Décision n° 2014-09 du 10 avril 2014 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion comptable de la CCIN »
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, émis par délibération n° 2014-65 le 7 avril 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion comptable de la CCIN » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion comptable de la CCIN ».
Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- élaboration et suivi du budget annuel de la CCIN et le cas échéant, des demandes de budgets rectificatifs ;
- gestion des règlements de factures des prestataires de service et des fournisseurs, des indemnités des membres de la Commission, des remboursements des frais du personnel ;
- établissement des mandats budgétaires ;
- établissement des déclarations fiscales de certains prestataires de service de la CCIN ;
- établissement de documents comptables (livres de compte) ;
- permettre le contrôle budgétaire ;
- interconnexion avec les traitements « Gestion de l’imprimante multifonction », « Gestion des habilitations », « Gestion de la messagerie électronique » ;
- rapprochement avec le traitement « Gestion des fichiers fournisseurs et prestataires de service » ;
- mise en relation avec le traitement « Gestion des fiches de bénéficiaires » du Contrôle Général des Dépenses (CGD).
Les personnes concernées sont le personnel du Secrétariat Général de la Commission, les membres de la CCIN, les fournisseurs et les prestataires de services.
Les catégories d’informations traitées sont :
- identité du prestataire de service et du fournisseur : raison sociale du prestataire ou du fournisseur, civilité, nom, prénom du contact de la CCIN chez un prestataire/fournisseur, numéro bénéficiaire ;
- identité des membres de la CCIN ou de son personnel : nom, prénom, fonction ;
- adresses et coordonnées : adresse postale, adresse électronique et numéro de téléphone ;
- formation - diplômes - vie professionnelle : activité et identification des prestations associées (ex. : fournitures, papeterie, indemnité…) ;
- caractéristiques financières : coordonnées bancaires, n° RC, n° TVA ;
- consommation de biens et services : description des opérations faisant l’objet d’un versement ;
- éléments comptables : numéro comptable, date d’enregistrement des opérations, montants.
Les informations sont conservées 5 ans après la fin du contrat pour les informations relatives à l’identité du fournisseur ou du prestataire, aux adresses et coordonnées, à la formation/diplôme/vie professionnelle, à la consommation des biens et services. Les informations relatives aux éléments comptables sont conservées 10 ans à compter de la fin de l’exercice comptable concerné. Celles relatives aux caractéristiques financières relèvent des durées de conservation applicables au site central (CGD/TGF).
Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 10 avril 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, émis par délibération n° 2014-65 le 7 avril 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion comptable de la CCIN » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion comptable de la CCIN ».
Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- élaboration et suivi du budget annuel de la CCIN et le cas échéant, des demandes de budgets rectificatifs ;
- gestion des règlements de factures des prestataires de service et des fournisseurs, des indemnités des membres de la Commission, des remboursements des frais du personnel ;
- établissement des mandats budgétaires ;
- établissement des déclarations fiscales de certains prestataires de service de la CCIN ;
- établissement de documents comptables (livres de compte) ;
- permettre le contrôle budgétaire ;
- interconnexion avec les traitements « Gestion de l’imprimante multifonction », « Gestion des habilitations », « Gestion de la messagerie électronique » ;
- rapprochement avec le traitement « Gestion des fichiers fournisseurs et prestataires de service » ;
- mise en relation avec le traitement « Gestion des fiches de bénéficiaires » du Contrôle Général des Dépenses (CGD).
Les personnes concernées sont le personnel du Secrétariat Général de la Commission, les membres de la CCIN, les fournisseurs et les prestataires de services.
Les catégories d’informations traitées sont :
- identité du prestataire de service et du fournisseur : raison sociale du prestataire ou du fournisseur, civilité, nom, prénom du contact de la CCIN chez un prestataire/fournisseur, numéro bénéficiaire ;
- identité des membres de la CCIN ou de son personnel : nom, prénom, fonction ;
- adresses et coordonnées : adresse postale, adresse électronique et numéro de téléphone ;
- formation - diplômes - vie professionnelle : activité et identification des prestations associées (ex. : fournitures, papeterie, indemnité…) ;
- caractéristiques financières : coordonnées bancaires, n° RC, n° TVA ;
- consommation de biens et services : description des opérations faisant l’objet d’un versement ;
- éléments comptables : numéro comptable, date d’enregistrement des opérations, montants.
Les informations sont conservées 5 ans après la fin du contrat pour les informations relatives à l’identité du fournisseur ou du prestataire, aux adresses et coordonnées, à la formation/diplôme/vie professionnelle, à la consommation des biens et services. Les informations relatives aux éléments comptables sont conservées 10 ans à compter de la fin de l’exercice comptable concerné. Celles relatives aux caractéristiques financières relèvent des durées de conservation applicables au site central (CGD/TGF).
Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 10 avril 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.