Décision n° 2014-06 du 28 mars 2014 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des Ressources Humaines »
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, émis par délibération n° 2014-62 le 12 mars 2014, relatif à la modification du traitement automatisé ayant pour nouvelle finalité « Gestion des Ressources Humaines » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des Ressources Humaines ».
Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- gestion des ouvertures de postes, des renouvellements, des départs du personnel de la CCIN (…) ;
- réception et sélection des candidatures, et organisation des concours de recrutement ;
- gestion des contrats des agents du secrétariat et des conventions de stage ;
- gestion des évolutions de carrières ;
- établissement d’attestations diverses ;
- suivi des formations professionnelles ;
- gestion des absences (hors congés) ;
- gestion des procédures internes ;
- communication des données aux services compétents de l’administration pour la tenue à jour de l’annuaire officiel du service disponible à partir du site www.gouv.mc ;
- numérisation des documents en lien avec le présent traitement ;
• interconnexion avec le traitement « Gestion de l’imprimante multifonction » pour la traçabilité des travaux d’impression effectués à partir du présent traitement ;
• interconnexion (filtrage) avec le traitement « Gestion des habilitations » pour les accès aux répertoires partagés ;
• rapprochement avec le traitement « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » pour la réception ou l’envoi d’emails en rapport avec le présent traitement ;
• rapprochement avec le traitement « Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général » pour l’enregistrement des courriers ou emails en lien avec le présent traitement.
• Les personnes concernées par le présent traitement sont le personnel du Secrétariat Général (agents, fonctionnaires, stagiaires) et les candidats.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom, matricule SPME, nationalité, lieu et date de naissance ;
- situation de famille : civilité ;
- coordonnées : adresse, téléphone mobile ;
- vie professionnelle : fonction, date d’entrée dans le service, date de renouvellement des agents, CV et diplômes des candidats reçus par email ;
- comportement : date des absences (hors congés) et motif (maladie, maternité, mise en disponibilité, etc.) ;
- données d’identification électronique : email ;
- documents divers : contrats, attestations, conventions de stage, correspondances diverses, réservations pour les formations ou les déplacements professionnels des collaborateurs ;
- évaluations annuelles : commentaires sur les performances des collaborateurs, leurs objectifs et les évolutions professionnelles envisagées.
• Les informations nominatives sont conservées jusqu’à cinq ans après le départ du service. Pour les candidats non retenus, les données sont conservées trois ans. Enfin, les informations relatives aux absences (hors congés) et motifs sont conservées une année.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 28 mars 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives, émis par délibération n° 2014-62 le 12 mars 2014, relatif à la modification du traitement automatisé ayant pour nouvelle finalité « Gestion des Ressources Humaines » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion des Ressources Humaines ».
Le responsable de traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- gestion des ouvertures de postes, des renouvellements, des départs du personnel de la CCIN (…) ;
- réception et sélection des candidatures, et organisation des concours de recrutement ;
- gestion des contrats des agents du secrétariat et des conventions de stage ;
- gestion des évolutions de carrières ;
- établissement d’attestations diverses ;
- suivi des formations professionnelles ;
- gestion des absences (hors congés) ;
- gestion des procédures internes ;
- communication des données aux services compétents de l’administration pour la tenue à jour de l’annuaire officiel du service disponible à partir du site www.gouv.mc ;
- numérisation des documents en lien avec le présent traitement ;
• interconnexion avec le traitement « Gestion de l’imprimante multifonction » pour la traçabilité des travaux d’impression effectués à partir du présent traitement ;
• interconnexion (filtrage) avec le traitement « Gestion des habilitations » pour les accès aux répertoires partagés ;
• rapprochement avec le traitement « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » pour la réception ou l’envoi d’emails en rapport avec le présent traitement ;
• rapprochement avec le traitement « Gestion de l’activité administrative du Secrétariat Général » pour l’enregistrement des courriers ou emails en lien avec le présent traitement.
• Les personnes concernées par le présent traitement sont le personnel du Secrétariat Général (agents, fonctionnaires, stagiaires) et les candidats.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom, matricule SPME, nationalité, lieu et date de naissance ;
- situation de famille : civilité ;
- coordonnées : adresse, téléphone mobile ;
- vie professionnelle : fonction, date d’entrée dans le service, date de renouvellement des agents, CV et diplômes des candidats reçus par email ;
- comportement : date des absences (hors congés) et motif (maladie, maternité, mise en disponibilité, etc.) ;
- données d’identification électronique : email ;
- documents divers : contrats, attestations, conventions de stage, correspondances diverses, réservations pour les formations ou les déplacements professionnels des collaborateurs ;
- évaluations annuelles : commentaires sur les performances des collaborateurs, leurs objectifs et les évolutions professionnelles envisagées.
• Les informations nominatives sont conservées jusqu’à cinq ans après le départ du service. Pour les candidats non retenus, les données sont conservées trois ans. Enfin, les informations relatives aux absences (hors congés) et motifs sont conservées une année.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 28 mars 2014.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.