Décision n° 2014-07 du 28 mars 2014 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’imprimante multifonction »
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, émis par délibération n° 2014-64 le 12 mars 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’imprimante multifonction » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’imprimante multifonction ».
Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- conservation des traces des travaux exécutés par le biais de l’imprimante multifonction ;
- stockage des documents imprimés, numérisés et emailés, ou encore faxés, jusqu’à leur écrasement automatique ;
- gestion des télécopies (fax) et envoi de données à l’opérateur pour la facturation ;
- contrôle de l’état des consommables par le prestataire (non nominatif) ;
- interconnexion avec tous les traitements ayant pour objet des données imprimées ou numérisées à partir de l’imprimante multifonction ;
- interconnexion (filtrage) avec le traitement « Gestion des habilitations informatiques » pour déterminer les droits des utilisateurs de l’imprimante.
Les personnes concernées par le présent traitement sont le personnel du Secrétariat Général de la CCIN, le Président, les expéditeurs et destinataires de télécopies, ainsi que les destinataires des pièces numérisées envoyées vers une messagerie.
Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : prénom, raison sociale ;
- coordonnées : numéro de télécopie de l’expéditeur ou du destinataire ;
- consommation de biens et services : état des consommables (non nominatif) ;
- données d’identification électronique : email pour les numérisations, numéro d’envoi et référence du travail pour les télécopies ;
- travaux : contenu, type de travail, titre du document ou de la page internet, horodatage, durée, source et destination, état, format, nombre de pages, protocole ;
- incidents : horodatage, code erreur, type d’erreur.
L’ensemble des données objets du traitement est conservé deux mois maximum, puis effacé par écrasement automatique. L’état des consommables est mis à jour de manière instantanée.
Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 28 mars 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, émis par délibération n° 2014-64 le 12 mars 2014, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’imprimante multifonction » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de l’imprimante multifonction ».
Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- conservation des traces des travaux exécutés par le biais de l’imprimante multifonction ;
- stockage des documents imprimés, numérisés et emailés, ou encore faxés, jusqu’à leur écrasement automatique ;
- gestion des télécopies (fax) et envoi de données à l’opérateur pour la facturation ;
- contrôle de l’état des consommables par le prestataire (non nominatif) ;
- interconnexion avec tous les traitements ayant pour objet des données imprimées ou numérisées à partir de l’imprimante multifonction ;
- interconnexion (filtrage) avec le traitement « Gestion des habilitations informatiques » pour déterminer les droits des utilisateurs de l’imprimante.
Les personnes concernées par le présent traitement sont le personnel du Secrétariat Général de la CCIN, le Président, les expéditeurs et destinataires de télécopies, ainsi que les destinataires des pièces numérisées envoyées vers une messagerie.
Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : prénom, raison sociale ;
- coordonnées : numéro de télécopie de l’expéditeur ou du destinataire ;
- consommation de biens et services : état des consommables (non nominatif) ;
- données d’identification électronique : email pour les numérisations, numéro d’envoi et référence du travail pour les télécopies ;
- travaux : contenu, type de travail, titre du document ou de la page internet, horodatage, durée, source et destination, état, format, nombre de pages, protocole ;
- incidents : horodatage, code erreur, type d’erreur.
L’ensemble des données objets du traitement est conservé deux mois maximum, puis effacé par écrasement automatique. L’état des consommables est mis à jour de manière instantanée.
Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 28 mars 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.