Délibération n° 2024‑141 du 26 juillet 2024 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des enregistrements sonores et audiovisuels du Conseil National et de leurs retranscriptions écrites automatisées et manuelles » présenté par la Présidence du Conseil National.

Vu la Constitution ;

Vu la Convention de sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950, et notamment son article 10 ;

Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et son protocole additionnel ;

Vu la loi n° 771 du 25 juillet 1964 sur l’organisation et le fonctionnement du Conseil National, modifiée ;

Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;

Vu la loi n° 1.313 du 29 juin 2006 sur le dépôt légal ;

Vu la loi n° 1.446 du 12 juin 2017 relative à la préservation du patrimoine national ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 816 du 21 novembre 2006 portant application de la loi n° 1.313 du 29 juin 2006 sur le dépôt légal ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 8.569 du 25 mars 2021 relative aux archives d’intérêt public ;

Vu l’Ordonnance Souveraine n° 9.639 du 23 décembre 2022 modifiant l’Ordonnance Souveraine n° 6.365 du 17 août 1978 fixant les conditions d’application de la loi n° 975 du 12 juillet 1975 portant statut des fonctionnaires de l’État, modifiée ;

Vu la délibération n° 2011‑82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;

Vu la demande d’avis déposée par la Présidence du Conseil National le 27 mars 2024 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des enregistrements sonores et audiovisuels du Conseil National et de leurs retranscriptions écrites automatisées et manuelles » ;

Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 22 mai 2024, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;

Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 26 juillet 2024 portant examen du traitement automatisé, susvisé ;

La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,

Préambule

Le Conseil National est une Institution publique consacrée par la Constitution, ainsi que par la loi n° 771 du 25 juillet 1964, susvisée.

Ses Services relèvent de l’autorité hiérarchique du Président du Conseil National, dont le fonctionnement est défini par un Règlement Intérieur soumis au contrôle du Tribunal Suprême.

Ainsi, le Conseil National revêt le statut d’Autorité publique au sens de l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives.

Afin d’assurer la bonne gestion et le suivi des travaux de l’Assemblée, ainsi que la mémoire des évènements publics qu’il organise, le Conseil National souhaite mettre en place un dispositif d’enregistrements sonores et audiovisuels et de retranscriptions écrites des paroles extraites de ces enregistrements.

Ledit traitement, objet de la présente délibération, est soumis à l’avis de la Commission conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.

I.   Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement

Le traitement a pour finalité « Gestion des enregistrements sonores et audiovisuels du Conseil national et de leurs retranscriptions écrites automatisées et manuelles ».

Les personnes concernées sont les « participants à des évènements organisés au Conseil National tant en son sein qu’à l’extérieur », à savoir les Conseillères Nationales et les Conseillers Nationaux, le Ministre d’État, les Conseillers de Gouvernement-Ministres, les permanents du Conseil National (fonctionnaires, agents de l’État, suppléants, stagiaires), les fonctionnaires de l’État, les invités, les Conseillers Nationaux juniors, les attachés parlementaires, les consultants et le public.

Enfin, les fonctionnalités de ce traitement sont les suivantes :

-    enregistrements sonores des réunions de travail, commissions internes et séances publiques ;

-    enregistrements audiovidéos des séances publiques et évènements publics organisés par le Conseil National ;

-    retranscription des paroles extraites des enregistrements ;

-    production de résumés ;

-    mise à disposition du public des enregistrements des séances publiques et évènements publics.

Au vu de ce qui précède, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10‑1 et 10‑2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

II. Sur la licéité et la justification du traitement

Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par « la réalisation d’un intérêt légitime poursuivi [par lui et qui] ne méconnaît ni l’intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée » ainsi que par une obligation légale.

La Commission prend ainsi acte que « Certains enregistrements sonores et audiovisuels et la retranscription écrite automatisée et manuelle des paroles édictées sont nécessaires, afin de répondre à des exigences fonctionnelles ».

Le responsable précise à cet effet que :

-    « Les enregistrements des commissions internes du Conseil National sont nécessaires à la bonne retranscription écrite des débats, garantie d’un bon suivi du processus législatif conformément aux articles 31 et 32 de la loi n° 771 du 25 juillet 1964 sur l’organisation et le fonctionnement du Conseil National ; modifiée ;

-    La retranscription des séances publiques au Journal de Monaco ;

-    Le dépôt légal des enregistrements audiovisuels diffusés des séances publiques ;

-    La mémoire d’évènements publics organisés dans le cadre de la vie institutionnelle du Conseil National. »

Au vu de ce qui précède, la Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10‑1 et 10‑2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

III.    Sur les informations traitées

Le responsable de traitement indique que les informations traitées sont les suivantes :

-    identité : nom, prénom, titre et fonction des intervenants ;

-    informations temporelles : date et heures ;

-    enregistrements sonores et audiovisuels : images et voix ;

-    retranscriptions : résumés et retranscriptions écrites ;

-    logs de connexion : historique des accès aux fichiers d’enregistrements.

La Commission constate par ailleurs qu’un gabarit vocal nécessaire à identifier les personnes est mis en place.

Les informations ont pour origine les enregistreurs à l’exception des logs de connexion qui ont pour origine le Système Informatique.

La Commission souligne que l’utilisation de la fonction zoom des caméras ne doit pas être utilisée afin de filmer les notes et documents de travail des participants aux réunions.

Sous cette réserve elle considère ainsi que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10‑1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

IV.   Sur les droits des personnes concernées

>   Sur l’information préalable des personnes concernées

Le responsable de traitement indique que :

-    « Les Conseillères Nationales, les Conseillers Nationaux, les Permanents, les consultants, les attachés parlementaires sont informés par la Charte Informatique du Conseil National de leurs droits attachés à ce traitement.

-    Le Secrétaire général du Conseil National communique au Ministre d’État les projets de procès-verbaux réalisés à partir d’enregistrements, pour validation des participants que sont les membres du Gouvernement et de l’Administration. À cette occasion, le Secrétaire Général informe le Ministre d’État des droits attachés à ce traitement d’informations nominatives.

-    S’agissant des personnes extérieures à l’Administration, elles sont informées par divers canaux d’affichage selon la qualité de l’évènement enregistré. Il peut s’agir :

     •  D’un message écrit ou vocal diffusé à cette occasion par écran ou haut-parleur dans le lieu de l’enregistrement ;

     •  D’un affichage placé à l’entrée ou dans la salle où a lieu l’enregistrement.

     •  D’un message informant de la captation les personnes présentes.

Les participants sont informés de l’enregistrement et de leurs droits à exercer auprès du responsable de traitement des informations nominatives du Conseil National.

-    Les Conseillers Nationaux juniors sont informés via un formulaire de consentement soumis à leur signature ainsi qu’à leurs représentants légaux. »

L’ensemble de ces documents n’ayant pas été joint à la présente demande, la Commission rappelle que l’information préalable des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

>   Sur l’exercice du droit d’accès

Le responsable de traitement indique que le droit d’accès s’exerce par courrier électronique ou par voie postale auprès du Secrétaire Général du Conseil National.

Il précise que la réponse à ce droit d’accès intervient dans le mois suivant la réception de la demande.

S’agissant de l’exercice du droit d’accès par voie électronique, la Commission constate qu’une procédure a été mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.

Elle prend acte par ailleurs que la transmission et le traitement de la copie de la pièce d’identité se font conformément à sa délibération n° 2015‑116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.

La Commission considère donc que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.

V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement

>   Sur les destinataires

Le responsable de traitement indique que les logs de connexion sont susceptibles d’être communiqués à la Direction de la Sûreté Publique dans le cadre de ses missions légalement conférées.

La Commission note par ailleurs que les enregistrements des séances publiques et des évènements publics sont communiqués aux Autorités publiques compétentes en matière de dépôt légal pour mise à disposition du public.

La Commission relève enfin que le Journal de Monaco est destinataire des retranscriptions écrites des Séances Publiques.

Elle considère que de telles transmissions sont conformes aux exigences légales.

>   Sur les personnes ayant accès au traitement

Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :

-    les preneurs de vue : captation des images et du son, inscription et modification ;

-    les techniciens : inscription, modification (montage) et suppression des enregistrements ;

-    les prestataires audiovisuels : captation des images et du son, inscription, modification et suppression des enregistrements ;

-    les rédacteurs, correcteurs : consultation uniquement ;

-    les archivistes : consultation uniquement ;

-    les informaticiens : modification et suppression des enregistrements ;

-    les prestataires informatiques : accès en maintenance aux infrastructures (aucun accès au contenu des enregistrements).

Considérant les attributions de ces personnes, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.

En ce qui concerne les prestataires, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de leur contrat de prestation de service. De plus, lesdits prestataires sont soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.

VI.   Sur les rapprochements et les interconnexions

Le responsable de traitement indique que le présent traitement est interconnecté avec trois traitements ayant respectivement pour finalité « Gestion des habilitations au système informatique du Conseil National », « La gestion administrative des fonctionnaires, agents de l’État et assimilés du Conseil National » et « Gestion des informations des Conseillères Nationales et des Conseillers Nationaux ».

La Commission prend acte que ces traitements ont été légalement mis en œuvre et considère que ces interconnexions sont conformes aux exigences légales.

VII.  Sur la sécurité du traitement et des informations

Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.

La Commission rappelle néanmoins que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.

Elle rappelle également que la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception.

Enfin, la Commission rappelle que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.

VIII. Sur les durées de conservation

Le responsable de traitement indique que les enregistrements des réunions de travail sont conservés 1 an.

Les enregistrements des commissions internes sont conservés le temps de rédaction et de validation des procès-verbaux, puis versés aux Archives, avec un accès restreint en lecture et confidentiel-nominatif, pour une durée de conservation patrimoniale déterminée par la politique documentaire du Conseil National en l’absence de texte de loi.

Les enregistrements des séances publiques sont conservés le temps de rédaction et de validation des procès-verbaux, avec un accès restreint en lecture, puis versés aux Archives, pour une durée de conservation patrimoniale déterminée par la politique documentaire du Conseil National en l’absence de texte de loi.

Enfin, les enregistrements des évènements publics sont conservés le temps de traitement de la production audiovisuelle définitive (destruction des rushs-vidéos et de la communication institutionnelle), puis versés aux Archives, avec un accès restreint en lecture, pour une durée de conservation patrimoniale déterminée par la politique documentaire du Conseil National en l’absence de loi.

La Commission note par ailleurs qu’en vertu du contrat qui les lie avec le Conseil National, les prestataires audiovisuels doivent détruire après versement leur captations, rushs et montages définitifs.

Enfin, le responsable de traitement indique que les logs de connexion sont conservés 1 an après la fin de la rédaction définitive du procès-verbal.

S’agissant du gabarit vocal la Commission fixe sa durée de conservation jusqu’au départ de la personne concernée, après retranscription de la dernière séance à laquelle elle a pris part.

Sous cette réserve la Commission estime que ces dures de conservation sont conformes aux exigences légales.

Après en avoir délibéré, la Commission :

Souligne que l’utilisation de la fonction zoom des caméras ne doit pas être utilisée afin de filmer les notes et documents de travail des participants aux réunions.

Rappelle que :

-    l’information préalable des personnes concernées doit impérativement être conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 ;

-    les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;

-    la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception.

Fixe la durée de conservation du gabarit vocal jusqu’au départ de la personne concernée, après retranscription de la dernière séance à laquelle elle a pris part.

À la condition de la prise en compte de ce qui précède,

la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par la Présidence du Conseil National, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des enregistrements sonores et audiovisuels du Conseil National et de leurs retranscriptions écrites automatisées et manuelles ».

Le Président de la Commission

de Contrôle des Informations Nominatives.