Décision du Haut Commissaire, en date du 10 février 2015 portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle »
Le Haut Commissaire,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.524 du 30 octobre 2013 instituant un Haut Commissariat à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, émis par délibération n° 2015-17 du 28 janvier 2015, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité la « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité la «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» ;
• Le responsable de traitement est Le Haut Commissariat à la Protection des Droits, des Libertés et à la Médiation.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- Echanges de messages électroniques en interne et avec des interlocuteurs extérieurs ;
- Enregistrement des contacts ;
- Classement et archivage des messages électroniques ;
- Administration des comptes de messagerie ;
- Rapprochement avec le traitement « Gestion des dossiers de saisines individuelles traités par le Haut Commissariat » par l’insertion de messages électroniques en pièces jointes dans ce traitement ;
- Interconnexion avec le traitement « Gestion du site internet du Haut Commissariat » par la réception dans la messagerie professionnelle des messages électroniques de saisine et d’évaluation émanant des formulaires du site internet.
• Les personnes concernées sont le Haut Commissaire, ses collaborateurs, et, d’une manière générale, tout destinataire ou expéditeur d’un message électronique communiqué par le biais de cette messagerie.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- Identité : nom, prénom, pseudonyme ;
- Situation de famille : civilité ;
- Adresses et coordonnées : adresse postale, numéros de téléphone ;
- Formation / diplômes / vie professionnelle : fonction, raisons sociale de l’organisme auprès duquel est rattachée la personne émettrice ;
- Données d’identification électronique : adresse électronique ;
- Messages : objet, contenu du message, dossier de classement ;
- Données de traçabilité : logs de connexion des utilisateurs ;
- Données de gestion des comptes de messagerie : identité et droits des utilisateurs et gestionnaire de la messagerie ;
- Fichiers journaux : nombre de messages entrants et sortants, de messages supprimés, volume, format, existence de pièces jointes.
• Les informations sont conservées un an pour ce qui concerne les messages et une semaine pour ce qui concerne les données de traçabilité et les fichiers journaux.
Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Haut Commissariat, les Jardins d’Apolline, Bloc A, 1, Promenade Honoré II, 98000 Monaco ou par courrier électronique à l’adresse contact@hautcommissariat.mc.
Monaco, le 10 février 2015.
Le Haut Commissaire,
A. EASTWOOD.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.524 du 30 octobre 2013 instituant un Haut Commissariat à la protection des Droits, des Libertés et à la Médiation ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, émis par délibération n° 2015-17 du 28 janvier 2015, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité la « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité la «Gestion de la messagerie électronique professionnelle» ;
• Le responsable de traitement est Le Haut Commissariat à la Protection des Droits, des Libertés et à la Médiation.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- Echanges de messages électroniques en interne et avec des interlocuteurs extérieurs ;
- Enregistrement des contacts ;
- Classement et archivage des messages électroniques ;
- Administration des comptes de messagerie ;
- Rapprochement avec le traitement « Gestion des dossiers de saisines individuelles traités par le Haut Commissariat » par l’insertion de messages électroniques en pièces jointes dans ce traitement ;
- Interconnexion avec le traitement « Gestion du site internet du Haut Commissariat » par la réception dans la messagerie professionnelle des messages électroniques de saisine et d’évaluation émanant des formulaires du site internet.
• Les personnes concernées sont le Haut Commissaire, ses collaborateurs, et, d’une manière générale, tout destinataire ou expéditeur d’un message électronique communiqué par le biais de cette messagerie.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- Identité : nom, prénom, pseudonyme ;
- Situation de famille : civilité ;
- Adresses et coordonnées : adresse postale, numéros de téléphone ;
- Formation / diplômes / vie professionnelle : fonction, raisons sociale de l’organisme auprès duquel est rattachée la personne émettrice ;
- Données d’identification électronique : adresse électronique ;
- Messages : objet, contenu du message, dossier de classement ;
- Données de traçabilité : logs de connexion des utilisateurs ;
- Données de gestion des comptes de messagerie : identité et droits des utilisateurs et gestionnaire de la messagerie ;
- Fichiers journaux : nombre de messages entrants et sortants, de messages supprimés, volume, format, existence de pièces jointes.
• Les informations sont conservées un an pour ce qui concerne les messages et une semaine pour ce qui concerne les données de traçabilité et les fichiers journaux.
Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Haut Commissariat, les Jardins d’Apolline, Bloc A, 1, Promenade Honoré II, 98000 Monaco ou par courrier électronique à l’adresse contact@hautcommissariat.mc.
Monaco, le 10 février 2015.
Le Haut Commissaire,
A. EASTWOOD.