Délibération n° 2011-43 du 16 mai 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande présentée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du site Internet www.monaco-parkings.mc»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 13.636 du 25 septembre 1998 portant création d’un Service des Parkings Publics ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des départements ministériels ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat le 24 mars 2011 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion du site Internet www.monaco-parkings.mc» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 mai 2011 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Conformément à l’ordonnance souveraine n° 13.636 du 25 septembre 1998 portant création d’un Service des Parkings Publics, ledit service est placé «sous l’autorité du Conseiller de Gouvernement pour les Travaux Publics et les Affaires Sociales».
En application de l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, ces mêmes attributions relèvent désormais du Département de l’Equipement, de l’Environnement et de l’Urbanisme.
Ainsi, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, du 23 décembre 1993, le Ministre d’Etat, responsable de traitement concernant les traitements exploités par les services de l’Etat, soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité «Gestion du site Internet www.monaco-parkings.mc».
I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion du site Internet www.monaco-parkings.mc».
Les personnes concernées sont les abonnés, ainsi que les utilisateurs potentiels des Parkings Publics de la Principauté.
Toutefois, il convient de constater que sont également susceptibles d’être collectées des données relatives à l’employeur, notamment lorsque l’abonnement est souscrit à des fins professionnelles. Il conviendra donc d’ajouter cette catégorie de personnes au titre des personnes concernées par le traitement.
Enfin, les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- demande d’abonnement ;
- vérification des factures ainsi que de leur détail ;
- vérification de passages et des transactions pour les clients disposant d’une Carte à Décompte (CD) ;
- rechargement possible pour les détenteurs de CD ;
- transfert de solde d’une carte à une autre pour chaque client possédant une CD ;
- diffusion des actualités ;
- annuaire de service ;
- demande de renseignements en ligne ;
- alimentation et interconnexion du traitement «Gestion des abonnés et clients des Parkings Publics» ;
- infos pratiques (FAQ, renseignements, localisation des parkings, fiche parking) ;
- informations en temps réel sur la fréquentation des parkings.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Toutefois, elle prend acte de l’existence d’une catégorie supplémentaire de personnes concernées.
II - Sur la licéité du traitement
En premier lieu, la Commission constate que le Service des Parkings Publics dispose d’une existence légale grâce à l’ordonnance souveraine n° 13.636 du 25 septembre 1998 portant création d’un Service des Parkings Publics.
Aux termes de ladite ordonnance souveraine, le Service des Parkings Publics est chargé de la gestion et de l’exploitation des parkings publics de la Principauté.
Ainsi, la Commission prend acte des déclarations du responsable de traitement selon lesquelles «l’objectif de ce traitement est de fournir aux clients du Service des Parkings Publics un prolongement naturel du service dont il dispose sur la plateforme électronique moderne : Internet».
Il s’agit donc de procéder à une mise en ligne des services dont les abonnés disposent déjà dans leur relation avec le service abonnés des parkings publics, dans une perspective de modernisation.
En second lieu, la Commission relève que le Service des Parkings Publics souhaite également ajouter de nouveaux types de services, tels que le comptage des places de parking en temps réel, les actualités, ou encore le plan d’implantation des parkings en Principauté.
Ces services sont destinés tant aux abonnés des parkings publics, qu’à tout visiteur du site Internet et potentiel futur abonné des parkings publics.
Il ressort de ces éléments que ces services en ligne entrent bien dans le cadre des missions de gestion et d’exploitation des parkings publics, au sens de l’ordonnance souveraine n° 13.636, précitée.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que le traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n°1.165, modifiée.
III – Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par :
- le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement ;
- un motif d’intérêt public ;
- l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles avec la personne concernée.
A ce titre, la Commission constate que le traitement correspond à la mise en ligne d’un certain nombre de services couramment délivrés aux abonnés des parkings publics, et qui entrent dans le cadre des missions de gestion et d’exploitation des parkings publics au sens de l’ordonnance souveraine n° 13.636 portant création du Service des Parkings Publics, précitée.
Toutefois, la Commission estime que la mise en œuvre du traitement, objet de la présente délibération, ne constitue pas en tant que telle une obligation légale imposée au Service des Parkings Publics.
Par ailleurs, la Commission considère que les services susmentionnés participent à un motif d’intérêt public, à savoir assurer la bonne gestion des parkings sur le territoire de la Principauté de Monaco.
Enfin, elle relève que le traitement permet la gestion en ligne par les clients de leurs abonnements, ainsi que la souscription en ligne à diverses formules d’abonnement par les utilisateurs intéressés.
Au surplus, la Commission observe que dans certains cas, le client donne son consentement exprès au traitement de ses informations nominatives, comme par exemple lorsqu’il choisit de recourir à la facturation électronique.
Au vu de ces éléments, elle estime que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV - Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du traitement sont :
- identité : nom, prénom, raison sociale ;
- adresses et coordonnées : adresse, code postal, ville, pays, téléphone ;
- caractéristiques financières : coordonnées bancaires (RIB, BIC/IBAN), factures, moyen et fréquence de paiement ;
- données d’identification électronique : email, n° de facture, n° de client, n° d’engagement/contrat, n° de carte ;
- passages aux entrées/ sorties : horodatage de chaque passage ainsi que le parking ;
- factures ainsi que le détail : montant de l’abonnement et éventuels dépassements, répartis par parking fréquenté ;
- identification du véhicule : marque, modèle, immatriculation, couleur, cylindré pour les motos ;
- facture électronique : engagement de ne recevoir sa facture que sous forme électronique (opération réversible) ;
- annuaire de service : nom, fonction, téléphone, email.
Les six premières catégories d’informations ont pour origine le traitement ayant pour finalité «Gestion des abonnés et clients des parkings publics», lequel a fait l’objet d’une demande d’avis favorable de la Commission dans le cadre des délibérations n° 2001-40 du 11 septembre 2001 et n° 2005-20 du 7 décembre 2005.
Par ailleurs, les données relatives à l’identification du véhicule et à la facture électronique ont pour origine le client lui-même.
Enfin, l’annuaire de service est établi par le Service des Parkings Publics.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives», conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
V - Sur les droits des personnes concernées
- Sur l’exercice du droit d’accès, de rectification et de suppression :
La Commission constate que le droit d’accès peut être exercé de plusieurs manières : par un accès en ligne de l’abonné à son compte client ; par courrier électronique ou voie postale ; ou enfin, sur place en se rendant dans les bureaux du Service des Parkings Publics.
Le délai de réponse est de trente jours.
Les droits de rectification ou mise à jour, et de suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
- Sur l’information des personnes concernées :
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée via une rubrique propre à la protection des données accessibles en ligne.
La Commission considère que cette modalité d’information est suffisante en ce qu’elle permet d’atteindre l’ensemble des personnes concernées par le traitement, y compris les employeurs.
De plus, la rubrique d’information comprend l’ensemble des mentions obligatoires imposées par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que les personnes concernées sont dûment informées, conformément aux dispositions dudit article 14.
VI - Sur les personnes habilitées à avoir accès au traitement
La Commission observe que les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- les Administrateurs du site ;
- les Responsables commerciaux ;
- le Chef de la Section Exploitation.
Considérant les attributions de chacun de ces individus, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que lesdits accès sont justifiés, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par ailleurs, la Commission prend acte que sont également habilitées à avoir accès au traitement, les personnes suivantes :
- les abonnés qui ont accès à leur compte en ligne ;
- les utilisateurs du site qui ont accès à la partie publique dudit site.
VII - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII - Sur la durée de conservation
La Commission constate que les informations nominatives collectées sont conservées jusqu’à six mois après la date de résiliation de l’abonnement du client, à l’exception des factures, qui sont conservées en ligne durant trois ans.
Toutefois, en ce qui concerne l’annuaire de service, le responsable de traitement indique que les informations sont conservées «tout le temps» au motif qu’il s’agit d’«informations statiques disponibles en permanence».
Or, ces informations de contact, présentes sur le site Internet, sont nécessairement mises à jour en fonction des mouvements de personnel au sein du Service des Parkings Publics.
C’est pourquoi la Commission considère que le délai de conservation applicable à cette catégorie d’informations est en fait limité à la durée durant laquelle les individus concernés sont en fonction aux postes listés dans le cadre de ladite rubrique.
Au vu de ces éléments, la Commission estime donc que les durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré :
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du site Internet www.monaco-parkings.mc».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 13.636 du 25 septembre 1998 portant création d’un Service des Parkings Publics ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des départements ministériels ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’Etat le 24 mars 2011 concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion du site Internet www.monaco-parkings.mc» ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 mai 2011 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Conformément à l’ordonnance souveraine n° 13.636 du 25 septembre 1998 portant création d’un Service des Parkings Publics, ledit service est placé «sous l’autorité du Conseiller de Gouvernement pour les Travaux Publics et les Affaires Sociales».
En application de l’ordonnance souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, ces mêmes attributions relèvent désormais du Département de l’Equipement, de l’Environnement et de l’Urbanisme.
Ainsi, conformément aux dispositions de l’article 7 de la loi n° 1.165, modifiée, du 23 décembre 1993, le Ministre d’Etat, responsable de traitement concernant les traitements exploités par les services de l’Etat, soumet la présente demande d’avis relative au traitement ayant pour finalité «Gestion du site Internet www.monaco-parkings.mc».
I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le présent traitement a pour finalité «Gestion du site Internet www.monaco-parkings.mc».
Les personnes concernées sont les abonnés, ainsi que les utilisateurs potentiels des Parkings Publics de la Principauté.
Toutefois, il convient de constater que sont également susceptibles d’être collectées des données relatives à l’employeur, notamment lorsque l’abonnement est souscrit à des fins professionnelles. Il conviendra donc d’ajouter cette catégorie de personnes au titre des personnes concernées par le traitement.
Enfin, les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
- demande d’abonnement ;
- vérification des factures ainsi que de leur détail ;
- vérification de passages et des transactions pour les clients disposant d’une Carte à Décompte (CD) ;
- rechargement possible pour les détenteurs de CD ;
- transfert de solde d’une carte à une autre pour chaque client possédant une CD ;
- diffusion des actualités ;
- annuaire de service ;
- demande de renseignements en ligne ;
- alimentation et interconnexion du traitement «Gestion des abonnés et clients des Parkings Publics» ;
- infos pratiques (FAQ, renseignements, localisation des parkings, fiche parking) ;
- informations en temps réel sur la fréquentation des parkings.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
Toutefois, elle prend acte de l’existence d’une catégorie supplémentaire de personnes concernées.
II - Sur la licéité du traitement
En premier lieu, la Commission constate que le Service des Parkings Publics dispose d’une existence légale grâce à l’ordonnance souveraine n° 13.636 du 25 septembre 1998 portant création d’un Service des Parkings Publics.
Aux termes de ladite ordonnance souveraine, le Service des Parkings Publics est chargé de la gestion et de l’exploitation des parkings publics de la Principauté.
Ainsi, la Commission prend acte des déclarations du responsable de traitement selon lesquelles «l’objectif de ce traitement est de fournir aux clients du Service des Parkings Publics un prolongement naturel du service dont il dispose sur la plateforme électronique moderne : Internet».
Il s’agit donc de procéder à une mise en ligne des services dont les abonnés disposent déjà dans leur relation avec le service abonnés des parkings publics, dans une perspective de modernisation.
En second lieu, la Commission relève que le Service des Parkings Publics souhaite également ajouter de nouveaux types de services, tels que le comptage des places de parking en temps réel, les actualités, ou encore le plan d’implantation des parkings en Principauté.
Ces services sont destinés tant aux abonnés des parkings publics, qu’à tout visiteur du site Internet et potentiel futur abonné des parkings publics.
Il ressort de ces éléments que ces services en ligne entrent bien dans le cadre des missions de gestion et d’exploitation des parkings publics, au sens de l’ordonnance souveraine n° 13.636, précitée.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que le traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n°1.165, modifiée.
III – Sur la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par :
- le respect d’une obligation légale à laquelle est soumis le responsable de traitement ;
- un motif d’intérêt public ;
- l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles avec la personne concernée.
A ce titre, la Commission constate que le traitement correspond à la mise en ligne d’un certain nombre de services couramment délivrés aux abonnés des parkings publics, et qui entrent dans le cadre des missions de gestion et d’exploitation des parkings publics au sens de l’ordonnance souveraine n° 13.636 portant création du Service des Parkings Publics, précitée.
Toutefois, la Commission estime que la mise en œuvre du traitement, objet de la présente délibération, ne constitue pas en tant que telle une obligation légale imposée au Service des Parkings Publics.
Par ailleurs, la Commission considère que les services susmentionnés participent à un motif d’intérêt public, à savoir assurer la bonne gestion des parkings sur le territoire de la Principauté de Monaco.
Enfin, elle relève que le traitement permet la gestion en ligne par les clients de leurs abonnements, ainsi que la souscription en ligne à diverses formules d’abonnement par les utilisateurs intéressés.
Au surplus, la Commission observe que dans certains cas, le client donne son consentement exprès au traitement de ses informations nominatives, comme par exemple lorsqu’il choisit de recourir à la facturation électronique.
Au vu de ces éléments, elle estime que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV - Sur les informations traitées
Les informations nominatives objets du traitement sont :
- identité : nom, prénom, raison sociale ;
- adresses et coordonnées : adresse, code postal, ville, pays, téléphone ;
- caractéristiques financières : coordonnées bancaires (RIB, BIC/IBAN), factures, moyen et fréquence de paiement ;
- données d’identification électronique : email, n° de facture, n° de client, n° d’engagement/contrat, n° de carte ;
- passages aux entrées/ sorties : horodatage de chaque passage ainsi que le parking ;
- factures ainsi que le détail : montant de l’abonnement et éventuels dépassements, répartis par parking fréquenté ;
- identification du véhicule : marque, modèle, immatriculation, couleur, cylindré pour les motos ;
- facture électronique : engagement de ne recevoir sa facture que sous forme électronique (opération réversible) ;
- annuaire de service : nom, fonction, téléphone, email.
Les six premières catégories d’informations ont pour origine le traitement ayant pour finalité «Gestion des abonnés et clients des parkings publics», lequel a fait l’objet d’une demande d’avis favorable de la Commission dans le cadre des délibérations n° 2001-40 du 11 septembre 2001 et n° 2005-20 du 7 décembre 2005.
Par ailleurs, les données relatives à l’identification du véhicule et à la facture électronique ont pour origine le client lui-même.
Enfin, l’annuaire de service est établi par le Service des Parkings Publics.
Au vu de ces éléments, la Commission considère que les informations collectées sont «adéquates, pertinentes et non excessives», conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
V - Sur les droits des personnes concernées
- Sur l’exercice du droit d’accès, de rectification et de suppression :
La Commission constate que le droit d’accès peut être exercé de plusieurs manières : par un accès en ligne de l’abonné à son compte client ; par courrier électronique ou voie postale ; ou enfin, sur place en se rendant dans les bureaux du Service des Parkings Publics.
Le délai de réponse est de trente jours.
Les droits de rectification ou mise à jour, et de suppression des données sont exercés selon les mêmes modalités.
La Commission constate ainsi que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions de la loi n° 1.165, modifiée.
- Sur l’information des personnes concernées :
Le responsable de traitement indique que l’information préalable des personnes concernées est effectuée via une rubrique propre à la protection des données accessibles en ligne.
La Commission considère que cette modalité d’information est suffisante en ce qu’elle permet d’atteindre l’ensemble des personnes concernées par le traitement, y compris les employeurs.
De plus, la rubrique d’information comprend l’ensemble des mentions obligatoires imposées par l’article 14 de la loi n° 1.165, modifiée.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que les personnes concernées sont dûment informées, conformément aux dispositions dudit article 14.
VI - Sur les personnes habilitées à avoir accès au traitement
La Commission observe que les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- les Administrateurs du site ;
- les Responsables commerciaux ;
- le Chef de la Section Exploitation.
Considérant les attributions de chacun de ces individus, et eu égard à la finalité du traitement, la Commission considère que lesdits accès sont justifiés, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée.
Par ailleurs, la Commission prend acte que sont également habilitées à avoir accès au traitement, les personnes suivantes :
- les abonnés qui ont accès à leur compte en ligne ;
- les utilisateurs du site qui ont accès à la partie publique dudit site.
VII - Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations n’appellent pas d’observation.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII - Sur la durée de conservation
La Commission constate que les informations nominatives collectées sont conservées jusqu’à six mois après la date de résiliation de l’abonnement du client, à l’exception des factures, qui sont conservées en ligne durant trois ans.
Toutefois, en ce qui concerne l’annuaire de service, le responsable de traitement indique que les informations sont conservées «tout le temps» au motif qu’il s’agit d’«informations statiques disponibles en permanence».
Or, ces informations de contact, présentes sur le site Internet, sont nécessairement mises à jour en fonction des mouvements de personnel au sein du Service des Parkings Publics.
C’est pourquoi la Commission considère que le délai de conservation applicable à cette catégorie d’informations est en fait limité à la durée durant laquelle les individus concernés sont en fonction aux postes listés dans le cadre de ladite rubrique.
Au vu de ces éléments, la Commission estime donc que les durées de conservation sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré :
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion du site Internet www.monaco-parkings.mc».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.