d’identifiant de connexion et peut être indiqué comme contact si l’intéressé le souhaite) ;
- données liées à la demande, à la durée de validité de l’inscription : type d’appartement demandé, références des dossiers, type d’appartement validé («besoin normal»), date d’inscription, date d’expiration, date de renouvellement ;
- données liées à l’instruction d’une éventuelle demande d’échange : dates de transmission du dossier d’échange, décisions associées, etc. ;
- données de gestion et de traçabilité des accès : identifiant (adresse électronique), nom, prénom, mot de passe, contrôle du mot de passe, identifiant de session, date et heure de transaction, bits de contrôle ;
- données de gestion des accès des personnels de l’Administration autorisés : nom, prénom, description des accès.
Par ailleurs, en ce qui concerne l’origine des informations exploitées, la Commission constate que :
- les informations relatives à l’identité, la situation de famille, les coordonnées ainsi que les données d’identification électronique, ont pour origine le formulaire d’inscription papier rempli par l’intéressé auprès de la Direction de l’Habitat ;
- les surfaces des appartements, ainsi que les loyers et charges, ont pour origine l’Administration des Domaines, qui fournit ces données sur demande écrite de la Direction de l’Habitat ;
- les caractéristiques financières, ainsi que certaines données liées aux demandes d’échange et à leur instruction, sont fournies par la Direction de l’Habitat elle-même ;
- les données de gestion des accès des personnes concernées, ainsi que des personnels de l’Administration, proviennent du Service informatique ou de la Direction de l’Habitat ;
- enfin, tout ce qui relève de la traçabilité desdits accès est généré automatiquement par le système.
Toutefois, il ressort de l’analyse du dossier que des informations supplémentaires sont collectées, à savoir : date et heure de la création de la fiche de gestion, date de dépôt, situation locative, quartier, numéro de lot, code immeuble, acompte sur charges mensuelles, bénéficiaire ANL, plage horaire à laquelle le demandeur peut être joignable.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission estime que les informations traitées sont «adéquates, pertinentes et non excessives» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. - Sur les droits des personnes concernées
Sur l’information des personnes concernées
La Commission constate que l’information des personnes concernées est effectuée par le biais d’une mention sur le document de collecte, à savoir en l’espèce, le formulaire de demande d’inscription au Registre des échanges.
Elle relève que ce formulaire papier ne fait pas partie du traitement automatisé objet de la présente délibération, mais que certaines informations exploitées dans le cadre dudit traitement y trouvent leur origine.
Or en application des dispositions de l’article 24-1 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission rappelle que l’obligation d’information préalable des personnes concernées demeure applicable aux traitements non automatisés ou mécanographiques.
C’est pourquoi la Commission a toute compétence pour se prononcer sur la conformité de la mention d’information préalable inscrite sur ce formulaire papier.
A cet égard, elle constate que ladite mention est incomplète au vu des exigences de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée, car elle ne fait pas état des destinataires potentiels de ces informations.
Toutefois, la Commission observe que lesdits destinataires sont mentionnés dans le cadre de la rubrique en ligne relative à la protection des informations nominatives.
Elle relève en outre que cette rubrique comporte l’ensemble des mentions obligatoires de l’article 14 susvisé.
En conséquence, la Commission demande que la mention d’information préalable inscrite sur le formulaire d’inscription au Registre soit complétée relativement aux destinataires des informations objets du traitement.
Sur l’exercice du droit d’accès, de modification, mise à jour et suppression
La Commission observe que le droit d’accès est exercé par voie postale, courrier électronique, ou sur place en se rendant dans les locaux de la Direction de l’Habitat. Le délai de réponse est de trois jours ouvrés.
Les droits de modification, mise à jour et suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.
En ce qui concerne le droit d’opposition, l’article 13 de la loi n° 1.165, modifiée, dispose que «Toute personne a le droit : […] de s’opposer, pour des raisons légitimes, à ce que des informations nominatives la concernant fassent l’objet d’un traitement, sauf le cas où celui-ci est mis en œuvre, dans le cadre exclusif de leurs missions d’intérêt général, par les responsables de traitement visés à l’article 7».
Ainsi, conformément à l’article 13 précité, la Commission rappelle qu’il n’existe pas de droit d’opposition en l’espèce. Elle modère toutefois cette exemption au vu de la démarche volontaire d’inscription effectuée par les personnes concernées auprès de la Direction de l’Habitat.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. - Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Sur les destinataires des informations
La Commission constate que deux entités sont destinataires d’informations collectées dans le cadre du traitement, à savoir :
- l’Administration des Domaines, dans le cadre de la préparation et de la signature des nouveaux baux, une fois l’échange d’appartements validé ;
- le Département des Finances, auquel tout dossier d’échange est soumis pour accord.
La Commission constate donc que ces communications, nécessaires à la conclusion de la procédure d’échange, sont opérées uniquement à cette fin.
En outre, elle prend acte des déclarations du responsable de traitement selon lesquelles ces communications sont effectuées seulement par voie papier.
Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes ayant accès au traitement sont les personnes habilitées de la Direction de l’Habitat, celles du Service Informatique de l’Etat, ainsi que les consultants internes assistance à maîtrise d’ouvrage.
Considérant les attributions de chacun de ces services ou personnels, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que ces accès sont justifiés.
Par ailleurs, les personnes inscrites au Registre des échanges peuvent consulter les informations relatives à l’appartement proposé à l’échange, et accéder aux coordonnées de contact pour ce bien. La Commission considère que de tels accès découlent de la finalité même du traitement, et sont donc justifiés.
Au vu de l’ensemble de ces éléments, la Commission constate que les communications et accès susvisés sont conformes aux dispositions des articles 10-1 et 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
VI. - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VII. - Sur la durée de conservation
La Commission relève que les informations nominatives collectées sont conservées durant toute la durée de l’inscription de l’intéressé au Registre des échanges.
A ce titre, elle prend acte des déclarations du responsable de traitement aux termes desquelles «Lorsque l’inscription se termine par un échange, l’anonymisation de la fiche de gestion est automatique et la Direction de l’Habitat anonymise manuellement la fiche de gestion des accès. Dans les autres cas, l’anonymisation est faite un an après la fin de l’inscription au Registre».
En ce qui concerne le processus d’anonymisation en tant que tel, la Commission relève que les informations supprimées sont les suivantes : le nom patronymique, le prénom, le nom usuel, la date de naissance, le numéro de dossier ANL, les coordonnées téléphoniques et le courriel.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
VIII. - Sur la licéité du traitement
La Commission constate qu’il n’existe pas de texte consacrant officiellement l’existence de la Direction de l’Habitat en tant qu’entité juridique propre, et définissant ses missions.
Elle relève toutefois que l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels attribue le domaine du logement au Département des Finances et de l’Economie.
En effet, aux termes de l’article 2 de ladite ordonnance «Les attributions des départements se répartissent comme suit : […] 2 - Département des Finances et de l’Économie : […] e) Logement».
Or l’article 5 de cette même ordonnance dispose que «[d]es ordonnances souveraines préciseront pour chaque Département les services, établissements et organismes relevant de leur autorité».
A ce jour, aucune ordonnance n’a été adoptée en ce sens.
Par ailleurs, la Commission observe que la Direction de l’Habitat est mentionnée en tant que telle dans certains textes officiels, à savoir :
- la loi n° 1.235 du 28 décembre 2000 relative aux conditions de location de certains locaux à usage d’habitation construits ou achevés avant le 1er septembre 1947, ainsi que ses textes réglementaires d’application ;
- l’ordonnance souveraine n° 2.249 du 1er juillet 2009 fixant les conditions d’application de la loi n° 1.357 du 19 février 2009 définissant le contrat «habitation-capitalisation» dans le secteur domanial ;
- l’arrêté ministériel n° 2007-519 du 19 octobre 2007 relatif aux conditions d’attribution des logements domaniaux ;
- l’arrêté ministériel n° 2005-275 du 07 juin 2005 relatif aux aides aux propriétaires de locaux à usage d’habitation soumis aux dispositions de la loi n° 1.235, susvisée ;
- l’arrêté ministériel n° 2008-87 du 15 février 2008 relatif à l’Aide nationale au logement.
Elle note en outre que son personnel est nommé par ordonnance souveraine, et relève à ce titre de la Fonction Publique monégasque.
En conséquence, la Commission constate que la Direction de l’Habitat est de fait considérée comme un service de l’Administration à part entière.
Ainsi, considérant d’une part le bénéfice présenté par la mise en œuvre d’un Registre des échanges pour les résidents du secteur domanial, et d’autre part l’absence de collecte de données sensibles au sens de l’article 12 de la loi n° 1.165, modifiée, la Commission estime que le défaut de texte consacrant l’existence juridique de la Direction de l’Habitat, et définissant ses missions, ne porte pas atteinte aux droits et libertés fondamentales des personnes concernées.
Elle recommande néanmoins qu’un texte réglementaire soit adopté en ce sens, conformément à la loi n° 1.165, modifiée, ainsi qu’à l’article 5 de l’ordonnance souveraine n° 16.605, susvisée.
Après en avoir délibéré :
Demande que la mention d’information préalable inscrite sur le formulaire d’inscription au Registre des échanges soit complétée relativement aux catégories de destinataires, conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée ;
Recommande qu’un texte réglementaire soit adopté, conformément à la loi n° 1.165, modifiée, et à l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, afin de consacrer l’existence juridique de la Direction de l’Habitat et de définir ses missions.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion en ligne des échanges d’appartements au sein du secteur domanial d’habitation» de la Direction de l’Habitat.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.