Arrêté Ministériel n° 2012-359 du 21 juin 2012 relatif aux modalités de déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d’informations nominatives portant sur la «gestion des services de téléphonie fixe et mobile sur le lieu de travail»
Nous, Ministre d’Etat de la Principauté,
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la délibération n° 2010-44 du 15 novembre 2010 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant proposition d’élaboration d’une norme permettant la déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la «gestion des services de téléphonie fixe et mobile sur le lieu de travail» ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 20 juin 2012 ;
Arrêtons :
Article Premier.
La procédure de déclaration simplifiée de conformité prévue à l’article 6, alinéa 2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, est applicable aux traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la «gestion des services de téléphonie fixe et mobile sur le lieu de travail», dès lors :
- qu’ils concernent uniquement ceux exploités par les responsables de traitements, personnes physiques ou morales de droit privé, visées à l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de l’exercice du droit d’accès ;
- qu’ils n’appliquent que des logiciels dont les résultats peuvent être facilement contrôlés ;
- qu’ils n’intéressent que des données contenues dans des fichiers appartenant au responsable de traitement ;
- qu’ils ne donnent pas lieu à d’autres interconnexions que celles nécessaires à l’accomplissement des fonctionnalités énoncées à l’article 2 ci-après ;
- qu’ils ne font l’objet d’aucun hébergement auprès d’une personne physique ou morale établie dans un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils ne font l’objet d’aucun transfert d’informations vers une personne physique ou morale établie dans un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils comportent des mesures techniques et organisationnelles propres à assurer un niveau de sécurité adéquat au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données et à répondre aux exigences légales prescrites en cas de recours à un prestataire de services pour la réalisation du traitement, telles que visées à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils font l’objet d’une information claire et individuelle de la personne concernée conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, et notamment des modalités d’exercice de son droit d’accès, de rectification et d’opposition.
Art. 2.
Les traitements relevant de cette catégorie ne doivent pas avoir pour autres fonctionnalités que d’effectuer les opérations liées à :
- la gestion du matériel téléphonique ;
- la maintenance du parc téléphonique de l’entreprise ;
- la gestion de l’annuaire téléphonique interne ;
- la gestion des messageries téléphoniques internes ;
- la gestion des dépenses de l’entreprise liées à l’utilisation professionnelle des services de téléphonie (établissement et édition des relevés téléphoniques, calcul des coûts) ;
- le remboursement des services de téléphonie utilisés à titre privé par les employés dès lors que ce caractère privé est admis par l’employé lui même, ou qu’il est mis en évidence par l’émission, à la demande exceptionnelle de l’employeur, d’un relevé téléphonique détaillé présentant les numéros appelés dans leur intégralité - un tel relevé ne pouvant être demandé à l’opérateur que dans l’un des deux cas prévus à l’article 4 ;
- l’établissement de statistiques anonymes.
Ces traitements ne sauraient en aucun cas :
- permettre l’écoute ou l’enregistrement de la communication d’un employé ;
- permettre la surveillance des correspondants nominativement identifiés appelés par l’employé, au-delà de la simple constatation de la nature privée de la communication ;
- permettre la géolocalisation d’un employé par le biais de son téléphone mobile ;
- porter atteinte aux droits conférés par la loi aux délégués du personnel et aux délégués syndicaux. A ce titre, ces derniers devront bénéficier d’une ligne téléphonique excluant toute possibilité d’interception de leurs communications téléphoniques ou d’identification de leurs correspondants.
Art. 3.
Les informations traitées dans le cadre de ces traitements doivent uniquement relever des catégories suivantes :
- identification de l’employé utilisateur du service téléphonique : nom, prénoms, matricule interne, numéro de ligne ou de poste, email professionnel ;
- situation professionnelle : fonction, service, adresse professionnelle ;
- utilisation des services de téléphonie : numéro de téléphone appelé, service utilisé, opérateur appelé, nature de l’appel (local ou international), durée, date et heure de début et de fin de l’appel, éléments de facturation (taxes, volume et nature des données échangées à l’exclusion de leur contenu, coût du service).
Les informations ainsi collectées et traitées ne doivent pas relever des articles 11, 11-1 et 12 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.
En outre, les traitements comportant des informations telles que la photographie des employés ou l’objet des communications téléphoniques sont exclus du cadre de la procédure de déclaration simplifiée de conformité.
Art. 4.
Lorsque des relevés téléphoniques sont établis, les quatre derniers chiffres du numéro appelé sont occultés. Toutefois, un relevé téléphonique détaillé présentant l’intégralité des numéros appelés peut être demandé à l’opérateur par l’employeur uniquement dans l’un des deux cas suivants :
- lorsque l’employeur réclame à l’employé le remboursement des dépenses liées à l’utilisation à titre privé du service de téléphonie fixe ou mobile de l’entreprise, dès lors que l’employé conteste ledit montant ;
- lorsque l’employeur constate une utilisation manifestement abusive du service de téléphonie fixe ou mobile par l’employé au regard de l’utilisation moyenne constatée pour ce type de service au sein de l’entreprise, sous réserve que le relevé téléphonique soit établi contradictoirement avec l’employé.
Art. 5.
Les informations nominatives relatives à l’utilisation des outils de téléphonie fixe ou mobile ne peuvent être conservées au-delà d’un délai de deux ans.
Art. 6.
Peuvent exclusivement être destinataires ou recevoir communication des informations contenues dans le traitement, dans les limites de leurs attributions respectives :
- l’ensemble du personnel de l’entreprise, en ce qui concerne les données de l’annuaire téléphonique interne ;
- le titulaire du compte de messagerie interne, en ce qui concerne les données relatives à la gestion de ladite messagerie ;
- le personnel du service comptable ou financier, l’employé dont le poste téléphonique est concerné, et dans l’un des deux cas cités à l’article 4, le supérieur hiérarchique de l’employé concerné et le personnel du service des ressources humaines, en ce qui concerne les données relatives à l’usage des outils de communication fixe ou mobile et aux coûts engendrés par cet usage ;
- le personnel du service informatique et/ou du service technique chargé de la mise en oeuvre et de la maintenance du parc téléphonique, pour l’ensemble des données, dans le strict cadre de leurs attributions.
Art. 7.
Les traitements automatisés d’informations nominatives qui ne sont pas conformes aux dispositions du présent arrêté ministériel doivent faire l’objet d’une autre formalité auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Art. 8.
Le Secrétaire Général du Ministère d’Etat est chargé de l’exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco, en l’Hôtel du Gouvernement, le vingt-et-un juin deux mille douze.
Le Ministre d’Etat,
M. Roger.
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993 relative à la protection des informations nominatives, modifiée ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu la délibération n° 2010-44 du 15 novembre 2010 de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives portant proposition d’élaboration d’une norme permettant la déclaration simplifiée de conformité des traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la «gestion des services de téléphonie fixe et mobile sur le lieu de travail» ;
Vu la délibération du Conseil de Gouvernement en date du 20 juin 2012 ;
Arrêtons :
Article Premier.
La procédure de déclaration simplifiée de conformité prévue à l’article 6, alinéa 2 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, est applicable aux traitements automatisés d’informations nominatives relatifs à la «gestion des services de téléphonie fixe et mobile sur le lieu de travail», dès lors :
- qu’ils concernent uniquement ceux exploités par les responsables de traitements, personnes physiques ou morales de droit privé, visées à l’article 6 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils ne portent que sur des données objectives facilement contrôlables par les personnes intéressées dans le cadre de l’exercice du droit d’accès ;
- qu’ils n’appliquent que des logiciels dont les résultats peuvent être facilement contrôlés ;
- qu’ils n’intéressent que des données contenues dans des fichiers appartenant au responsable de traitement ;
- qu’ils ne donnent pas lieu à d’autres interconnexions que celles nécessaires à l’accomplissement des fonctionnalités énoncées à l’article 2 ci-après ;
- qu’ils ne font l’objet d’aucun hébergement auprès d’une personne physique ou morale établie dans un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils ne font l’objet d’aucun transfert d’informations vers une personne physique ou morale établie dans un pays ne disposant pas d’un niveau de protection adéquat au sens de l’article 20 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils comportent des mesures techniques et organisationnelles propres à assurer un niveau de sécurité adéquat au regard des risques présentés par le traitement et la nature des données et à répondre aux exigences légales prescrites en cas de recours à un prestataire de services pour la réalisation du traitement, telles que visées à l’article 17 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée ;
- qu’ils font l’objet d’une information claire et individuelle de la personne concernée conformément aux dispositions de l’article 14 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée, et notamment des modalités d’exercice de son droit d’accès, de rectification et d’opposition.
Art. 2.
Les traitements relevant de cette catégorie ne doivent pas avoir pour autres fonctionnalités que d’effectuer les opérations liées à :
- la gestion du matériel téléphonique ;
- la maintenance du parc téléphonique de l’entreprise ;
- la gestion de l’annuaire téléphonique interne ;
- la gestion des messageries téléphoniques internes ;
- la gestion des dépenses de l’entreprise liées à l’utilisation professionnelle des services de téléphonie (établissement et édition des relevés téléphoniques, calcul des coûts) ;
- le remboursement des services de téléphonie utilisés à titre privé par les employés dès lors que ce caractère privé est admis par l’employé lui même, ou qu’il est mis en évidence par l’émission, à la demande exceptionnelle de l’employeur, d’un relevé téléphonique détaillé présentant les numéros appelés dans leur intégralité - un tel relevé ne pouvant être demandé à l’opérateur que dans l’un des deux cas prévus à l’article 4 ;
- l’établissement de statistiques anonymes.
Ces traitements ne sauraient en aucun cas :
- permettre l’écoute ou l’enregistrement de la communication d’un employé ;
- permettre la surveillance des correspondants nominativement identifiés appelés par l’employé, au-delà de la simple constatation de la nature privée de la communication ;
- permettre la géolocalisation d’un employé par le biais de son téléphone mobile ;
- porter atteinte aux droits conférés par la loi aux délégués du personnel et aux délégués syndicaux. A ce titre, ces derniers devront bénéficier d’une ligne téléphonique excluant toute possibilité d’interception de leurs communications téléphoniques ou d’identification de leurs correspondants.
Art. 3.
Les informations traitées dans le cadre de ces traitements doivent uniquement relever des catégories suivantes :
- identification de l’employé utilisateur du service téléphonique : nom, prénoms, matricule interne, numéro de ligne ou de poste, email professionnel ;
- situation professionnelle : fonction, service, adresse professionnelle ;
- utilisation des services de téléphonie : numéro de téléphone appelé, service utilisé, opérateur appelé, nature de l’appel (local ou international), durée, date et heure de début et de fin de l’appel, éléments de facturation (taxes, volume et nature des données échangées à l’exclusion de leur contenu, coût du service).
Les informations ainsi collectées et traitées ne doivent pas relever des articles 11, 11-1 et 12 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, susvisée.
En outre, les traitements comportant des informations telles que la photographie des employés ou l’objet des communications téléphoniques sont exclus du cadre de la procédure de déclaration simplifiée de conformité.
Art. 4.
Lorsque des relevés téléphoniques sont établis, les quatre derniers chiffres du numéro appelé sont occultés. Toutefois, un relevé téléphonique détaillé présentant l’intégralité des numéros appelés peut être demandé à l’opérateur par l’employeur uniquement dans l’un des deux cas suivants :
- lorsque l’employeur réclame à l’employé le remboursement des dépenses liées à l’utilisation à titre privé du service de téléphonie fixe ou mobile de l’entreprise, dès lors que l’employé conteste ledit montant ;
- lorsque l’employeur constate une utilisation manifestement abusive du service de téléphonie fixe ou mobile par l’employé au regard de l’utilisation moyenne constatée pour ce type de service au sein de l’entreprise, sous réserve que le relevé téléphonique soit établi contradictoirement avec l’employé.
Art. 5.
Les informations nominatives relatives à l’utilisation des outils de téléphonie fixe ou mobile ne peuvent être conservées au-delà d’un délai de deux ans.
Art. 6.
Peuvent exclusivement être destinataires ou recevoir communication des informations contenues dans le traitement, dans les limites de leurs attributions respectives :
- l’ensemble du personnel de l’entreprise, en ce qui concerne les données de l’annuaire téléphonique interne ;
- le titulaire du compte de messagerie interne, en ce qui concerne les données relatives à la gestion de ladite messagerie ;
- le personnel du service comptable ou financier, l’employé dont le poste téléphonique est concerné, et dans l’un des deux cas cités à l’article 4, le supérieur hiérarchique de l’employé concerné et le personnel du service des ressources humaines, en ce qui concerne les données relatives à l’usage des outils de communication fixe ou mobile et aux coûts engendrés par cet usage ;
- le personnel du service informatique et/ou du service technique chargé de la mise en oeuvre et de la maintenance du parc téléphonique, pour l’ensemble des données, dans le strict cadre de leurs attributions.
Art. 7.
Les traitements automatisés d’informations nominatives qui ne sont pas conformes aux dispositions du présent arrêté ministériel doivent faire l’objet d’une autre formalité auprès de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives.
Art. 8.
Le Secrétaire Général du Ministère d’Etat est chargé de l’exécution du présent arrêté.
Fait à Monaco, en l’Hôtel du Gouvernement, le vingt-et-un juin deux mille douze.
Le Ministre d’Etat,
M. Roger.