Décision n° 2015-02 du 20 avril 2015 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Tenue du répertoire des traitements »
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2015-42 le 15 avril 2015, relatif à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Tenue du répertoire des traitements » ;
Décide :
de mettre en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Tenue du répertoire des traitements ».
• Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour nouvelles fonctionnalités :
- recevoir sur une partie dédiée et protégée du répertoire des traitements de la CCIN les formulaires électroniques pré-déposés par le biais du traitement ayant pour finalité « Gestion du site Internet de la CCIN » ;
- sauvegarder 6 mois les formulaires pré-déposés dans l’attente de la réception du formulaire papier (par courrier recommandé avec avis de réception ou par dépôt auprès du Secrétariat de la CCIN), avant effacement définitif du formulaire ;
- envoyer des alertes après la réception du formulaire électronique afin de permettre au Secrétariat de la CCIN de relancer les responsables de traitements n’ayant pas envoyé le dossier sous format papier ;
- enregistrer la copie des formulaires papiers dès leur réception par le biais d’un scanner dédié ;
- procéder à la gestion électronique des documents (GED) afférente à ces nouvelles fonctionnalités ;
- comparer de manière automatisée et manuelle le dossier pré-déposé et le formulaire papier scanné correspondant afin de s’assurer de la cohérence entre les deux documents ;
- transférer les dossiers pré-déposés dans la partie active du répertoire des traitements une fois le dossier papier réceptionné et valablement comparé ;
- interconnexion avec la messagerie professionnelle de la CCIN afin de pré-remplir automatiquement l’adresse mail renseignée par le biais du formulaire électronique, dans la messagerie de l’Agent du Secrétariat de la CCIN souhaitant interroger le responsable de traitement ou son représentant ;
- interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion du site internet de la CCIN » afin d’attribuer aux formulaires électroniques ouverts sur le site un numéro d’enregistrement.
• Les personnes concernées par le présent traitement sont :
- toute personne citée dans un dossier (formulaire, annexes, documents explicatifs, courriers…) portant formalité de déclaration, demande d’avis ou demande d’autorisation réalisée auprès de la CCIN conformément à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives ;
- les agents du secrétariat de la CCIN en charge des dossiers.
• Les catégories d’informations nominatives traitées sont :
- l’identité et la fonction des personnes physiques ;
- les données d’identification des personnes morales ;
- leurs coordonnées postales, téléphoniques et électroniques.
• La catégorie d’informations nouvellement traitée est :
- identité de la personne à contacter : nom prénom, adresse mail, numéro de téléphone de la personne à contacter pour des questions relatives à l’analyse du dossier.
• Les informations susvisées sont conservées 6 mois si le responsable de traitement n’a pas déposé son dossier dans les formes exigées par la loi n° 1.165, ou, le cas échéant, jusqu’à validation ou non du caractère complet d’une déclaration ou jusqu’au passage en Commission d’une demande d’avis ou d’une demande d’autorisation.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Le droit d’opposition prévu à l’article 13 de la loi précitée ne s’applique pas au présent traitement qui doit comporter toutes les mentions figurant dans une déclaration, une demande d’avis ou une demande d’autorisation.
Toutefois, ces informations pourront être supprimées si la personne concernée en fait la demande écrite, expresse et motivée auprès de la CCIN, que cette requête est considérée comme légitime par la CCIN et ne porte pas atteinte aux impératifs de la loi n° 1.165 ou aux droits d’autres personnes.
Monaco, le 20 avril 2015.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2015-42 le 15 avril 2015, relatif à la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Tenue du répertoire des traitements » ;
Décide :
de mettre en œuvre de la modification du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Tenue du répertoire des traitements ».
• Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour nouvelles fonctionnalités :
- recevoir sur une partie dédiée et protégée du répertoire des traitements de la CCIN les formulaires électroniques pré-déposés par le biais du traitement ayant pour finalité « Gestion du site Internet de la CCIN » ;
- sauvegarder 6 mois les formulaires pré-déposés dans l’attente de la réception du formulaire papier (par courrier recommandé avec avis de réception ou par dépôt auprès du Secrétariat de la CCIN), avant effacement définitif du formulaire ;
- envoyer des alertes après la réception du formulaire électronique afin de permettre au Secrétariat de la CCIN de relancer les responsables de traitements n’ayant pas envoyé le dossier sous format papier ;
- enregistrer la copie des formulaires papiers dès leur réception par le biais d’un scanner dédié ;
- procéder à la gestion électronique des documents (GED) afférente à ces nouvelles fonctionnalités ;
- comparer de manière automatisée et manuelle le dossier pré-déposé et le formulaire papier scanné correspondant afin de s’assurer de la cohérence entre les deux documents ;
- transférer les dossiers pré-déposés dans la partie active du répertoire des traitements une fois le dossier papier réceptionné et valablement comparé ;
- interconnexion avec la messagerie professionnelle de la CCIN afin de pré-remplir automatiquement l’adresse mail renseignée par le biais du formulaire électronique, dans la messagerie de l’Agent du Secrétariat de la CCIN souhaitant interroger le responsable de traitement ou son représentant ;
- interconnexion avec le traitement ayant pour finalité « Gestion du site internet de la CCIN » afin d’attribuer aux formulaires électroniques ouverts sur le site un numéro d’enregistrement.
• Les personnes concernées par le présent traitement sont :
- toute personne citée dans un dossier (formulaire, annexes, documents explicatifs, courriers…) portant formalité de déclaration, demande d’avis ou demande d’autorisation réalisée auprès de la CCIN conformément à la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives ;
- les agents du secrétariat de la CCIN en charge des dossiers.
• Les catégories d’informations nominatives traitées sont :
- l’identité et la fonction des personnes physiques ;
- les données d’identification des personnes morales ;
- leurs coordonnées postales, téléphoniques et électroniques.
• La catégorie d’informations nouvellement traitée est :
- identité de la personne à contacter : nom prénom, adresse mail, numéro de téléphone de la personne à contacter pour des questions relatives à l’analyse du dossier.
• Les informations susvisées sont conservées 6 mois si le responsable de traitement n’a pas déposé son dossier dans les formes exigées par la loi n° 1.165, ou, le cas échéant, jusqu’à validation ou non du caractère complet d’une déclaration ou jusqu’au passage en Commission d’une demande d’avis ou d’une demande d’autorisation.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Le droit d’opposition prévu à l’article 13 de la loi précitée ne s’applique pas au présent traitement qui doit comporter toutes les mentions figurant dans une déclaration, une demande d’avis ou une demande d’autorisation.
Toutefois, ces informations pourront être supprimées si la personne concernée en fait la demande écrite, expresse et motivée auprès de la CCIN, que cette requête est considérée comme légitime par la CCIN et ne porte pas atteinte aux impératifs de la loi n° 1.165 ou aux droits d’autres personnes.
Monaco, le 20 avril 2015.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.