Décision n° 2013-02 du 12 décembre 2013 du Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant sur la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle »
Le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2013-141 le 27 novembre 2013, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle ».
• Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- échange de messages électroniques en interne ou avec l’extérieur ;
- historisation des messages électroniques entrants et sortants ;
- enregistrement des contacts ;
- établissement et gestion des dossiers de classement des emails ;
- analyse des fichiers journaux à des fins d’administration du système ;
- administration des comptes de messagerie ;
- archivage des messages au-delà de 6 mois, puis suppression ;
- interconnexion avec le traitement « Gestion des plannings des collaborateurs » pour la réception d’alertes emails relatives aux réunions organisées avec les collaborateurs ;
- interconnexion avec le traitement « Gestion des demandes de congés » pour la réception de messages automatiques liés au traitement desdites demandes ;
- interconnexion avec le traitement « Gestion de l’imprimante multifonction » pour la traçabilité des travaux d’impression email effectués depuis les messageries des collaborateurs ;
- rapprochement avec divers traitements de la CCIN (ex. « Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission », « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux ») pour l’envoi en pièces jointes de documents issus de ces traitements (ex. projets de courriers, délibérations, recommandations), ainsi que pour tout classement d’emails en rapport avec leurs finalités ;
- les personnes concernées par le présent traitement sont le Président et les collaborateurs de la CCIN qui disposent d’une telle messagerie nominative et, d’une manière générale, tout destinataire ou expéditeur d’un message électronique communiqué par le biais de ces messageries.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- l’identité : nom, prénom, pseudonyme ;
- situation de famille : civilité ;
- coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile ;
- vie professionnelle : fonction, raison sociale de la société ou de l’organisme auprès duquel la personne est rattachée ;
- données d’identification électronique : adresse email ;
- messages : objet, contenu du message, dossier de classement, horodatage ;
- fichiers journaux : nombre de messages entrants et sortants, de messages nettoyés, de spams, horodatage, volume, format, existence de pièces jointes, etc. ;
- traçabilité : logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès à la messagerie ;
- gestion des comptes de messagerie : identité des personnes titulaires de comptes de messagerie, droits administrateurs et utilisateurs, historisation des activités sur les comptes à des fins d’administration du système.
• Les données issues des comptes messageries sont conservées jusqu’à un mois après le départ du titulaire du compte. Les emails et leurs éventuels dossiers de classement sont conservés six mois dans la messagerie, avant d’être archivés dans un dossier distinct qui demeure accessible au collaborateur depuis sa boîte email. Les messages sont définitivement supprimés au terme d’un délai d’un an. Les fichiers journaux sont conservés trois jours. Les logs de connexion sont conservés une semaine. Les fiches contacts sont conservées jusqu’à dix ans après le dernier échange d’emails avec ledit contact.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat Général de la CCIN.
Monaco, le 12 décembre 2013.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, notamment son article 7 ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée par la loi n° 1.353 du 4 décembre 2008 ;
Vu l’avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives émis par délibération n° 2013-141 le 27 novembre 2013, relatif à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle » ;
Décide :
de mettre en œuvre le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité « Gestion de la messagerie électronique professionnelle ».
• Le responsable du traitement est le Président de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
• Le traitement automatisé a pour fonctionnalités :
- échange de messages électroniques en interne ou avec l’extérieur ;
- historisation des messages électroniques entrants et sortants ;
- enregistrement des contacts ;
- établissement et gestion des dossiers de classement des emails ;
- analyse des fichiers journaux à des fins d’administration du système ;
- administration des comptes de messagerie ;
- archivage des messages au-delà de 6 mois, puis suppression ;
- interconnexion avec le traitement « Gestion des plannings des collaborateurs » pour la réception d’alertes emails relatives aux réunions organisées avec les collaborateurs ;
- interconnexion avec le traitement « Gestion des demandes de congés » pour la réception de messages automatiques liés au traitement desdites demandes ;
- interconnexion avec le traitement « Gestion de l’imprimante multifonction » pour la traçabilité des travaux d’impression email effectués depuis les messageries des collaborateurs ;
- rapprochement avec divers traitements de la CCIN (ex. « Gestion des travaux préparatoires des réunions plénières de la Commission », « Gestion de l’activité Instruction, Contrôle et Contentieux ») pour l’envoi en pièces jointes de documents issus de ces traitements (ex. projets de courriers, délibérations, recommandations), ainsi que pour tout classement d’emails en rapport avec leurs finalités ;
- les personnes concernées par le présent traitement sont le Président et les collaborateurs de la CCIN qui disposent d’une telle messagerie nominative et, d’une manière générale, tout destinataire ou expéditeur d’un message électronique communiqué par le biais de ces messageries.
• Les catégories d’informations traitées sont :
- l’identité : nom, prénom, pseudonyme ;
- situation de famille : civilité ;
- coordonnées : adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile ;
- vie professionnelle : fonction, raison sociale de la société ou de l’organisme auprès duquel la personne est rattachée ;
- données d’identification électronique : adresse email ;
- messages : objet, contenu du message, dossier de classement, horodatage ;
- fichiers journaux : nombre de messages entrants et sortants, de messages nettoyés, de spams, horodatage, volume, format, existence de pièces jointes, etc. ;
- traçabilité : logs de connexion des personnes habilitées à avoir accès à la messagerie ;
- gestion des comptes de messagerie : identité des personnes titulaires de comptes de messagerie, droits administrateurs et utilisateurs, historisation des activités sur les comptes à des fins d’administration du système.
• Les données issues des comptes messageries sont conservées jusqu’à un mois après le départ du titulaire du compte. Les emails et leurs éventuels dossiers de classement sont conservés six mois dans la messagerie, avant d’être archivés dans un dossier distinct qui demeure accessible au collaborateur depuis sa boîte email. Les messages sont définitivement supprimés au terme d’un délai d’un an. Les fichiers journaux sont conservés trois jours. Les logs de connexion sont conservés une semaine. Les fiches contacts sont conservées jusqu’à dix ans après le dernier échange d’emails avec ledit contact.
• Conformément aux articles 15 et suivants de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée, les personnes figurant dans le traitement peuvent exercer leur droit d’accès auprès du Secrétariat Général de la CCIN.
Monaco, le 12 décembre 2013.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.