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Délibération n° 2017-162 du 20 septembre 2017 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du label « Commerce Engagé » » dénommé « Fichier « Commerce Engagé » » de la Direction de l'Environnement présenté par le Ministre d'État.

  • N° journal 8350
  • Date de publication 06/10/2017
  • Qualité 100%
  • N° de page

Vu la Constitution ;
Vu la Convention Européenne de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 16.605 du 10 janvier 2005 portant organisation des Départements ministériels, modifiée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 1.464 du 7 janvier 2008 portant création d'une Direction de l'Environnement ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l'Ordonnance Souveraine n° 6.251 du 20 janvier 2017 relatives aux déchets ;
Vu l'arrêté ministériel n° 2017-39 du 20 janvier 2017 réglementant la collecte et le traitement des déchets ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Ministre d'État, le 28 juin 2017, concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé ayant pour finalité « Gestion du label « Commerce engagé » », dénommé « Fichier « Commerce Engagé » » de la Direction de l'Environnement ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 25 août 2017, conformément à l'article 19 de l'Ordonnance Souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 20 septembre 2017 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
Chargée de coordonner les actions s'inscrivant dans une démarche de développement durable de la Principauté de Monaco, la Direction de l'Environnement souhaite mettre en place un programme ciblant les commerçants de la Principauté au travers l'attribution d'un label appelé « Commerce Engagé ». Ce label vise à encourager et à valoriser les actions destinées à limiter l'impact des activités économiques sur l'environnement comme  le déploiement d'un réseau de consigne de bouteilles, la promotion de circuits économiques courts, la suppression des sacs à usage unique, le développement de l'éco-gestion des déchets, la réutilisation des emballages, la qualité du tri des déchets résiduels…
Afin de contacter les commerçants de la Place et de permettre le suivi du programme, la Direction de l'Environnement souhaite mettre en place le traitement d'informations nominatives objet de la présente soumis à l'avis de la Commission, conformément à l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
I.        Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Gestion du label « Commerce Engagé ».
Il est dénommé « Fichier « Commerce Engagé » ».
Il concerne les responsables ou propriétaires de commerces de la Principauté de Monaco et le gestionnaire du fichier.
Ce traitement a pour fonctionnalités de permettre :
-         l'identification des commerçants susceptibles d'adhérer à la démarche « Commerce Engagé » ;
-         l'organisation des rencontres avec les commerçants ;
-         le suivi des commerçants labellisés « Commerce Engagé » et de leurs engagements ;
-         la valorisation de l'action « Commerce Engagé », notamment par la diffusion d'informations sur les commerçants labellisés sur des supports de communication physiques ou dématérialisés ;
-         le conseil personnalisé aux commerçants ;
-         l'établissement de statistiques individuelles et globales.
La Commission constate ainsi que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
II.       Sur la licéité et la justification du traitement
        Sur la licéité du traitement
Aux termes de l'Ordonnance Souveraine n° 1.464 du 7 janvier 2008, la Direction de l'Environnement est chargée, notamment, « d'aider à la définition et de mettre en œuvre la politique du Gouvernement dans les domaines du développement durable et de l'environnement ; de coordonner les actions s'inscrivant dans une démarche de développement durable de la Principauté en établissant des relations transversales avec les différents acteurs impliqués ; (…) - d'informer et de sensibiliser le public sur les questions environnementales ».
Le responsable de traitement précise que « le programme « Commerce Engagé » s'inscrit dans un engagement fort et durable voulu par le Gouvernement Princier en matière d'éco-responsabilité ». Dans le cadre des missions précitées, il a pour « but de mobiliser les acteurs économiques, que sont les commerces de proximité, dans cette dynamique ».
La Commission relève que le présent programme s'inscrit également dans le cadre de l'Ordonnance Souveraine n° 6.251 du 20 janvier 2017 qui structure la gestion des déchets sur le territoire monégasque et vise, notamment, à réduire ou, à défaut, à valoriser les déchets produits en Principauté.
Par ailleurs, il permettra la collecte et la diffusion de photographies du commerce, du commerçant, voire du personnel y travaillant ou des clients. La Commission rappelle que le droit à l'image est un critère de la vie privée d'une personne physique, protégé par la réglementation monégasque et que le fait de « publier, par quelque voie que ce soit, le montage réalisé avec (…) l'image de la personne concernée » ne devrait pas être effectué sans le consentement écrit exprès de la personne.
Dans ce sens, elle observe que chaque commerçant ou personne susceptible d'être prise en photo afin d'illustrer le programme « Commerce Engagé » sera informé de la prise de vue et devra exprimer un consentement écrit et exprès à la diffusion de sa photo à cette fin.
La Commission considère que le traitement est licite conformément à l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
        Sur la justification du traitement
Le traitement est justifié par la réalisation d'un intérêt légitime poursuivi par la Direction de l'Environnement dans le cadre des missions qui lui sont réglementairement conférées, sans méconnaître l'intérêt, ni les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
Par ailleurs, le traitement est également justifié par le consentement des personnes concernées, soit des commerçants, qui devront accepter de participer au programme et valider un cahier des charges intégrant ledit consentement. S'ils refusent, les informations nominatives traitées préalablement à la prise de contact seront effacées.
Enfin, il est justifié par l'exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles avec ces mêmes personnes, c'est-à-dire le cahier des charges qui décrit les engagements du commerçant.
La Commission considère que ce traitement est licite et justifié, conformément aux dispositions des articles 10-1 et 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
III.      Sur les informations traitées
Les informations nominatives traitées sont :
-         Identité du représentant du commerce : enseigne, catégorie de commerce, nom, nom de jeune fille, nom d'usage, prénom, titre et/ou fonction, signature du cahier des charges, photographie du commerçant, voire de son équipe ;
-         adresse et coordonnées : téléphones, adresse postale et adresse électronique professionnelles ;
-         critères retenus pour la labellisation : critère(s) ciblé(s) par le commerçant, résultats et amélioration continue, communication vers les consommateurs ;
-         consommation de biens et services, habitudes de vie : détail selon les critères retenus pour la labellisation par le commerçant afin de limiter l'impact environnemental ;
-         informations temporelles sur le label : date de signature, date de labellisation, durée de l'engagement, date de renouvellement du label, dates des rencontres et des échanges ;
-         informations temporelles logiques : journal d'accès à la base de données (identité, données d'horodatage).
Les critères retenus pour la labellisation ou critère(s) ciblé(s) par le commerçant correspondent aux objectifs environnementaux généraux que le commerçant estime pouvoir atteindre, comme  favoriser les sacs réutilisables, mettre en place des procédures de prévention et de tri des déchets, modifier des comportements pour diminuer les consommations d'énergie…
La Commission observe que les informations relatives à l'enseigne, à l'adresse postale et au numéro de téléphone sont collectées à partir de l'annuaire officiel du réseau téléphonique de la Principauté de Monaco.
Puis ces informations sont complétées par l'identité du représentant du commerce, ses adresses et coordonnées professionnelles et les critères retenus pour la labellisation collectés auprès de l'intéressé, soit du commerçant ayant accepté de participer au programme.
Les critères retenus pour la labellisation, la  consommation de biens et services, habitudes de vie ont pour origine le commerçant et le cahier des charges.
Les informations temporelles logiques ont pour origine le prestataire.
Les informations temporelles sur le label ont pour origine le prestataire et l'agent en charge du suivi du programme au sein de la Direction de l'Environnement.
La Commission considère que les informations collectées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
IV.      Sur les droits des personnes concernées
        Sur l'information préalable des personnes concernées
L'information préalable des personnes concernées est réalisée à partir d'une mention particulière intégrée dans un document d'ordre général remis à l'intéressé conforme aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
        Sur l'exercice du droit d'accès, de modification et de mise à jour
Le droit d'accès est exercé par courrier électronique, par voie postale et sur place.
S'agissant de l'exercice du droit d'accès par voie électronique, la Commission considère qu'une procédure devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations. À ce titre, elle précise que si une copie d'un document d'identité était demandée, la transmission et le traitement de ce document devront faire l'objet de mesures de protection particulières comme rappelé dans sa délibération n° 2015-116 du 18 novembre 2015 portant recommandation sur la collecte et la conservation de la copie de documents d'identité officiels.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V.       Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
Le traitement est interne à la Direction de l'Environnement.
Les accès sont définis comme suit :
-         le personnel de la Direction de l'Environnement : administration et tout accès ;
-         le prestataire, sous l'autorité de la Direction de l'Environnement : tout accès dans le cadre de la mission qui lui a été confiée.
En ce qui concerne le prestataire, la Commission rappelle que conformément aux dispositions de l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 les droits d'accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de son contrat de prestation de service. De plus, ledit prestataire est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de ce même article.
La Commission relève que ces accès sont dévolus dans le cadre des missions des personnes autorisées à avoir accès au traitement.
VI.      Sur les rapprochements et interconnexions avec d'autres traitements
La Commission observe que le présent traitement est mis en relation avec :
-         le traitement ayant pour finalité « Gestion des techniques automatisées de communication » aux fins d'utilisation de la messagerie électronique de l'État et des outils bureautiques ;
-         l'annuaire « rubrique professionnel » de Monaco Telecom, Concessionnaire du Service Public des communications électroniques de la Principauté, issu du traitement ayant pour finalité « gestion des abonnements service de téléphonie fixe », aux fins d'identification des commerçants, essentiellement du nom de l'enseigne, de l'adresse et des coordonnées téléphoniques.
La Commission observe que le Cahier des Charges de la Convention de Concession du Service Public des communications électroniques sur le territoire de la Principauté de Monaco prévoit que « tout abonnement téléphonique souscrit en raison de l'exercice d'un commerce ou d'une activité quelconque est inscrit obligatoirement à l'annuaire ». Aussi, les professionnels ne peuvent s'opposer à la diffusion des informations les concernant et permettant de les contacter.
Elle note toutefois que s'ils refusent de participer au programme, les informations qui les concernent et concernent leur commerce seront effacées du présent traitement.
La Commission relève que ces traitements ont été légalement mis en œuvre et que les opérations réalisées sont compatibles avec les finalités initiales des traitements dans le respect de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
VII.     Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations qu'il contient n'appellent pas d'observation.
La Commission rappelle toutefois que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
La Commission précise également que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VIII.    Sur la durée de conservation
Les informations nominatives collectées seront conservées de la signature du cahier des charges « commerce engagé » jusqu'à la sortie du programme par le commerçant ou la disparition du label.
Cependant, si le commerçant contacté ne souhaite pas participer au programme ou si le commerce a fermé, les informations le concernant seront supprimées.
Toutefois, les informations temporelles logiques seront conservées une année.
La Commission considère que ces délais sont conformes aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Rappelle que les ports non utilisés doivent être désactivés et les serveurs, périphériques, équipements de raccordements (switchs, routeurs, pare feux) ainsi que les comptes utilisateurs et administrateurs doivent être protégés nominativement par un identifiant et un mot de passe réputé fort.
Considère qu'une procédure relative au droit d'accès par voie électronique devra être mise en place afin que le responsable de traitement puisse s'assurer que l'expéditeur du courriel est effectivement la personne concernée par les informations.
Constate que le consentement écrit exprès des commerçants sera recueilli avant toute diffusion de leur photo.
Sous le bénéfice de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d'État, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité «« Gestion du label « Commerce Engagé »», dénommé « Fichier « Commerce Engagé » » de la Direction de l'Environnement.

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.

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