Délibération n° 07-21 du 20 mars 2007 portant avis favorable avec réserve sur la demande présentée, en régularisation, par le Ministre d’Etat, relative au traitement automatisé ayant pour finalité «Constitution du dossier employeur» de la Direction du Travail
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe, amendée, entrée en vigueur par les ordonnances souveraines du 15 février 2006 ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 13.327 du 12 février 1998 fixant les modalités d’application de la loi du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la loi n° 404 du 2 décembre 1944 relative au recensement de la main-d’œuvre ;
Vu la loi n° 537 du 12 mai 1951 relative à l’inspection du travail ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957, modifiée, tendant à réglementer les conditions d’embauchage et de licenciement en Principauté ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.675 du 18 février 2005 portant création d’une direction du travail ;
Vu la demande d’avis reçue le 13 décembre 2006 concernant la mise en œuvre par le Ministre d’Etat d’un traitement automatisé relatif à la «Constitution du dossier employeur» de la Direction du travail ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Considérant le caractère complet de la demande d’avis notifié à l’autorité compétente le 12 janvier 2007 ;
Considérant la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée à l’autorité compétente le 9 mars 2007, conformément à l’article 20 de l’ordonnance souveraine susvisée ;
I. Sur la finalité et les caractéristiques du traitement
Considérant que le traitement en objet a pour finalité «Constitution du dossier employeur» ;
Que, mis en œuvre en 1986, il est soumis à l’avis de la Commission à titre de régularisation ;
Qu’il concerne uniquement les employeurs de la Principauté de Monaco, soit environ 4500 personnes physiques ou morales ;
Qu’il a pour caractéristiques :
- de «créer et mettre à jour le fichier des employeurs de Monaco» ;
- d’être un «support des indications relatives aux données de production de statistiques».
Qu’il permet d’établir un lien avec les
- «demandes d’embauche et de permis de travail» ;
- «offres d’emploi» ;
- «accidents du travail et maladies professionnelles».
II. Sur la légitimité du traitement
Considérant que l’ordonnance souveraine n° 16.675 du 18 février 2005 porte création d’une direction du travail «placée sous l’autorité du Conseiller de Gouvernement pour les Affaires Sociales et la Santé» ; que l’article 3 de ce texte a abrogé les «ordonnances n° 2.314 du 5 août 1960 créant une Direction du Travail et des Affaires Sociales et n° 9.567 du 5 septembre 1989 portant attribution de compétences en matière d’affaires sociales, modifiée» ;
Qu’aux termes de l’article 2 de l’ordonnance souveraine du 18 février 2005, cette Direction est, notamment, chargée :
- «de l’étude et de l’élaboration de projets de textes législatifs et réglementaires en matière de droit du travail ;
- de l’application de la législation et de la réglementation du travail ;
- du suivi de l’application des conventions internationales en matière de droit du travail ;
- du contrôle, au sein de tous les établissements industriels, commerciaux et artisanaux, de l’application des dispositions légales et réglementaires concernant les conditions du travail et la protection des travailleurs dans les domaines de la sécurité, de l’hygiène et de la santé ;
- de l’information des employeurs et des salariés sur l’état de la législation et de la réglementation du travail et sur leurs modalités d’application ;
- de la mise en oeuvre de la concertation et de la négociation collective entre les partenaires sociaux ;
- de l’information, l’orientation, du suivi et du placement des demandeurs d’emploi ;
- de la délivrance des autorisations d’embauchage et des permis de travail ;
- de l’attribution et du service des aides à l’embauche ;
- du contrôle du respect de la législation sur les conditions d’embauchage et de licenciement ;
- de la gestion du régime d’indemnisation du chômage ;
- des études statistiques et analytiques sur le marché de l’emploi et de ses perspectives ;
- de toutes missions concernant l’emploi qui lui seraient confiées».
Considérant qu’aux termes de l’article 3 de la loi n° 629 du 17 juillet 1957 susvisée «toute offre d’emploi doit être déclarée par l’employeur à la direction de la main d’œuvre et des emplois qui lui adresse, dans les quatre jours francs de la déclaration, le ou les candidats à l’emploi. Qu’à défaut de réponse dans ce délai, l’employeur peut proposer un autre candidat. Cependant, en cas d’urgence reconnue par la direction de la main-d’œuvre et des emplois, cette procédure ne sera pas suivie, l’employeur ayant, dans ce cas particulier, après accord préalable de ce service, la possibilité de procéder à l’embauchage, pour une durée limitée, du personnel qui lui fait défaut. L’embauchage des gens de maison sera assujetti à cette règle d’urgence» ;
Que, selon son article 4, «tout employeur qui entend embaucher ou réembaucher un travailleur de nationalité étrangère doit obtenir, préalablement à l’entrée en service de ce dernier, une autorisation écrite de la direction de la main d’œuvre et des emplois. Tout employeur qui embauche un travailleur de nationalité monégasque doit en faire la déclaration écrite à cette même direction, dès l’entrée en fonction de l’intéressé» ;
Considérant que l’article 3 de la loi n° 537 du 12 mai 1951 relative à l’inspection du travail dispose que «les projets de création ou de transformation d’entreprise commerciale ou industrielle comportant l’emploi de main-d’œuvre seront soumis obligatoirement à l’inspection du travail qui donnera son avis sur la conformité des installations aux prescriptions légales et réglementaires sur l’hygiène et la sécurité des travailleurs» ;
Que le texte ne mentionne pas d’avis spécifique accordé pour les activités autres que celles qualifiées «d’entreprise commerciale ou industrielle» ;
Considérant que la loi n° 404 du 2 décembre 1944 relative au recensement de la main-d’œuvre prévoit que «toute personne physique ou morale, occupant habituellement un ou plusieurs ouvriers ou employés, est tenue d’adresser chaque année (…) au Ministère d’Etat - bureau de la main d’œuvre et des emplois – un état de son personnel en service (…)» ;
Considérant que la loi n° 537 du 12 mai 1951 relative à l’inspection du travail dispose que «l’inspection du travail assure, dans les formes et conditions prévues par la présente loi, l’application des dispositions légales concernant les conditions du travail et la protection des travailleurs dans l’exercice de leur profession» ;
Considérant que le traitement automatisé ayant pour finalité «constitution du dossier employeur» est légitime au regard des attributions de la Direction du Travail ;
III. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Considérant que les mesures prises pour permettre aux personnes d’exercer leur droit d’accès ne mentionnent pas les modalités d’information des employeurs quant au traitement informatique des informations recueillies par la Direction du Travail et de leur droit d’accès et de rectification à ces informations ;
Que le présent traitement ne peut faire l’objet d’un droit d’opposition en vertu des dispositions de l’article 13 de la loi n° 1.165 ;
Que la Commission recommande qu’un affichage dans les locaux destinés à recevoir le public soit envisagé afin d’assurer l’information des personnes concernées ;
IV. Sur la sécurité des informations
Considérant que la sécurité des informations est gérée par l’environnement technique mis en place par le Service Informatique de l’Etat ;
Que l’accès aux informations du traitement dont s’agit est protégé par un login nominatif et un mot de passe ;
Que tous les agents de la Direction du Travail ont accès à l’ensemble de ces données en consultation ;
Qu’il n’est cependant pas fait mention des catégories d’agents de la Direction du Travail ayant possibilité de saisir et mettre à jour les informations dans ce traitement ; que la Commission recommande donc que soit précisé ce dernier point ;
Considérant que le traitement en objet met en évidence un partage d’informations entre la Direction du Travail et la Direction de l’Expansion Economique ;
Que ce partage d’informations est réalisé, d’une part, de manière automatisée, par un accès en consultation accordé au traitement à la Direction de l’Expansion Economique, d’autre part, de manière non automatisée, par l’envoi régulier d’informations de ladite Direction à la Direction du Travail sur support papier ;
V. Sur le partage d’informations nominatives
1) Sur les accès en consultation attribués à la Direction de l’Expansion Economique
Considérant l’accès en consultation attribué à certains agents de la Direction de l’Expansion Economique (DEE) ;
Que l’accès donné sur les informations relatives aux employeurs est décrit dans les caractéristiques du traitement comme étant un «support des indications relatives aux données de production de statistiques» ;
Que les personnes disposant des accès développés ci-après au sein de la Direction de l’Expansion Economique sont le Directeur et son adjoint, 5 personnes travaillant au sein de la Division de l’Administration Générale, section création d’entreprise, et 4 personnes travaillant auprès de la Division des Enquêtes Economiques et Financières ;
Considérant qu’à des «fins de contrôle des effectifs salariés des entreprises, notamment dans le cadre des renouvellements des autorisations d’exploiter (…)», les données traitées par la Direction du Travail au titre du logement, des caractéristiques économiques et financières, du numéro de l’employeur et du numéro SSEE «sont accessibles en mode consultation par les agents habilités de la Direction de l’Expansion Economique» ;
Que la demande d’avis fonde ces accès sur les obligations qui incombent à la DEE dans le cadre de la gestion des dossiers des entreprises ayant ou souhaitant exercer une activité économique en Principauté ; que, plus particulièrement pour la Division des Enquêtes Economiques et Financières, ces échanges permettent de disposer d’informations «dans le cadre des enquêtes économiques et financières» diligentées conformément à la loi n° 767 du 8 juillet 1964 relative à la révocation des autorisations de constitution des sociétés anonymes et en commandite par actions ;
Considérant, par ailleurs, que les échanges d’informations s’inscrivent, selon la demande d’avis, dans le cadre de l’article 3 de la loi n° 537 du 12 mai 1951 sus-mentionnée ; que s’ils trouvent à s’appliquer pour les sociétés ayant une activité industrielle ou commerciale, la Commission observe que, pour les organismes ne relevant pas de cette qualification, la loi ne prévoit pas de communication d’informations entre lesdites Directions ;
Considérant, par ailleurs, que la demande d’avis met en évidence d’une part, un accès à l’«effectif salarié de l’entreprise», soit au nombre de salariés d’un employeur, et, d’autre part, dans le cadre des transmissions d’informations nominatives, un accès en consultation à «la liste des salariés par employeur» ;
Qu’il semble que cette «liste de salariés par employeur» soit établie par le biais d’un lien informatique entre le fichier en objet et le traitement automatisé ayant pour finalité «gestion et suivi des autorisations d’embauchage et des permis de travail» , concomitamment déposé auprès de la CCIN ;
Que la Commission s’interroge sur l’accès à ces données qui concernent non pas les acteurs économiques de la place mais les salariés, au travers de leur numéro de permis de travail qui est une information indirectement nominative ;
Que s’il appert légitime que la Direction de l’Expansion Economique ait connaissance du nombre de salariés employés par les organismes exerçant une activité de son ressort, aux fins notamment d’établir des statistiques, la Commission considère que l’accès par la Direction de l’Expansion Economique à cette liste, indirectement nominative, n’apparaît pas justifié eu égard aux missions des services de ladite Direction ;
Qu’aux termes de la loi n° 404 du 2 décembre 1944 précitée, les employeurs de la Principauté étant tenus, pour le recensement annuel de leur personnel, d’adresser «un état de [leur] personnel en service», la Commission estime que les chiffres seuls par catégorie de personnel, non nominatifs, suffisent à répondre aux attributions de la Direction de l’Expansion Economique ; qu’ils permettent d’établir, par exemple, si une «société ne dispose pas, sur le territoire de la Principauté, d’une installation et d’un personnel permettant la poursuite normale de l’objet social statutaire autorisé par le Gouvernement à la création de la société ou à la suite d’un acte modificatif des statuts», tel que prévu par l’article 1er de la loi n° 767 du 8 juillet 1964 précitées ;
Que la Commission demande donc que l’accès à ces listes, indirectement nominatives, attribué à la Direction de l’Expansion Economique soit supprimé ;
2) Sur les accès non mentionnés par la Direction du Travail aux traitements mis en œuvre par la DEE
Considérant que la Direction de l’Expansion Economique a indiqué, dans le cadre de demandes d’avis soumises à la Commission portant sur des traitements automatisés d’informations nominatives exploités par ses services, que le Service de l’Emploi dispose d’un accès en consultation à certaines informations exploitées par ladite Direction ; que le service de l’emploi dispose d’un compte utilisateur défini pour les traitements suivants mis en œuvre conformément à la loi n° 1.165 :
Que le traitement ayant pour finalité «Tenue du registre des professions et du registre des artisans», mis en œuvre le 7 novembre 2005, mentionne qu’une personne du service de l’emploi dispose d’un accès à l’intégralité des informations y exploitées ;
Que les informations accessibles en consultation par le Service de l’emploi de la Direction du Travail concernent notamment :
- «l’identité de l’intéressé : nom, nom de jeune fille, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité d’origine et nationalité actuelle, mode et date d’acquisition» ;
- l’adresse personnelle et professionnelle de l’intéressé ;
- la situation de famille de l’intéressé : marié, séparé ou divorcé, veuf, et si le demandeur est marié, le nom et prénoms du conjoint, régime matrimonial, si le demandeur est séparé ou divorcé, la date et lieu du jugement, si le demandeur est veuf : la date du décès du conjoint ;
Que, dans son avis portant sur ledit traitement émis par délibération n° 05.13 du 3 octobre 2005, la Commission avait rappelé «que ces accès ne doivent être dévolus aux personnes concernées que dans le strict cadre de l’accomplissement des missions légalement conférées au service demandeur» ;
Que la Direction de l’Expansion Economique a également mentionné l’accès intégral dévolu au Service de l’Emploi dans le cadre du traitement automatisé ayant pour finalité «tenue du répertoire du Commerce et de l’Industrie», mis en œuvre le 19 février 2002, modifié le 19 août 2004 ;
Que, compte tenu du caractère confidentiel d’informations figurant dans ce traitement, par délibération n° 01.49 du 3 décembre 2001, la Commission avait invité l’autorité compétente «à n’envisager ces accès que dans le strict cadre de l’accomplissement des missions légalement conférées au service demandeur» ;
Considérant que la Constitution monégasque consacre, la liberté du travail, en son article 25, et le droit au respect de la vie privée et familiale, en son article 22 ;
Considérant les dispositions de l’article 8 de la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales intitulé «Droit au respect de la vie privée et familiale» ;
Que le droit d’opposition ne peut s’appliquer à ce traitement eu égard aux dispositions de l’article 13 de la loi n° 1.165 ;
Qu’aux termes de son article 8 chiffre 7, il appartient à la personne morale qui met en œuvre un traitement automatisé de prendre «les mesures propres à assurer la sécurité du traitement et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi» ;
Que la présente demande d’avis ne mentionnant pas les accès précités, la Commission s’interroge sur l’utilisation faite, par le service de l’emploi, ou la Direction du Travail, des informations consultées ;
Que la Commission demande que les liens informatiques concernant les traitements d’informations nominatives entre la Direction du Travail et la DEE soient déclarés et justifiés afin de décrire les accès, échanges ou transferts d’informations entre ces deux entités, le détail des informations nominatives accessibles et les personnes habilitées à disposer de ces accès «en raison de leurs fonctions», ainsi que la justification y relative au regard des missions desdites directions ;
Que si ces accès ne s’avéraient pas nécessaires à la Direction du Travail, la Commission invite l’autorité compétente à modifier les traitements de la Direction de l’Expansion Economique afin de les supprimer ;
Que dans le cas contraire, la présente demande d’avis soit modifiée afin de faire apparaître lesdits accès, cantonnés aux strictes informations nécessaires à l’accomplissement des missions dévolues à la Direction du Travail ;
Que soient alors spécifiées «les personnes qui, en raison de leur fonction» au sein de ladite Direction, ont accès aux informations, conformément à l’article 8 chiffre 4 de la loi n° 1.165 ; que soient, notamment, précisées les raisons qui justifieraient un accès aux informations relatives à l’historique de la nationalité de l’intéressé et à sa situation familiale ;
3) Sur les informations adressées par la Direction de l’Expansion Economique à la Direction du Travail
Considérant que, selon la demande d’avis, la Direction de l’Expansion Economique transmet à la Direction du Travail «sous forme papier préalablement à la constitution du dossier employeur» des informations nominatives relatives aux employeurs concernant :
- le «lieu où s’exerce l’activité et le numéro de téléphone de la société» ;
- les caractéristiques économiques et financières, «type d’activité - activité dominante - convention collective - avis de la Commission technique» ;
- le numéro employeur, «numéro d’affiliation aux organisme sociaux» ;
- le numéro SSEE, «numéro qui qualifie le type d’activité de la société»;
Que la Direction de l’Expansion Economique transmet également le «changement d’adresse ou de forme juridique d’une société» à la Direction du Travail qui procède aux modifications de ses fichiers ;
Considérant qu’au titre du traitement ayant pour finalité «fichier d’identification statistique», mis en œuvre le 28 juin 2006, la Direction de l’Expansion Economique a spécifié qu’était destinataire des informations relatives à l’identité («nom de la personne morale, raison sociale, enseigne, numéro DSEE, type d’établissement, numéro du répertoire du Commerce et de l’Industrie») «tout service administratif qui en ferait la demande» ;
Que s’agissant d’un échange systématique de données, la Commission relève qu’en l’espèce, ce transfert de données vers la Direction du Travail devrait être transparent ; que les services concernés de ladite Direction devraient clairement apparaître comme destinataire des informations ;
Considérant l’existence d’échanges d’informations de la DEE vers la Direction du Travail, la Commission recommande que le traitement ayant pour finalité «fichier d’identification statistique» de la Direction de l’Expansion Economique soit modifié afin de tenir compte de cet échange de données systématique ;
VI. Sur les catégories d’informations traitées et leurs destinataires
Considérant que les informations nominatives traitées sont les suivantes :
- l’identité : raison sociale, nom, prénom des responsables de sociétés, forme juridique, enseigne de l’établissement ; que ces informations ont pour origine la Direction de l’Expansion Economique ;
- logement : lieu où s’exerce l’activité et le numéro de téléphone de la société ; que ces informations ont pour origine la Direction de l’Expansion Economique;
- le n° SSEE, qui qualifie le type d’activité de la société et a également pour origine ladite Direction ;
- Caractéristiques économiques et financières : type d’activité, activité dominante, convention collective, avis de la commission technique ; que ces informations ont pour origine l’intéressé et la Direction du Travail ;
- Le numéro employeur : numéro d’affiliation aux organismes sociaux, que cette information a pour origine les caisses sociales monégasques, tel que déclaré par les Caisses sociales dans le cadre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion du domaine recouvrement des cotisations» (récépissé de la CCIN n°2002.00536 du 20 septembre 2002) qui a, notamment pour caractéristique cette immatriculation ;
- La Commission Technique : date, résultat positif ou non ; cette information a pour origine la Direction du Travail ;
- Informations supplémentaires de mise à jour : nom, prénom de l’opérateur ayant créé ou modifié la fiche, la date et l’heure ; cette information a pour origine le système informatique ;
- L’effectif salarié de l’entreprise, soit le nombre de salariés en activité dans l’entreprise ; cette information a pour origine la Direction du Travail.
Considérant qu’au vu de la copie d’écran fournie en annexe au dossier de demande d’avis, la rubrique «effectif salarié de l’entreprise» est composée d’une part, du nom de la société et de son numéro CAR, d’autre part des permis de travail en cours pour cet organisme, reprenant la date de début et de fin du permis, le numéro du permis, l’intitulé du poste auquel il se rapporte, et deux mentions «admin» et «n° offres S», non définies ;
Que le numéro de permis de travail étant une information indirectement nominative permettant d’identifier une personne physique déterminée ou déterminable, la demande d’avis devra être complétée sur ce point afin, d’une part de définir les mentions non précisées, et d’autre part, de faire apparaître le traitement des données précitées ;
VII. Sur la durée de conservation
Considérant que les informations relatives à l’identité, au logement aux caractéristiques économiques et financières, au numéro employeur, au numéro SSEE sont conservées «40 années après la cessation d’activité» ;
Considérant que les informations relatives à l’effectif des salariés, mises à jour de manière automatique, sont également conservées «40 ans après la cessation d’activité» ;
Que la Commission relève, eu égard à la copie d’écran fournie en annexe à la demande d’avis, qu’est donc indirectement conservée la liste des personnes ayant travaillé au sein d’une entreprise à sa cessation d’activité, au travers de leur numéro de permis de travail ;
Qu’il est donc techniquement possible d’identifier les salariés y ayant travaillé, les informations nominatives concernant ces derniers étant conservées selon les recommandations émises par la Commission aux termes de sa délibération relative au traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des procédures d’embauche et de permis de travail», concomitamment déposé auprès de la CCIN ;
Considérant que les informations relatives à la Commission technique et aux informations supplémentaires de mise à jour sont conservées pendant «la durée de vie de la fiche» ;
Que la Commission recommande que soit précisée la distinction opérée entre «la durée de vie de la fiche» employeur et la période précitée se rapportant à la durée de conservation des informations concernant les employeurs ;
Après en avoir délibéré :
Rappelle :
- les dispositions des articles 22 et 25 de la Constitution monégasque qui consacrent le droit à la vie privée et familiale et la liberté du travail ;
- les dispositions de l’article 8 de la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales ;
- les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 relatives à l’information des personnes auprès desquelles les informations nominatives sont recueillies, et notamment au regard du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
- les dispositions de l’article 8 chiffre 7 et de l’article 17 de la loi n° 1.165 relatives à la sécurité des informations et des traitements ;
Recommande :
- qu’un affichage dans les locaux destinés à recevoir le public soit envisagé afin d’assurer l’information des personnes concernées ;
- que soient précisés les services et fonctions des agents de la Direction du Travail qui ont accès au traitement en saisie et en mise à jour ;
- que soient définies et déclarées les mentions figurant sur la liste des salariés par employeurs pouvant être réalisée sur la base de ce traitement ;
- que soit précisée la distinction opérée entre «la durée de vie de la fiche» employeur et la période se rapportant à la durée de conservation des informations concernant les employeurs ;
Demande que :
- les modalités des échanges d’informations nominatives et que la nature des informations échangées entre la Direction du Travail et la Direction de l’Expansion Economique soient précisées et harmonisées entre la présente demande d’avis et les traitements légalement mis en œuvre par la Direction de l’Expansion Economique en tenant compte des opérations réalisées et du cadre de l’accomplissement des missions légalement conférées aux services ;
- l’accès par la Direction de l’Expansion Economique à la liste indirectement nominative des personnes travaillant au sein d’entreprises de la Principauté soit supprimé, à défaut de justification légale ;
Emet un avis favorable à la mise en œuvre par l’autorité compétente du traitement automatisé de la Direction du Travail ayant pour finalité «constitution du dossier employeur», sous réserve des déclarations et justifications concernant les modalités de partage d’informations entre la Direction du Travail et la Direction de l’Expansion Economique.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe, amendée, entrée en vigueur par les ordonnances souveraines du 15 février 2006 ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 réglementant les traitements d’informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 13.327 du 12 février 1998 fixant les modalités d’application de la loi du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la loi n° 404 du 2 décembre 1944 relative au recensement de la main-d’œuvre ;
Vu la loi n° 537 du 12 mai 1951 relative à l’inspection du travail ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957, modifiée, tendant à réglementer les conditions d’embauchage et de licenciement en Principauté ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 16.675 du 18 février 2005 portant création d’une direction du travail ;
Vu la demande d’avis reçue le 13 décembre 2006 concernant la mise en œuvre par le Ministre d’Etat d’un traitement automatisé relatif à la «Constitution du dossier employeur» de la Direction du travail ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Considérant le caractère complet de la demande d’avis notifié à l’autorité compétente le 12 janvier 2007 ;
Considérant la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée à l’autorité compétente le 9 mars 2007, conformément à l’article 20 de l’ordonnance souveraine susvisée ;
I. Sur la finalité et les caractéristiques du traitement
Considérant que le traitement en objet a pour finalité «Constitution du dossier employeur» ;
Que, mis en œuvre en 1986, il est soumis à l’avis de la Commission à titre de régularisation ;
Qu’il concerne uniquement les employeurs de la Principauté de Monaco, soit environ 4500 personnes physiques ou morales ;
Qu’il a pour caractéristiques :
- de «créer et mettre à jour le fichier des employeurs de Monaco» ;
- d’être un «support des indications relatives aux données de production de statistiques».
Qu’il permet d’établir un lien avec les
- «demandes d’embauche et de permis de travail» ;
- «offres d’emploi» ;
- «accidents du travail et maladies professionnelles».
II. Sur la légitimité du traitement
Considérant que l’ordonnance souveraine n° 16.675 du 18 février 2005 porte création d’une direction du travail «placée sous l’autorité du Conseiller de Gouvernement pour les Affaires Sociales et la Santé» ; que l’article 3 de ce texte a abrogé les «ordonnances n° 2.314 du 5 août 1960 créant une Direction du Travail et des Affaires Sociales et n° 9.567 du 5 septembre 1989 portant attribution de compétences en matière d’affaires sociales, modifiée» ;
Qu’aux termes de l’article 2 de l’ordonnance souveraine du 18 février 2005, cette Direction est, notamment, chargée :
- «de l’étude et de l’élaboration de projets de textes législatifs et réglementaires en matière de droit du travail ;
- de l’application de la législation et de la réglementation du travail ;
- du suivi de l’application des conventions internationales en matière de droit du travail ;
- du contrôle, au sein de tous les établissements industriels, commerciaux et artisanaux, de l’application des dispositions légales et réglementaires concernant les conditions du travail et la protection des travailleurs dans les domaines de la sécurité, de l’hygiène et de la santé ;
- de l’information des employeurs et des salariés sur l’état de la législation et de la réglementation du travail et sur leurs modalités d’application ;
- de la mise en oeuvre de la concertation et de la négociation collective entre les partenaires sociaux ;
- de l’information, l’orientation, du suivi et du placement des demandeurs d’emploi ;
- de la délivrance des autorisations d’embauchage et des permis de travail ;
- de l’attribution et du service des aides à l’embauche ;
- du contrôle du respect de la législation sur les conditions d’embauchage et de licenciement ;
- de la gestion du régime d’indemnisation du chômage ;
- des études statistiques et analytiques sur le marché de l’emploi et de ses perspectives ;
- de toutes missions concernant l’emploi qui lui seraient confiées».
Considérant qu’aux termes de l’article 3 de la loi n° 629 du 17 juillet 1957 susvisée «toute offre d’emploi doit être déclarée par l’employeur à la direction de la main d’œuvre et des emplois qui lui adresse, dans les quatre jours francs de la déclaration, le ou les candidats à l’emploi. Qu’à défaut de réponse dans ce délai, l’employeur peut proposer un autre candidat. Cependant, en cas d’urgence reconnue par la direction de la main-d’œuvre et des emplois, cette procédure ne sera pas suivie, l’employeur ayant, dans ce cas particulier, après accord préalable de ce service, la possibilité de procéder à l’embauchage, pour une durée limitée, du personnel qui lui fait défaut. L’embauchage des gens de maison sera assujetti à cette règle d’urgence» ;
Que, selon son article 4, «tout employeur qui entend embaucher ou réembaucher un travailleur de nationalité étrangère doit obtenir, préalablement à l’entrée en service de ce dernier, une autorisation écrite de la direction de la main d’œuvre et des emplois. Tout employeur qui embauche un travailleur de nationalité monégasque doit en faire la déclaration écrite à cette même direction, dès l’entrée en fonction de l’intéressé» ;
Considérant que l’article 3 de la loi n° 537 du 12 mai 1951 relative à l’inspection du travail dispose que «les projets de création ou de transformation d’entreprise commerciale ou industrielle comportant l’emploi de main-d’œuvre seront soumis obligatoirement à l’inspection du travail qui donnera son avis sur la conformité des installations aux prescriptions légales et réglementaires sur l’hygiène et la sécurité des travailleurs» ;
Que le texte ne mentionne pas d’avis spécifique accordé pour les activités autres que celles qualifiées «d’entreprise commerciale ou industrielle» ;
Considérant que la loi n° 404 du 2 décembre 1944 relative au recensement de la main-d’œuvre prévoit que «toute personne physique ou morale, occupant habituellement un ou plusieurs ouvriers ou employés, est tenue d’adresser chaque année (…) au Ministère d’Etat - bureau de la main d’œuvre et des emplois – un état de son personnel en service (…)» ;
Considérant que la loi n° 537 du 12 mai 1951 relative à l’inspection du travail dispose que «l’inspection du travail assure, dans les formes et conditions prévues par la présente loi, l’application des dispositions légales concernant les conditions du travail et la protection des travailleurs dans l’exercice de leur profession» ;
Considérant que le traitement automatisé ayant pour finalité «constitution du dossier employeur» est légitime au regard des attributions de la Direction du Travail ;
III. Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
Considérant que les mesures prises pour permettre aux personnes d’exercer leur droit d’accès ne mentionnent pas les modalités d’information des employeurs quant au traitement informatique des informations recueillies par la Direction du Travail et de leur droit d’accès et de rectification à ces informations ;
Que le présent traitement ne peut faire l’objet d’un droit d’opposition en vertu des dispositions de l’article 13 de la loi n° 1.165 ;
Que la Commission recommande qu’un affichage dans les locaux destinés à recevoir le public soit envisagé afin d’assurer l’information des personnes concernées ;
IV. Sur la sécurité des informations
Considérant que la sécurité des informations est gérée par l’environnement technique mis en place par le Service Informatique de l’Etat ;
Que l’accès aux informations du traitement dont s’agit est protégé par un login nominatif et un mot de passe ;
Que tous les agents de la Direction du Travail ont accès à l’ensemble de ces données en consultation ;
Qu’il n’est cependant pas fait mention des catégories d’agents de la Direction du Travail ayant possibilité de saisir et mettre à jour les informations dans ce traitement ; que la Commission recommande donc que soit précisé ce dernier point ;
Considérant que le traitement en objet met en évidence un partage d’informations entre la Direction du Travail et la Direction de l’Expansion Economique ;
Que ce partage d’informations est réalisé, d’une part, de manière automatisée, par un accès en consultation accordé au traitement à la Direction de l’Expansion Economique, d’autre part, de manière non automatisée, par l’envoi régulier d’informations de ladite Direction à la Direction du Travail sur support papier ;
V. Sur le partage d’informations nominatives
1) Sur les accès en consultation attribués à la Direction de l’Expansion Economique
Considérant l’accès en consultation attribué à certains agents de la Direction de l’Expansion Economique (DEE) ;
Que l’accès donné sur les informations relatives aux employeurs est décrit dans les caractéristiques du traitement comme étant un «support des indications relatives aux données de production de statistiques» ;
Que les personnes disposant des accès développés ci-après au sein de la Direction de l’Expansion Economique sont le Directeur et son adjoint, 5 personnes travaillant au sein de la Division de l’Administration Générale, section création d’entreprise, et 4 personnes travaillant auprès de la Division des Enquêtes Economiques et Financières ;
Considérant qu’à des «fins de contrôle des effectifs salariés des entreprises, notamment dans le cadre des renouvellements des autorisations d’exploiter (…)», les données traitées par la Direction du Travail au titre du logement, des caractéristiques économiques et financières, du numéro de l’employeur et du numéro SSEE «sont accessibles en mode consultation par les agents habilités de la Direction de l’Expansion Economique» ;
Que la demande d’avis fonde ces accès sur les obligations qui incombent à la DEE dans le cadre de la gestion des dossiers des entreprises ayant ou souhaitant exercer une activité économique en Principauté ; que, plus particulièrement pour la Division des Enquêtes Economiques et Financières, ces échanges permettent de disposer d’informations «dans le cadre des enquêtes économiques et financières» diligentées conformément à la loi n° 767 du 8 juillet 1964 relative à la révocation des autorisations de constitution des sociétés anonymes et en commandite par actions ;
Considérant, par ailleurs, que les échanges d’informations s’inscrivent, selon la demande d’avis, dans le cadre de l’article 3 de la loi n° 537 du 12 mai 1951 sus-mentionnée ; que s’ils trouvent à s’appliquer pour les sociétés ayant une activité industrielle ou commerciale, la Commission observe que, pour les organismes ne relevant pas de cette qualification, la loi ne prévoit pas de communication d’informations entre lesdites Directions ;
Considérant, par ailleurs, que la demande d’avis met en évidence d’une part, un accès à l’«effectif salarié de l’entreprise», soit au nombre de salariés d’un employeur, et, d’autre part, dans le cadre des transmissions d’informations nominatives, un accès en consultation à «la liste des salariés par employeur» ;
Qu’il semble que cette «liste de salariés par employeur» soit établie par le biais d’un lien informatique entre le fichier en objet et le traitement automatisé ayant pour finalité «gestion et suivi des autorisations d’embauchage et des permis de travail» , concomitamment déposé auprès de la CCIN ;
Que la Commission s’interroge sur l’accès à ces données qui concernent non pas les acteurs économiques de la place mais les salariés, au travers de leur numéro de permis de travail qui est une information indirectement nominative ;
Que s’il appert légitime que la Direction de l’Expansion Economique ait connaissance du nombre de salariés employés par les organismes exerçant une activité de son ressort, aux fins notamment d’établir des statistiques, la Commission considère que l’accès par la Direction de l’Expansion Economique à cette liste, indirectement nominative, n’apparaît pas justifié eu égard aux missions des services de ladite Direction ;
Qu’aux termes de la loi n° 404 du 2 décembre 1944 précitée, les employeurs de la Principauté étant tenus, pour le recensement annuel de leur personnel, d’adresser «un état de [leur] personnel en service», la Commission estime que les chiffres seuls par catégorie de personnel, non nominatifs, suffisent à répondre aux attributions de la Direction de l’Expansion Economique ; qu’ils permettent d’établir, par exemple, si une «société ne dispose pas, sur le territoire de la Principauté, d’une installation et d’un personnel permettant la poursuite normale de l’objet social statutaire autorisé par le Gouvernement à la création de la société ou à la suite d’un acte modificatif des statuts», tel que prévu par l’article 1er de la loi n° 767 du 8 juillet 1964 précitées ;
Que la Commission demande donc que l’accès à ces listes, indirectement nominatives, attribué à la Direction de l’Expansion Economique soit supprimé ;
2) Sur les accès non mentionnés par la Direction du Travail aux traitements mis en œuvre par la DEE
Considérant que la Direction de l’Expansion Economique a indiqué, dans le cadre de demandes d’avis soumises à la Commission portant sur des traitements automatisés d’informations nominatives exploités par ses services, que le Service de l’Emploi dispose d’un accès en consultation à certaines informations exploitées par ladite Direction ; que le service de l’emploi dispose d’un compte utilisateur défini pour les traitements suivants mis en œuvre conformément à la loi n° 1.165 :
Que le traitement ayant pour finalité «Tenue du registre des professions et du registre des artisans», mis en œuvre le 7 novembre 2005, mentionne qu’une personne du service de l’emploi dispose d’un accès à l’intégralité des informations y exploitées ;
Que les informations accessibles en consultation par le Service de l’emploi de la Direction du Travail concernent notamment :
- «l’identité de l’intéressé : nom, nom de jeune fille, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité d’origine et nationalité actuelle, mode et date d’acquisition» ;
- l’adresse personnelle et professionnelle de l’intéressé ;
- la situation de famille de l’intéressé : marié, séparé ou divorcé, veuf, et si le demandeur est marié, le nom et prénoms du conjoint, régime matrimonial, si le demandeur est séparé ou divorcé, la date et lieu du jugement, si le demandeur est veuf : la date du décès du conjoint ;
Que, dans son avis portant sur ledit traitement émis par délibération n° 05.13 du 3 octobre 2005, la Commission avait rappelé «que ces accès ne doivent être dévolus aux personnes concernées que dans le strict cadre de l’accomplissement des missions légalement conférées au service demandeur» ;
Que la Direction de l’Expansion Economique a également mentionné l’accès intégral dévolu au Service de l’Emploi dans le cadre du traitement automatisé ayant pour finalité «tenue du répertoire du Commerce et de l’Industrie», mis en œuvre le 19 février 2002, modifié le 19 août 2004 ;
Que, compte tenu du caractère confidentiel d’informations figurant dans ce traitement, par délibération n° 01.49 du 3 décembre 2001, la Commission avait invité l’autorité compétente «à n’envisager ces accès que dans le strict cadre de l’accomplissement des missions légalement conférées au service demandeur» ;
Considérant que la Constitution monégasque consacre, la liberté du travail, en son article 25, et le droit au respect de la vie privée et familiale, en son article 22 ;
Considérant les dispositions de l’article 8 de la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales intitulé «Droit au respect de la vie privée et familiale» ;
Que le droit d’opposition ne peut s’appliquer à ce traitement eu égard aux dispositions de l’article 13 de la loi n° 1.165 ;
Qu’aux termes de son article 8 chiffre 7, il appartient à la personne morale qui met en œuvre un traitement automatisé de prendre «les mesures propres à assurer la sécurité du traitement et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi» ;
Que la présente demande d’avis ne mentionnant pas les accès précités, la Commission s’interroge sur l’utilisation faite, par le service de l’emploi, ou la Direction du Travail, des informations consultées ;
Que la Commission demande que les liens informatiques concernant les traitements d’informations nominatives entre la Direction du Travail et la DEE soient déclarés et justifiés afin de décrire les accès, échanges ou transferts d’informations entre ces deux entités, le détail des informations nominatives accessibles et les personnes habilitées à disposer de ces accès «en raison de leurs fonctions», ainsi que la justification y relative au regard des missions desdites directions ;
Que si ces accès ne s’avéraient pas nécessaires à la Direction du Travail, la Commission invite l’autorité compétente à modifier les traitements de la Direction de l’Expansion Economique afin de les supprimer ;
Que dans le cas contraire, la présente demande d’avis soit modifiée afin de faire apparaître lesdits accès, cantonnés aux strictes informations nécessaires à l’accomplissement des missions dévolues à la Direction du Travail ;
Que soient alors spécifiées «les personnes qui, en raison de leur fonction» au sein de ladite Direction, ont accès aux informations, conformément à l’article 8 chiffre 4 de la loi n° 1.165 ; que soient, notamment, précisées les raisons qui justifieraient un accès aux informations relatives à l’historique de la nationalité de l’intéressé et à sa situation familiale ;
3) Sur les informations adressées par la Direction de l’Expansion Economique à la Direction du Travail
Considérant que, selon la demande d’avis, la Direction de l’Expansion Economique transmet à la Direction du Travail «sous forme papier préalablement à la constitution du dossier employeur» des informations nominatives relatives aux employeurs concernant :
- le «lieu où s’exerce l’activité et le numéro de téléphone de la société» ;
- les caractéristiques économiques et financières, «type d’activité - activité dominante - convention collective - avis de la Commission technique» ;
- le numéro employeur, «numéro d’affiliation aux organisme sociaux» ;
- le numéro SSEE, «numéro qui qualifie le type d’activité de la société»;
Que la Direction de l’Expansion Economique transmet également le «changement d’adresse ou de forme juridique d’une société» à la Direction du Travail qui procède aux modifications de ses fichiers ;
Considérant qu’au titre du traitement ayant pour finalité «fichier d’identification statistique», mis en œuvre le 28 juin 2006, la Direction de l’Expansion Economique a spécifié qu’était destinataire des informations relatives à l’identité («nom de la personne morale, raison sociale, enseigne, numéro DSEE, type d’établissement, numéro du répertoire du Commerce et de l’Industrie») «tout service administratif qui en ferait la demande» ;
Que s’agissant d’un échange systématique de données, la Commission relève qu’en l’espèce, ce transfert de données vers la Direction du Travail devrait être transparent ; que les services concernés de ladite Direction devraient clairement apparaître comme destinataire des informations ;
Considérant l’existence d’échanges d’informations de la DEE vers la Direction du Travail, la Commission recommande que le traitement ayant pour finalité «fichier d’identification statistique» de la Direction de l’Expansion Economique soit modifié afin de tenir compte de cet échange de données systématique ;
VI. Sur les catégories d’informations traitées et leurs destinataires
Considérant que les informations nominatives traitées sont les suivantes :
- l’identité : raison sociale, nom, prénom des responsables de sociétés, forme juridique, enseigne de l’établissement ; que ces informations ont pour origine la Direction de l’Expansion Economique ;
- logement : lieu où s’exerce l’activité et le numéro de téléphone de la société ; que ces informations ont pour origine la Direction de l’Expansion Economique;
- le n° SSEE, qui qualifie le type d’activité de la société et a également pour origine ladite Direction ;
- Caractéristiques économiques et financières : type d’activité, activité dominante, convention collective, avis de la commission technique ; que ces informations ont pour origine l’intéressé et la Direction du Travail ;
- Le numéro employeur : numéro d’affiliation aux organismes sociaux, que cette information a pour origine les caisses sociales monégasques, tel que déclaré par les Caisses sociales dans le cadre d’un traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion du domaine recouvrement des cotisations» (récépissé de la CCIN n°2002.00536 du 20 septembre 2002) qui a, notamment pour caractéristique cette immatriculation ;
- La Commission Technique : date, résultat positif ou non ; cette information a pour origine la Direction du Travail ;
- Informations supplémentaires de mise à jour : nom, prénom de l’opérateur ayant créé ou modifié la fiche, la date et l’heure ; cette information a pour origine le système informatique ;
- L’effectif salarié de l’entreprise, soit le nombre de salariés en activité dans l’entreprise ; cette information a pour origine la Direction du Travail.
Considérant qu’au vu de la copie d’écran fournie en annexe au dossier de demande d’avis, la rubrique «effectif salarié de l’entreprise» est composée d’une part, du nom de la société et de son numéro CAR, d’autre part des permis de travail en cours pour cet organisme, reprenant la date de début et de fin du permis, le numéro du permis, l’intitulé du poste auquel il se rapporte, et deux mentions «admin» et «n° offres S», non définies ;
Que le numéro de permis de travail étant une information indirectement nominative permettant d’identifier une personne physique déterminée ou déterminable, la demande d’avis devra être complétée sur ce point afin, d’une part de définir les mentions non précisées, et d’autre part, de faire apparaître le traitement des données précitées ;
VII. Sur la durée de conservation
Considérant que les informations relatives à l’identité, au logement aux caractéristiques économiques et financières, au numéro employeur, au numéro SSEE sont conservées «40 années après la cessation d’activité» ;
Considérant que les informations relatives à l’effectif des salariés, mises à jour de manière automatique, sont également conservées «40 ans après la cessation d’activité» ;
Que la Commission relève, eu égard à la copie d’écran fournie en annexe à la demande d’avis, qu’est donc indirectement conservée la liste des personnes ayant travaillé au sein d’une entreprise à sa cessation d’activité, au travers de leur numéro de permis de travail ;
Qu’il est donc techniquement possible d’identifier les salariés y ayant travaillé, les informations nominatives concernant ces derniers étant conservées selon les recommandations émises par la Commission aux termes de sa délibération relative au traitement automatisé ayant pour finalité «gestion des procédures d’embauche et de permis de travail», concomitamment déposé auprès de la CCIN ;
Considérant que les informations relatives à la Commission technique et aux informations supplémentaires de mise à jour sont conservées pendant «la durée de vie de la fiche» ;
Que la Commission recommande que soit précisée la distinction opérée entre «la durée de vie de la fiche» employeur et la période précitée se rapportant à la durée de conservation des informations concernant les employeurs ;
Après en avoir délibéré :
Rappelle :
- les dispositions des articles 22 et 25 de la Constitution monégasque qui consacrent le droit à la vie privée et familiale et la liberté du travail ;
- les dispositions de l’article 8 de la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales ;
- les dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 relatives à l’information des personnes auprès desquelles les informations nominatives sont recueillies, et notamment au regard du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
- les dispositions de l’article 8 chiffre 7 et de l’article 17 de la loi n° 1.165 relatives à la sécurité des informations et des traitements ;
Recommande :
- qu’un affichage dans les locaux destinés à recevoir le public soit envisagé afin d’assurer l’information des personnes concernées ;
- que soient précisés les services et fonctions des agents de la Direction du Travail qui ont accès au traitement en saisie et en mise à jour ;
- que soient définies et déclarées les mentions figurant sur la liste des salariés par employeurs pouvant être réalisée sur la base de ce traitement ;
- que soit précisée la distinction opérée entre «la durée de vie de la fiche» employeur et la période se rapportant à la durée de conservation des informations concernant les employeurs ;
Demande que :
- les modalités des échanges d’informations nominatives et que la nature des informations échangées entre la Direction du Travail et la Direction de l’Expansion Economique soient précisées et harmonisées entre la présente demande d’avis et les traitements légalement mis en œuvre par la Direction de l’Expansion Economique en tenant compte des opérations réalisées et du cadre de l’accomplissement des missions légalement conférées aux services ;
- l’accès par la Direction de l’Expansion Economique à la liste indirectement nominative des personnes travaillant au sein d’entreprises de la Principauté soit supprimé, à défaut de justification légale ;
Emet un avis favorable à la mise en œuvre par l’autorité compétente du traitement automatisé de la Direction du Travail ayant pour finalité «constitution du dossier employeur», sous réserve des déclarations et justifications concernant les modalités de partage d’informations entre la Direction du Travail et la Direction de l’Expansion Economique.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.