Délibération n° 2012-129 du 23 juillet 2012 de la commission de contrôle des informations nominatives portant avis favorable sur la demande modificative présentée par le ministre d’etat relative à la mise en œuvre du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des techniques automatisées de communication» de la Direction Informatique du Ministère d’Etat
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.635 du 30 avril 2008 fixant les attributions de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.122 du 11 février 2011 portant création de la Direction Informatique ;
Vu la délibération n° 2005-10 du 22 septembre 2005 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande déposée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des techniques automatisées de communication» du Service Informatique de l’Etat ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Ministre d’Etat, le 19 juillet 2012, concernant la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des techniques automatisées de communication» de la Direction Informatique du Ministère d’Etat ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le 10 octobre 2005, le Ministre d’Etat a mis en œuvre un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des techniques automatisées de Communication» par le Service Informatique de l’Etat, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 2005-10 du 22 septembre 2005, susvisée.
Conformément aux dispositions de l’article 9 alinéa 1 de la loi n° 1.165, susvisée, le Ministre d’Etat a communiqué à l’attention de la Commission, le 19 juillet 2012, une demande d’avis modificative.
I. Sur la modification du traitement : l’ajout d’une fonctionnalité
La modification du traitement ayant pour finalité «Gestion des techniques automatisées de communication» a uniquement pour objet d’y ajouter une fonctionnalité permettant la diffusion des photographies des fonctionnaires et agents contractuels de l’Etat dans l’annuaire public du système de messagerie de l’Administration.
La Commission constate que cette fonctionnalité est compatible avec le traitement mis en œuvre en 2005.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission observe que la Direction Informatique, créée par l’ordonnance souveraine n° 3.122 du 11 février 2011 est, notamment, chargée «de procéder à l’étude, au développement, à la mise en œuvre et à l’exploitation des applications informatiques de gestion nécessaires au bon fonctionnement des Services administratifs» et «d’assurer la sécurité des serveurs informatiques et la confidentialité des données contenues dans le cadre de la législation en vigueur sur la protection des informations nominatives».
La Commission considère que le traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
La Commission constate que le traitement est justifié par le consentement de la personne concernée. En complément, le responsable de traitement précise que cette fonctionnalité constitue «un vecteur de modernisation en matière de gestion des ressources humaines», permettant «d’améliorer la communication au sein de l’Administration par une meilleure connaissance des interlocuteurs».
Au vu de ces éléments, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
En complément des informations déjà déclarées dans le cadre de la demande d’avis initiale, la Commission constate que la Direction Informatique intègre dans le présent traitement la photographie des agents publics de l’Etat.
Cette information a pour origine la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique, l’intéressé pouvant transmettre une photographie plus récente, s’il le souhaite.
La Commission considère que l’information nominative traitée est «adéquate, pertinente et non excessive» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
La Commission relève que l’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d’une procédure interne accessible par Intranet, et par le document écrit ou électronique qui sera établi afin de leur permettre de formaliser leur consentement.
Elle constate néanmoins que le contenu de l’information qui sera diffusée auprès des intéressés n’a pas été annexé à la demande d’avis.
A cet égard, elle rappelle qu’elle a demandé à maintes reprises, à être rendue destinataire d’un exemplaire du document qui devait être établi par la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique aux fins d’informer les personnes concernées des mesures prises pour leur permettre d’exercer leur droit d’accès.
Ce document n’ayant pas été joint à la présente, la Commission réitère sa demande.
V. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations par le responsable de traitement n’ont pas été modifiées.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VI. Sur la durée de conservation
La Commission relève que la photographie est conservée tant que la personne est en activité.
Elle considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Demande à être rendue destinataire de la procédure mise en place afin d’assurer l’information des fonctionnaires et agents contractuels de l’Etat, conformément de l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des techniques automatisées de communication» de la Direction Informatique du Ministère d’Etat.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales du Conseil de l’Europe du 4 novembre 1950 ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 1.635 du 30 avril 2008 fixant les attributions de la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 3.122 du 11 février 2011 portant création de la Direction Informatique ;
Vu la délibération n° 2005-10 du 22 septembre 2005 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant avis favorable sur la demande déposée par le Ministre d’Etat relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des techniques automatisées de communication» du Service Informatique de l’Etat ;
Vu la demande d’avis modificative déposée par le Ministre d’Etat, le 19 juillet 2012, concernant la mise en œuvre du traitement automatisé ayant pour finalité «Gestion des techniques automatisées de communication» de la Direction Informatique du Ministère d’Etat ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
Préambule
Le 10 octobre 2005, le Ministre d’Etat a mis en œuvre un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des techniques automatisées de Communication» par le Service Informatique de l’Etat, après avis favorable de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives par délibération n° 2005-10 du 22 septembre 2005, susvisée.
Conformément aux dispositions de l’article 9 alinéa 1 de la loi n° 1.165, susvisée, le Ministre d’Etat a communiqué à l’attention de la Commission, le 19 juillet 2012, une demande d’avis modificative.
I. Sur la modification du traitement : l’ajout d’une fonctionnalité
La modification du traitement ayant pour finalité «Gestion des techniques automatisées de communication» a uniquement pour objet d’y ajouter une fonctionnalité permettant la diffusion des photographies des fonctionnaires et agents contractuels de l’Etat dans l’annuaire public du système de messagerie de l’Administration.
La Commission constate que cette fonctionnalité est compatible avec le traitement mis en œuvre en 2005.
II. Sur la licéité et la justification du traitement
• Sur la licéité du traitement
La Commission observe que la Direction Informatique, créée par l’ordonnance souveraine n° 3.122 du 11 février 2011 est, notamment, chargée «de procéder à l’étude, au développement, à la mise en œuvre et à l’exploitation des applications informatiques de gestion nécessaires au bon fonctionnement des Services administratifs» et «d’assurer la sécurité des serveurs informatiques et la confidentialité des données contenues dans le cadre de la législation en vigueur sur la protection des informations nominatives».
La Commission considère que le traitement est licite, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
• Sur la justification du traitement
La Commission constate que le traitement est justifié par le consentement de la personne concernée. En complément, le responsable de traitement précise que cette fonctionnalité constitue «un vecteur de modernisation en matière de gestion des ressources humaines», permettant «d’améliorer la communication au sein de l’Administration par une meilleure connaissance des interlocuteurs».
Au vu de ces éléments, la Commission considère que le traitement est justifié, conformément aux dispositions de l’article 10-2 de la loi n° 1.165, modifiée.
III. Sur les informations traitées
En complément des informations déjà déclarées dans le cadre de la demande d’avis initiale, la Commission constate que la Direction Informatique intègre dans le présent traitement la photographie des agents publics de l’Etat.
Cette information a pour origine la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique, l’intéressé pouvant transmettre une photographie plus récente, s’il le souhaite.
La Commission considère que l’information nominative traitée est «adéquate, pertinente et non excessive» au regard de la finalité du traitement, conformément aux dispositions de l’article 10-1 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV. Sur les droits des personnes concernées
La Commission relève que l’information préalable des personnes concernées est réalisée par le biais d’une procédure interne accessible par Intranet, et par le document écrit ou électronique qui sera établi afin de leur permettre de formaliser leur consentement.
Elle constate néanmoins que le contenu de l’information qui sera diffusée auprès des intéressés n’a pas été annexé à la demande d’avis.
A cet égard, elle rappelle qu’elle a demandé à maintes reprises, à être rendue destinataire d’un exemplaire du document qui devait être établi par la Direction des Ressources Humaines et de la Formation de la Fonction Publique aux fins d’informer les personnes concernées des mesures prises pour leur permettre d’exercer leur droit d’accès.
Ce document n’ayant pas été joint à la présente, la Commission réitère sa demande.
V. Sur la sécurité du traitement et des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité du traitement et des informations par le responsable de traitement n’ont pas été modifiées.
La Commission rappelle néanmoins que, conformément à l’article 17 de la loi n° 1.165, modifiée, les mesures techniques et organisationnelles mises en place afin d’assurer la sécurité et la confidentialité du traitement au regard des risques présentés par et de la nature des données à protéger devront être maintenues et mises à jour en tenant compte de l’état de l’art, afin de permettre de conserver le haut niveau de fiabilité attendu tout au long de la période d’exploitation du présent traitement.
VI. Sur la durée de conservation
La Commission relève que la photographie est conservée tant que la personne est en activité.
Elle considère que la durée de conservation est conforme aux exigences légales.
Après en avoir délibéré,
Demande à être rendue destinataire de la procédure mise en place afin d’assurer l’information des fonctionnaires et agents contractuels de l’Etat, conformément de l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée ;
A la condition de la prise en compte de ce qui précède,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la modification par le Ministre d’Etat du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Gestion des techniques automatisées de communication» de la Direction Informatique du Ministère d’Etat.
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.