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Délibération n° 2016-103 du 20 juillet 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre de la modification du traitement automatise d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'activité médicale » présenté par l'Office de la Médecine du Travail.

  • No. Journal 8336
  • Date of publication 30/06/2017
  • Quality 100%
  • Page no.

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 444 du 16 mai 1946 étendant aux maladies professionnelles la législation sur les accidents du travail ;
Vu la loi n° 629 du 17 juillet 1957 tendant à réglementer les conditions d'embauchage et de licenciement en Principauté, modifiée ;
Vu la loi n° 637 du 11 janvier 1958 tendant à créer et à organiser la médecine du travail, modifiée ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 1.857 du 3 septembre 1958 relative à l'organisation et au fonctionnement de la médecine du travail, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2010-638 du 23 décembre 2010 portant application de l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu le Code de déontologie médicale, approuvé par arrêté ministériel n° 2012-312 du 29 mai 2012 ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la Recommandation R(97) 5 du Comité des Ministres aux États membres du Conseil de l'Europe relative à la protection des données médicales du 13 février 1997 ;
Vu le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'activité médicale » tel que mis en œuvre par décision du Directeur de l'Office de la Médecine du travail du 23 juillet 2014, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2014-78 du 12 mai 2014 ;
Vu la demande d'avis modificative, reçue le 24 juin 2016, concernant ledit traitement automatisé d'informations nominatives ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 juillet 2016 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Le traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'activité médicale » a été mis en œuvre par décision du Directeur de l'Office de la Médecine du Travail (OMT), après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2014-78 du 12 mai 2014, susvisée.
Les modifications envisagées ont pour objet de renforcer la qualité de l'accueil et de l'organisation de rendez-vous de l'OMT en rappelant aux salariés la date et l'heure de leur rendez-vous afin de prévenir les risques d'oubli aux conséquences importantes pour le salarié (« en cas de non présentation à la visite médicale du travail, la délivrance du permis de travail pourrait être retardée, voire refusée »), pour l'employeur (« non-respect de ses obligations légales »), et aux conséquences dommageables pour la qualité de service de l'OMT.
Elles portent ainsi sur les fonctionnalités du traitement, les personnes habilitées à avoir accès aux informations, l'information des personnes concernées et les mesures de sécurité du traitement, spécifiques à la nouvelle fonctionnalité.
Sont ainsi inchangés : la finalité du traitement, la justification et la licéité du traitement, les informations nominatives collectées (le numéro de téléphone permettant cette nouvelle opération étant déjà collectée dans le traitement d'origine), les destinataires des informations et les durées de conservation.
I.        Sur les fonctionnalités du traitement
Le responsable de traitement souhaite ajouter une fonctionnalité, celle de l'envoi de SMS de rappel de rendez-vous.
Ainsi, les fonctionnalités du traitement sont les suivantes :
-         planifier les visites médicales et adresser les convocations ;
-         envoyer un SMS de rappel de rendez-vous pour les salariés ayant communiqué un numéro de téléphone portable d'un opérateur monégasque ou français ;
-         créer et mettre à jour les Dossiers Médicaux en Santé du Travail (DMST) des salariés ;
-         réaliser les visites médicales ;
-         prescrire et/ou réaliser les examens médicaux et les vaccinations recommandés et/ou obligatoires ;
-         délivrer les documents obligatoires nécessaires à l'exercice ou à la poursuite d'une activité en Principauté comme les fiches de travail, fiches médicales d'aptitude ou d'absence de contre-indication à l'exercice d'une profession ou d'une activité donnée, certificat médical ou certificat d'aptitude ;
-         établissement de statistiques (non nominatives), permettant notamment l'établissement du rapport annuel des médecins du travail.
La Commission constate que la nouvelle fonctionnalité est compatible avec la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
II.       Sur l'information des personnes concernées
Le traitement est exploité dans le cadre des attributions de l'OMT, par un responsable de traitement visé à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\. Aussi, conformément à l'article 13 de ladite loi, toute personne ayant une activité en Principauté, en tant qu'employeur ou salarié, ne dispose pas de droit à s'opposer au traitement de ses informations nominatives.
Cependant pour la présente fonctionnalité les salariés disposeront d'un droit d'opposition s'ils ne souhaitent pas recevoir le SMS.
Les modalités d'informations sont inchangées.
L'information des personnes concernées sur le document « convocation à la visite médicale périodique » prévoit en complément une mention indiquant que « L'Office de la Médecine du Travail est susceptible de vous envoyer un SMS de rappel 48h avant votre rendez-vous. Vous pouvez vous opposer à la réception de ce message en prenant contact avec nos services ou en répondant « STOP » au SMS reçu ».
La Commission considère que cet ajout de texte lié à une fonctionnalité nouvelle du traitement ne doit pas se faire au détriment de la qualité de l'information des personnes concernées sur le traitement général.
Aussi, elle demande que soit réintroduite la modification opérée par l'OMT, le 18 juillet 2014, dans la mention d'information des personnes concernées, s'agissant des destinataires des informations, à la suite d'une demande de la Commission formulée dans sa délibération n° 2014-78 du 12 mai 2014.
III.      Sur les personnes ayant accès au traitement
Un nouvel organisme ayant accès aux informations est ajouté : le prestataire choisi par l'OMT pour l'envoi des SMS.
Le responsable de traitement précise qu'il adresse à cet organisme les seules informations nécessaires à la réalisation de l'opération, à savoir les numéros de téléphone, les dates et heures de rendez-vous.
La Commission relève que le nouvel accès est réalisé en considération des missions et des fonctions des personnes auxquels il est attribué, conformément aux articles 8 et 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
IV.      Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations sont inchangées.
En complément, l'OMT a pris des mesures particulières liées aux opérations nécessaires à l'envoi des SMS.
Ces mesures n'appellent pas d'observation de la part de la Commission.
Elle précise toutefois qu'il appartiendra à l'Office de veiller à la qualité des procédures de mise à jour et de suppression des données déployées avec et par le prestataire.
La Commission rappelle, cependant que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Demande que l'information des personnes concernées soit complétée par les destinataires des informations, comme réalisée par l'OMT le 18 juillet 2014 à la suite d'une demande de la Commission formulée dans sa délibération n° 2014-78 du 12 mai 2014\.
Sous réserve de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par l'Office de la Médecine du Travail, de la modification du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l'activité médicale ».

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.

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