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Délibération n° 2016-170 du 16 novembre 2016 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable à la mise en œuvre du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Partage de ressources et de services pédagogiques » de la Direction de l'Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports présenté par le Ministre d'Etat.

  • N° journal 8307
  • Date de publication 09/12/2016
  • Qualité 100%
  • N° de page

Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l'Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l'Europe du 4 novembre 1950 :
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l'Europe du 28 janvier 1981 pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son Protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 sur l'éducation ;
Vu l'ordonnance souveraine n° 5.540 du 19 mars 1975 portant création de la Direction de l'Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports ;
Vu l'ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d'application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu la délibération n° 2011-82 du 21 octobre 2011 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant recommandation sur les principes européens applicables aux traitements automatisés ou non automatisés d'informations nominatives ;
Vu la demande d'avis déposée par le Ministre d'Etat le 5 août 2016 concernant la mise en œuvre d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Partage de ressources et de services pédagogiques » ;
Vu la prorogation du délai d'examen de la présente demande d'avis notifiée au responsable de traitement le 4 octobre 2016, conformément à l'article 19 de l'ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009, susvisée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 16 novembre 2016 portant examen du traitement automatisé susvisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Préambule
La Direction de l'Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports souhaite mettre en œuvre une plateforme numérique permettant un partage de documents à vocation pédagogique entre les différents établissements scolaires et enseignants de la Principauté.
Aussi, conformément aux dispositions de l'article 7 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, le Ministre d'Etat soumet le traitement ayant pour finalité « Partage de ressources et de services pédagogiques  » à l'avis de la Commission.
I. Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Le traitement a pour finalité « Partage de ressources et de services pédagogiques ».
Les personnes concernées sont les chefs d'établissements et les enseignants de la Principauté.
Le présent traitement permet de gérer trois profils d'habilitations, à savoir :
- le statut « chef d'établissement » avec un accès à l'ensemble des dossiers pédagogiques et des contenus du portail à l'exception de l'espace dédié aux « enseignants CFP » ;
- le statut « enseignant CFP » avec un accès à l'ensemble des dossiers pédagogiques et des contenus du portail à l'exception de l'espace « Chef d'établissement » ;
- le statut « enseignants » avec un accès à l'ensemble des dossiers pédagogiques et des contenus du portail à l'exception des espaces dédiés « Chefs d'établissement » et « enseignants CFP ».
Ces accès permettent d'accéder en tant que fonctionnalités aux modules suivants :
- Frise de Monaco : donne accès au fichier pdf de la frise de Monaco ;
- Scénarios pédagogiques : permet de consulter et/ou déposer des scénarios pédagogiques ;
- Parcours personnalisés : propose les documents relatifs aux dispositifs d'accompagnement des élèves à besoins éducatifs particuliers ;
- Evaluations : présente les différentes modalités d'organisation des évaluations et donne accès aux documents ;
- Dispositifs pédagogiques : donne accès à l'ensemble des documents nécessaires à la préparation des séances ;
- Formation : diffuse les contenus de formation et permet une inscription en ligne des enseignants ;
- Textes officiels : met en ligne les documents et textes officiels monégasques et français ;
- Ressources : diffuse les ressources éducatives ;
- Enseignants CFP : permet la saisie et la visualisation des emplois du temps, la consultation du calendrier pour chaque période, le téléchargement des différentes ressources numériques ;
- Chefs d'établissement : comporte les documents destinés aux Chefs d'établissement ;
- Actualités : visualiser les nouvelles données proposées par la plateforme.
Au vu de ces éléments, la Commission constate que la finalité du traitement est déterminée et explicite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission relève que la Direction de l'Education Nationale, de la Jeunesse et des Sports a été instaurée par l'ordonnance souveraine n° 5.540 du 19 mars 1975.
En outre, la loi n° 1.334 du 12 juillet 2007 précise les missions relevant de l'enseignement obligatoire.
L'article 13 de celle-ci dispose « le directeur de l'éducation nationale est le chef du service de l'Etat, institué par ordonnance souveraine, ayant notamment pour mission :
1°) d'organiser la bonne administration de l'enseignement public primaire, secondaire, technique et supérieur ;
2°) de surveiller l'enseignement privé ;
3°) de contrôler la vie matérielle et morale desdits établissements ;
4°) de coordonner l'orientation scolaire ;
5°) d'une manière générale, de préparer et concevoir toute mesure d'impulsion ou application relative à l'enseignement ».
A cet égard, la Commission constate qu'il relève des prérogatives de la DENJS de coordonner la documentation scolaire nécessaire à ses personnels.
La Commission considère donc que le traitement est licite, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
• Sur la justification
Le responsable de traitement indique que le traitement est justifié par le consentement des personnes concernées.
La Commission relève qu'il s'agit plutôt de son intérêt légitime, en ce que le traitement permet, par un canal unique, de partager entre enseignants, chefs d'établissement et enseignants CFP des ressources pédagogiques sur un espace de travail sécurisé.
La Commission considère donc que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l'article 10-2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
III. Sur les informations traitées
Les informations objets du traitement sont les suivantes :
- identité : nom, prénom, adresse mail, fonction et niveau de classe ;
- formation en ligne : nom et prénom du déposant, établissement (lieu de la formation) ;
- agenda et horaires des enseignants : nom et prénom de l'utilisateur, établissement, niveau, initiales nom et prénoms des élèves.
Les informations relatives à l'identité ont pour origine un rapprochement avec le traitement ayant pour finalité « Gestion des dossiers scolaires des élèves inscrits dans les établissements publics de la Principauté », légalement mis en œuvre, et qui collectait lui-même les informations des enseignants auprès de la Direction des Ressources Humaines.
Il ressort des informations complémentaires fournies par le responsable de traitement que ce rapprochement ne sera fait qu'une seule fois afin de créer la base des personnes concernées dans Monascol. Les mises à jour ultérieures seront effectuées manuellement au fur et à mesure des mouvements de professeurs.
La Commission relève que ces informations sont traitées de manière compatible avec la finalité initiale objet de leur collecte.
Les autres informations sont rentrées directement par les personnes concernées sur la base de données Monascol.
Par ailleurs, la Commission constate que sont également exploitées les données d'indentification électronique suivantes : login et mot de passe.
La Commission considère donc que les informations traitées sont « adéquates, pertinentes et non excessives » au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l'article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993\.
IV. Sur les droits des personnes concernées
• Sur l'information des personnes concernées
Le responsable de traitement indique que l'information préalable des personnes concernées est effectuée par un document spécifique, joint au dossier.
La Commission considère que les modalités d'information préalable sont conformes aux dispositions de l'article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
• Sur l'exercice du droit d'accès
La Commission observe que le droit d'accès est exercé par courrier électronique ou encore par téléphone auprès du Centre de Formation Pédagogique.
Les droits de modification et de mise à jour des données sont exercés par voie postale ou sur place.
Le délai de réponse est de 10 jours.
La Commission constate ainsi que les modalités d'exercice des droits des personnes concernées sont conformes aux dispositions des articles 13, 15 et 16 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993.
V. Sur les destinataires et les personnes ayant accès au traitement
• Sur les destinataires
Les informations relatives à l'identité sont transmises au centre de Formation Pédagogique au sein de l'Education Nationale, à la société Média & Events sise à Monaco pour sa prestation de service relative au site Monascol, et au site d'hébergement OVH sur ses serveurs situés en France.
La Commission estime que de telles transmissions sont conformes aux dispositions légales.
• Sur les personnes ayant accès au traitement
Les personnes habilitées à avoir accès au traitement sont :
- le Responsable du Centre de Formation Pédagogique en inscription, modification, mise à jour, consultation ;
- les conseillers pédagogiques en inscription, modification, mise à jour, consultation ;
- le formateur informatique en inscription, modification, mise à jour, consultation.
Considérant les attributions de ces derniers, et eu égard à la finalité du traitement, les accès susvisés sont justifiés.
Par ailleurs, la Commission relève qu'un prestataire dispose d'un accès au traitement.
En ce qui concerne ce dernier, la Commission rappelle toutefois que conformément aux dispositions de l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, ses droits d'accès doivent être limités à ce qui est strictement nécessaire à l'exécution de son contrat de prestation de service. De plus, celui-ci est soumis aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que celles imposées au responsable de traitement, en application de l'article 17, susvisé.
Ainsi, la Commission considère que les accès au traitement sont conformes aux dispositions légales.
VI. Sur la sécurité du traitement et des informations
La Commission constate que les accès au traitement ne sont pas journalisés. Elle demande donc qu'une journalisation des accès soit effectuée.
Elle rappelle à cet égard que les mots de passe permettant l'accès au traitement doivent être réputés forts.
Par ailleurs, le responsable de traitement indique que les login et mots de passe sont communiqués aux personnes concernées par email et par voie papier, afin que ces dernières les changent lors de leur première connexion sur le site.
La Commission demande que la communication des login et mots de passe soit sécurisée, notamment lors de l'envoi par courrier électronique.
De plus, l'architecture technique du système repose sur des équipements de raccordement (switchs, routeurs, pare-feux) de serveurs et périphériques qui doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et les ports non utilisés doivent être désactivés.
La Commission rappelle enfin que, conformément à l'article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d'assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par celui-ci et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l'état de l'art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d'exploitation du présent traitement.
VII. Sur la durée de conservation
Le responsable de traitement indique que « les données à caractère personnel traitées dans le cadre d'un compte Monascol sont mises à jour au début de chaque année scolaire. Les emplois du temps des enseignants CFP sont traités de la même manière. Les données sont supprimées de Monascol dans un délai de trois mois, par l'Administrateur Monascol, dès lors que la personne concernée n'a plus vocation à détenir un compte. Les inscriptions aux formations sont renouvelées tous les ans, les scénarios pédagogiques déposés par l'utilisateur dans les espaces dédiés seront conservés jusqu'à ce que leur contenu soit jugé obsolète ».
En ce qui concerne les données relatives à la journalisation user/admin à mettre en place, la Commission rappelle qu'elles ne devront pas être conservées moins de trois mois et plus d'un an.
Ainsi, elle considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré, la Commission :
Demande :
- qu'une journalisation des accès soit effectuée et que les informations y relatives ne soient pas conservées plus d'un an à partir de leur collecte, et au moins de trois mois ;
- que la communication des logins et mots de passe soit sécurisée, notamment lors d'un envoi par message électronique.
Rappelle que :
- les mots de passe permettant de se connecter au traitement doivent être réputés forts ;
- les équipements de raccordement (switch, routeurs, pare-feux) serveurs et périphériques doivent être protégés par un login et un mot de passe réputé fort et que les ports non utilisés doivent être désactivés.
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre, par le Ministre d'Etat, du traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour finalité « Partage de ressources et de services pédagogiques », dénommé « Monascol ».

Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.

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