Décision n° 2013-04 du 12 décembre 2013 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion du site Internet de la CCIN »
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2013-140, le 27 novembre 2013, relatif à la modification du traitement automatisé ayant pour nouvelle finalité « Gestion du site Internet de la CCIN » ;
Décide :
De modifier, comme suit, le traitement automatisé d’informations nominatives de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) ayant pour finalité « Site Internet de la CCIN » afin d’y intégrer ses nouvelles fonctionnalités, en application des articles 7 et 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
• Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• La finalité du traitement est « Gestion du site Internet de la CCIN ».
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- présentation de la CCIN et diffusion d’informations relatives à la loi sur la protection des informations nominatives et son application ;
- diffusion de la législation, des délibérations ainsi que des diverses publications de la CCIN par un rapprochement avec les traitements « Elaboration des publications de la CCIN » et « Gestion de l’activité délibérative de la Commission » ;
- diffusion des actualités de la CCIN et publication des réactions de la CCIN à certaines de ces actualités ;
- abonnement à l’outil « Marque-pages dynamiques » pour suivre les actualités ;
- mise en ligne de formulaires de formalités à la disposition des responsables de traitement pour consultation et téléchargement, par un rapprochement avec le traitement « Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission » ;
- mise à disposition de l’outil « Testez vos traces online » ;
- fonctionnalités d’impression et d’envoi par email des pages du site Internet ;
- interconnexion avec le traitement « Gestion de l’imprimante multifonction » pour la traçabilité des travaux d’impression effectués en interne depuis le site Internet de la CCIN ;
- interconnexion avec le traitement « Journalisation du système d’information » pour la collecte des logs de consultation du site Internet de la CCIN ;
- index de recherches par mots clés ;
- administration du site.
• Les personnes concernées par le présent traitement sont :
- les membres de la Commission et les agents du Secrétariat Général nominativement désignés sur la page de présentation ainsi que dans les mentions légales du site ;
- les personnes mentionnées dans les publications de la CCIN mises en ligne sur son site Internet.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom, photos, raison sociale du prestataire technique ;
- situation de famille : civilité ;
- coordonnées : adresse email, adresse postale, numéro de téléphone et fax de la CCIN et de son prestataire technique ;
- vie professionnelle : fonction ;
- données d’identification électronique : de la CCIN ;
- documentation mise en ligne sur le site et téléchargeable : guides, rapports d’activité, délibérations, études diverses, revue « Droit d’@accès », formulaires, législation applicable, etc ;
- information d’ordre général : présentation de la CCIN, aide aux formalités, informations juridiques sur la protection des données, etc.
• Les informations relatives à l’identité des membres de la Commission et des agents du Secrétariat Général, ainsi que leur fonction respective, sont conservées sur le site Internet de la CCIN tant que les personnes concernées sont en fonction à la CCIN. Les informations relatives aux personnes citées dans les publications de la CCIN sont conservées selon les durées de conservation mentionnées dans le traitement « Elaboration des publications de la CCIN ».
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 12 décembre 2013.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2013-140, le 27 novembre 2013, relatif à la modification du traitement automatisé ayant pour nouvelle finalité « Gestion du site Internet de la CCIN » ;
Décide :
De modifier, comme suit, le traitement automatisé d’informations nominatives de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives (CCIN) ayant pour finalité « Site Internet de la CCIN » afin d’y intégrer ses nouvelles fonctionnalités, en application des articles 7 et 9 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée.
• Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• La finalité du traitement est « Gestion du site Internet de la CCIN ».
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- présentation de la CCIN et diffusion d’informations relatives à la loi sur la protection des informations nominatives et son application ;
- diffusion de la législation, des délibérations ainsi que des diverses publications de la CCIN par un rapprochement avec les traitements « Elaboration des publications de la CCIN » et « Gestion de l’activité délibérative de la Commission » ;
- diffusion des actualités de la CCIN et publication des réactions de la CCIN à certaines de ces actualités ;
- abonnement à l’outil « Marque-pages dynamiques » pour suivre les actualités ;
- mise en ligne de formulaires de formalités à la disposition des responsables de traitement pour consultation et téléchargement, par un rapprochement avec le traitement « Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission » ;
- mise à disposition de l’outil « Testez vos traces online » ;
- fonctionnalités d’impression et d’envoi par email des pages du site Internet ;
- interconnexion avec le traitement « Gestion de l’imprimante multifonction » pour la traçabilité des travaux d’impression effectués en interne depuis le site Internet de la CCIN ;
- interconnexion avec le traitement « Journalisation du système d’information » pour la collecte des logs de consultation du site Internet de la CCIN ;
- index de recherches par mots clés ;
- administration du site.
• Les personnes concernées par le présent traitement sont :
- les membres de la Commission et les agents du Secrétariat Général nominativement désignés sur la page de présentation ainsi que dans les mentions légales du site ;
- les personnes mentionnées dans les publications de la CCIN mises en ligne sur son site Internet.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- identité : nom, prénom, photos, raison sociale du prestataire technique ;
- situation de famille : civilité ;
- coordonnées : adresse email, adresse postale, numéro de téléphone et fax de la CCIN et de son prestataire technique ;
- vie professionnelle : fonction ;
- données d’identification électronique : de la CCIN ;
- documentation mise en ligne sur le site et téléchargeable : guides, rapports d’activité, délibérations, études diverses, revue « Droit d’@accès », formulaires, législation applicable, etc ;
- information d’ordre général : présentation de la CCIN, aide aux formalités, informations juridiques sur la protection des données, etc.
• Les informations relatives à l’identité des membres de la Commission et des agents du Secrétariat Général, ainsi que leur fonction respective, sont conservées sur le site Internet de la CCIN tant que les personnes concernées sont en fonction à la CCIN. Les informations relatives aux personnes citées dans les publications de la CCIN sont conservées selon les durées de conservation mentionnées dans le traitement « Elaboration des publications de la CCIN ».
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat de la CCIN.
Monaco, le 12 décembre 2013.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.