Délibération n° 2024‑33 du 21 février 2024 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des opérations éditiques » exploité par la Direction des Systèmes d'Information (DSI) présenté par le Ministre d'État.
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’Ordonnance Souveraine n° 7.996 du 12 mars 2020 portant création de la Direction des Systèmes d’Information ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2015‑703 du 26 novembre 2015 portant application de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, modifiée et son annexe « Charte des systèmes d’information de l’État » ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2017‑56 du 1er février 2017 portant application de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, modifiée, et son annexe « Politique de Sécurité des systèmes d’information de l’État » ;
Vu l’arrêté ministériel n° 2018‑281 du 4 avril 2018 portant application de l’Ordonnance Souveraine n° 3.413 du 29 août 2011 portant diverses mesures relatives à la relation entre l’Administration et l’administré, modifiée, et son annexe « Charte administrateurs réseaux et système d’information de l’État » ;
Vu la délibération n° 2011‑82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d’informations nominatives ;
Vu la demande d’avis déposée par le Ministre d’État, le 24 octobre 2023, concernant la mise en œuvre d’un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion des opérations éditiques » ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement, le 21 décembre 2023, conformément à l’article 19 de l’Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, modifiée, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 21 février 2024, portant examen du traitement automatisé, susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le Gouvernement souhaite faire évoluer la gestion des opérations éditiques des Services et Directions de l’État.
Le traitement automatisé d’informations nominatives y afférent est donc soumis à l’avis de la Commission, conformément à l’article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Gestion des opérations éditiques ».
Il concerne les fonctionnaires et agents de l’État, les collaborateurs des prestataires intervenant dans le process ainsi que les destinataires des correspondances.
Le présent traitement a pour fonctionnalités :
- communiquer les documents à imprimer et à mettre sous pli ;
- affranchir et expédier les documents ou mettre à disposition des services concernés les documents mis sous pli ;
- gérer les incidents d’éditions ;
- disposer de statistiques non nominatives sur la qualité du service éditique.
Il appert, à l’étude du dossier, que le présent traitement a également pour fonctionnalité de réceptionner les documents à traiter des différents Services du Gouvernement. La Commission en prend acte.
Elle considère que la finalité du traitement est « déterminée, explicite et légitime » conformément aux termes de l’article 10‑1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
Le responsable de traitement indique que le présent traitement est justifié par la réalisation d’un intérêt légitime qu’il poursuit sans que ne soient méconnus ni l’intérêt, ni les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée.
Il indique à cet égard que « le traitement s’inscrit dans le cadre des missions de la DSI telles que définies, par exemple, par l’Ordonnance Souveraine n° 7.996 du 12 mars 2020 portant création de la DSI, par la PSSIE, et les règles fixées par l’AMSN ».
Le responsable de traitement précise, en outre, que le présent traitement contribue à « proposer un outil qui offre des fonctionnalités répondant aux préoccupations de l’Administration tout en assurant la sécurité des échanges, des systèmes d’information et des réseaux, dans le respect des règles fixées par ailleurs, notamment par la PSSIE, la Charte des systèmes d’information de l’État et la Charte des administrateurs ».
La Commission considère que le traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10‑1 et 10‑2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
- identité : nom et prénom des personnes destinataires des documents ;
- adresses et coordonnées : email générique de l’Agent de l’Administration expéditeur, adresse des personnes destinataires des documents ;
- données d’identification électronique : login et mot de passe ;
- logs de connexion : login des utilisateurs, IP de connexion, actions réalisées sur les serveurs ;
- documents communiqués : service concerné, nom du fichier.
Les informations ont pour origine la DSI, à l’exception des données d’identification électronique qui sont communiquées par le prestataire et des logs de connexion qui sont issus du système.
La Commission considère que les informations ainsi collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10‑1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
- Sur l’information préalable des personnes concernées
Il est précisé que l’information préalable des personnes concernées relève des Services expéditeurs dans le cadre des traitements d’origine d’où proviennent les documents à éditer.
Le responsable de traitement précise en ce sens que « la cellule éditique de la DSI et le prestataire ne sont pas mentionnés dans les notices d’information, ceux-ci agissant à la demande des services à l’instar d’un sous-traitant, n’ayant pas été assimilés à des destinataires au sens de l’article 1er alinéa 5 de la loi n° 1.165 (…) ».
La Commission en prend acte mais rappelle que les personnes ayant accès au présent traitement doivent également bénéficier d’une information préalable conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée.
- Sur l’exercice du droit d’accès, de modification et de mise à jour
Le droit d’accès s’exerce auprès du Service expéditeur du document, selon les modalités arrêtées par ce dernier.
À cet égard, la Commission rappelle que la réponse à ce droit d’accès doit intervenir dans le mois suivant la réception de la demande.
En cas d’exercice du droit d’accès par voie électronique, elle rappelle, en outre, qu’une procédure doit être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer, en cas de doute sur l’identité de la personne à l’origine du courriel, qu’il s’agisse effectivement de la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d’un document d’identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l’objet de mesures de protection particulières, comme rappelé dans sa délibération n° 2015‑113 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d’identité officiels.
Sous cette réserve, elle considère que les modalités d’exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165, modifiée.
V. Sur les personnes ayant accès au traitement
Le responsable de traitement indique que les personnes ayant accès au traitement sont :
- les agents de la cellule éditique de la DSI : accès en lecture, création, modification/mise à jour, suppression ;
- le prestataire.
S’agissant des accès du prestataire, le responsable de traitement précise que ce dernier est lié par une obligation de confidentialité destinée à protéger les données et personnes concernées.
La Commission en prend acte. Elle rappelle néanmoins que, conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les droits d’accès de ce dernier doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l’exécution de son contrat de prestation de services. De plus, il est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement en application de ce même article.
Sous cette réserve, la Commission considère que les accès au présent traitement sont justifiés.
VI. Sur les rapprochements et interconnexions avec d’autres traitements
Le responsable de traitement indique que le présent traitement fait l’objet d’interconnexions avec les traitements légalement mis en œuvre ayant pour finalités « Gestion des habilitations et des accès au Système d’information par l’Active Directory » et « Gestion de la politique de filtrage des accès à Internet ».
Il fait par ailleurs l’objet de rapprochements avec les traitements légalement mis en œuvre « Gestion des techniques automatisées de communication » et « Gestion de la messagerie professionnelle ».
Enfin, le responsable de traitement précise que le présent traitement a vocation à faire l’objet d’un rapprochement avec tout traitement de l’Administration nécessitant des impressions non confiées à des entreprises tierces.
La Commission considère que ces interconnexions et rapprochements sont conformes aux exigences légales.
VII. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu’il contient n’appellent pas d’observation particulière.
Cependant, les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé.
La Commission rappelle que les communications électroniques doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises. De même, la copie ou l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165 modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement, au regard des risques présentés par ce traitement et de la nature des données à protéger, devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VIII. Sur la durée de conservation
Les informations collectées dans le cadre du présent traitement sont conservées le temps d’exécution des opérations d’impression et de mise sous pli, à l’exception de l’email de l’agent expéditeur et des données d’identification électronique conservés tant que le compte est actif auprès du prestataire.
Enfin, les logs de connexion sont supprimés après 14 jours.
La Commission considère que ces délais sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que :
- les personnes ayant accès au présent traitement doivent également bénéficier d’une information préalable conforme aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 susvisée ;
- la réponse au droit d’accès doit s’exercer dans le mois suivant la réception de la demande ;
- les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switch, routeurs, pares-feux) ainsi que chaque compte utilisateur et administrateur doivent être protégés individuellement par un identifiant et par un mot de passe réputé fort, régulièrement renouvelé ;
- les communications électroniques doivent être sécurisées en tenant compte de la nature des informations transmises ;
- la copie et l’extraction d’informations issues de ce traitement doit être chiffrée sur son support de réception.
Considère qu’une procédure relative au droit d’accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s’assurer, en cas de doute, que l’expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
À la condition de la prise en compte des éléments qui précèdent,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d’État, du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des opérations éditiques ».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.