Délibération n° 2010-37 du 4 octobre 2010 portant avis favorable sur la demande présentée par la Commune de Monaco relative à la mise en œuvre d’un traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Liste électorale»
Vu la Constitution ;
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 839 du 23 février 1968, modifiée, sur les élections nationales et communales ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.386 du 22 décembre 1969 prise pour l’application de l’article 9 de la loi n° 839 du 23 février 1968, sur les élections nationales et communales, relatif au recours du Ministre d’Etat devant le Tribunal Suprême contre le tableau de révision de la liste électorale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «sommier de la nationalité et liste électorale» tel que modifié par décision du Maire de Monaco du 10 juillet 2003, mis en œuvre après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2003-05 du 10 mars 2003 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «opérations électorales» tel que mis en œuvre par décision du Maire du 23 février 2007, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2007-12 du 15 janvier 2007 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «sommier de la nationalité» mis en œuvre par décision du Maire de Monaco du 15 janvier 2009, après avis favorable de la CCIN par délibérations n° 2008-06 du 4 juillet 2008 et 09-01 du 19 janvier 2009 ;
Vu la demande d’avis reçue le 12 juillet 2010 concernant la mise en œuvre par la Commune de Monaco d’un traitement automatisé ayant pour finalité «liste électorale» ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 20 août 2010, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 octobre 2010 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement automatisé a pour finalité «liste électorale».
Il concerne les citoyens monégasques.
Il a pour fonctionnalités, dans le respect de la loi n° 839 du 23 février 1968, modifiée, sur les élections nationales et communales :
- la gestion des opérations permettant la révision de la liste électorale effectuée par la Commission de révision de la liste électorale, dont les minutes et le registre de révision ;
- la tenue de la liste électorale.
La Commission observe que le présent traitement est compatible, au sens de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, avec les traitements automatisés susvisés ayant pour finalité respective «opérations électorales» et «sommier de la nationalité».
II - Sur la justification du traitement
La Commission observe qu’aux termes de l’article 39 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée, «le Maire, agent de l’administration, est chargé sous la surveillance du Ministre d’Etat (…) d’établir la liste électorale conformément aux lois et règlement».
La Commune de Monaco justifie par ailleurs, la mise en œuvre du traitement automatisé relatif à la liste électorale par le respect d’obligations légales auxquelles est soumis le Maire aux termes de cette disposition et de la loi n° 839 du 23 février 1968 sur les élections nationales et communales sur les élections nationales et communales, modifiées, notamment ses articles 1 à 12 et 33.
La Commission constate que le traitement automatisé ayant pour finalité «liste électorale» est justifié au sens de l’article 10-2 de la loi n° 1.165 susvisée.
III - Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
La Commission constate que l’information des personnes concernées posée par l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, est assurée par un courrier adressé aux citoyens monégasques lors de leur inscription, radiation ou suppression de la liste électorale.
Ces personnes peuvent exercer leur droit d’accès par voie postale ou sur place auprès du service de la nationalité.
Les corrections des erreurs ou omissions sont soumises aux dispositions de la loi n° 839 sur les élections nationales et communales, modifiée.
La Commission considère que ces mesures sont conformes aux dispositions des articles 14 et 15 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV - Sur la sécurité des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité du traitement et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.
Concernant le support informatique utilisé afin de communiquer à toute personne de nationalité monégasque qui en fait la demande, la Commission demande que des mesures de sécurité soient établies afin de veiller à la qualité des informations transmises, notamment afin d’éviter que le document officiel communiqué par le Maire ne soit pas altéré ou modifié. Elle demande que la liste électorale communiquée par ce biais ne puisse être utilisée qu’en lecture seule.
V - Sur les catégories d’informations traitées et leur origine
Les informations nominatives traitées sur les électeurs sont :
- l’identité : nom patronymique, nom d’usage, prénom, date et lieu de naissance ;
- la situation de famille : épouse, veuve, séparée, divorcée ;
- l’adresse : numéro et nom de la rue, code postal, ville, pays ;
- leur droits civiques : date de l’électorat, si la personne devient électrice l’année suivante et statut électoral.
La situation de famille n’est mentionnée que pour les électrices, conformément à l’article 5 de la loi n° 839.
Les informations ont pour origine principale le registre de la Commission de révision de la liste électorale.
Elles peuvent également, conformément à la loi n° 839, avoir pour origine :
- le Maire pour les personnes décédées, pour la situation de famille et le nom des électrices en cas de modification de la situation familiale, et leur nationalité en cas de renonciation à la nationalité monégasque par mariage ;
- le Parquet Général : pour la radiation ou réhabilitation dans le droit de vote ;
- le Journal de Monaco pour les naturalisations.
Les informations sont traitées conformément aux principes de qualité des informations nominatives consacrés à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée.
Les catégories de personnes qui, en raison de leurs fonctions, ont accès aux traitements et aux informations y exploitées sont le chef de service du service bureautique-informatique et les personnels du service de l’état-civil – nationalité de la Commune.
VI – Sur les destinataires des informations
La Commission rappelle que l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives susvisée dispose que «les informations nominatives doivent être traitées pour une finalité déterminée, explicite et légitime, et ne pas être traitées ultérieurement pour une finalité incompatible avec cette finalité».
L’article 80 bis de la loi n° 839 sur les élections nationales et communales, modifiée, comporte une disposition conforme à ce principe applicable à la liste électorale. Ainsi, aux termes de cet article «Quiconque fait usage d’une ou plusieurs indications nominatives extraites de la liste électorale à des fins autres que celles revêtant un caractère électoral ou autorisées par des dispositions légales est puni de l’amende prévue au chiffre 3° de l’article 29 du Code pénal. L’amende peut être prononcée autant de fois qu’il y a d’irrégularités».
• Concernant le retrait de la liste électorale en Mairie :
A ce titre, lorsque le Maire communique à tout monégasque qui en fait la demande une copie de la liste électorale, il lui demande de s’engager «sur l’honneur à ne pas utiliser les informations contenues dans ces documents à des fins commerciales, ni à les communiquer à des tiers, conformément aux dispositions de l’article 80 bis de la loi n° 839 du 23 février 1968, modifiée».
La Commission estime que l’engagement devrait reprendre les dispositions de l’article 80 bis afin de ne pas permettre l’utilisation de la liste électorale ou des informations figurant sur cette liste hors du cadre envisagé par la Loi n° 839.
Aussi, elle estime que cet engagement devrait comporter une obligation «de ne pas utiliser les informations contenues dans ce document, à des fins autres que celles revêtant un caractère électoral ou à des fins non autorisées par des dispositions légales».
• Concernant les destinataires de la liste électorale :
Dans le respect des dispositions de la Constitution, de la loi n° 839, susmentionnée et des textes pris en son application, les catégories de personnes légalement habilitées à recevoir communication des informations traitées ou de la liste électorale sont :
- SAS le Prince Albert II de Monaco ;
- le Ministre d’Etat ;
- le greffe du Tribunal et les juridictions monégasques compétentes ;
- le délégué du Gouvernement de la Commission de la liste électorale désigné par arrêté ministériel ;
- le service des archives de la Mairie ;
- les électeurs, chacun en ce qui le concerne ;
- tout sujet monégasque ;
- les candidats ou listes de candidats à une élection.
Les autres destinataires envisagés dans le dossier de demande d’avis ne sont pas légalement ou règlementairement habilités à recevoir communication de la liste électorale ou d’informations y figurant.
La Commission estime, conformément à l’article 80 bis de la loi n° 839, susvisée, que pour être destinataire de la liste électorale ou d’informations nominatives y figurant, toute autorité publique ou service administratif doit avoir la faculté de pouvoir disposer de ces informations aux termes des dispositions légales les y autorisant.
VII - Sur la durée de conservation
La Commission constate que les informations sont mises à jour chaque année à la suite de la révision de la liste électorale. Conformément à la loi n° 839, les informations nominatives relatives aux personnes décédées ou radiées par condamnation ou incapacité sont supprimées. La durée de conservation des informations est donc fonction du statut d’électeur de la personne concernée.
Elle relève qu’aux termes de l’article 6 alinéa 3 de la loi n° 839 «la liste électorale et le tableau de révision annuelle sont conservés aux archives de la Mairie». En conséquence les documents électroniques établis à ce titre sont conservés de manière illimitée, conformément à l’article 9 alinéa 2 de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré
Relève que la mise en œuvre par le Maire le 23 janvier 2007 du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «opérations électorales» et la mise en œuvre le 15 janvier 2009 du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «sommier de la nationalité», associés au présent traitement a pour conséquence de rendre caduque l’exploitation du traitement ayant pour finalité «sommier de la nationalité et liste électorale», tel qu’exploité depuis 2001 ;
Invite la Commune à supprimer le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Sommier de la nationalité et liste électorale» ;
Estime que seuls les destinataires légalement ou règlementairement habilités peuvent recevoir communication de la liste électorale ;
Demande que le support informatique permettant de donner copie de la liste électorale à toute personne de nationalité monégasque qui en fait la demande fasse l’objet de mesure de sécurité adéquate permettant de garantir l’intégrité de la liste électorale ;
A la condition de la mise en place d’une mesure permettant de répondre à la précédente demande,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Commune de Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «liste électorale».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.
Vu la Convention de Sauvegarde des Droits de l’Homme et des Libertés Fondamentales du Conseil de l’Europe ;
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel et son protocole additionnel ;
Vu la loi n° 839 du 23 février 1968, modifiée, sur les élections nationales et communales ;
Vu la loi n° 959 du 24 juillet 1974, modifiée, sur l’organisation communale ;
Vu la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 4.386 du 22 décembre 1969 prise pour l’application de l’article 9 de la loi n° 839 du 23 février 1968, sur les élections nationales et communales, relatif au recours du Ministre d’Etat devant le Tribunal Suprême contre le tableau de révision de la liste électorale ;
Vu l’ordonnance souveraine n° 2.230 du 19 juin 2009 fixant les modalités d’application de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, susvisée ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «sommier de la nationalité et liste électorale» tel que modifié par décision du Maire de Monaco du 10 juillet 2003, mis en œuvre après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2003-05 du 10 mars 2003 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «opérations électorales» tel que mis en œuvre par décision du Maire du 23 février 2007, après avis favorable de la CCIN par délibération n° 2007-12 du 15 janvier 2007 ;
Vu le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «sommier de la nationalité» mis en œuvre par décision du Maire de Monaco du 15 janvier 2009, après avis favorable de la CCIN par délibérations n° 2008-06 du 4 juillet 2008 et 09-01 du 19 janvier 2009 ;
Vu la demande d’avis reçue le 12 juillet 2010 concernant la mise en œuvre par la Commune de Monaco d’un traitement automatisé ayant pour finalité «liste électorale» ;
Vu la prorogation du délai d’examen de la présente demande d’avis notifiée au responsable de traitement le 20 août 2010, conformément à l’article 19 de l’ordonnance souveraine n° 2.230, susmentionnée ;
Vu le rapport de la Commission de Contrôle des Informations Nominatives en date du 4 octobre 2010 portant analyse dudit traitement automatisé ;
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives
I - Sur la finalité et les fonctionnalités du traitement
Ce traitement automatisé a pour finalité «liste électorale».
Il concerne les citoyens monégasques.
Il a pour fonctionnalités, dans le respect de la loi n° 839 du 23 février 1968, modifiée, sur les élections nationales et communales :
- la gestion des opérations permettant la révision de la liste électorale effectuée par la Commission de révision de la liste électorale, dont les minutes et le registre de révision ;
- la tenue de la liste électorale.
La Commission observe que le présent traitement est compatible, au sens de l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, avec les traitements automatisés susvisés ayant pour finalité respective «opérations électorales» et «sommier de la nationalité».
II - Sur la justification du traitement
La Commission observe qu’aux termes de l’article 39 de la loi n° 959 du 24 juillet 1974 sur l’organisation communale, modifiée, «le Maire, agent de l’administration, est chargé sous la surveillance du Ministre d’Etat (…) d’établir la liste électorale conformément aux lois et règlement».
La Commune de Monaco justifie par ailleurs, la mise en œuvre du traitement automatisé relatif à la liste électorale par le respect d’obligations légales auxquelles est soumis le Maire aux termes de cette disposition et de la loi n° 839 du 23 février 1968 sur les élections nationales et communales sur les élections nationales et communales, modifiées, notamment ses articles 1 à 12 et 33.
La Commission constate que le traitement automatisé ayant pour finalité «liste électorale» est justifié au sens de l’article 10-2 de la loi n° 1.165 susvisée.
III - Sur les mesures prises pour faciliter l’exercice du droit d’accès et du droit de rectification
La Commission constate que l’information des personnes concernées posée par l’article 14 de la loi n° 1.165, susvisée, est assurée par un courrier adressé aux citoyens monégasques lors de leur inscription, radiation ou suppression de la liste électorale.
Ces personnes peuvent exercer leur droit d’accès par voie postale ou sur place auprès du service de la nationalité.
Les corrections des erreurs ou omissions sont soumises aux dispositions de la loi n° 839 sur les élections nationales et communales, modifiée.
La Commission considère que ces mesures sont conformes aux dispositions des articles 14 et 15 de la loi n° 1.165, modifiée.
IV - Sur la sécurité des informations
Les mesures prises pour assurer la sécurité du traitement et des informations et la garantie des secrets protégés par la loi n’appellent pas d’observations de la part de la Commission.
Concernant le support informatique utilisé afin de communiquer à toute personne de nationalité monégasque qui en fait la demande, la Commission demande que des mesures de sécurité soient établies afin de veiller à la qualité des informations transmises, notamment afin d’éviter que le document officiel communiqué par le Maire ne soit pas altéré ou modifié. Elle demande que la liste électorale communiquée par ce biais ne puisse être utilisée qu’en lecture seule.
V - Sur les catégories d’informations traitées et leur origine
Les informations nominatives traitées sur les électeurs sont :
- l’identité : nom patronymique, nom d’usage, prénom, date et lieu de naissance ;
- la situation de famille : épouse, veuve, séparée, divorcée ;
- l’adresse : numéro et nom de la rue, code postal, ville, pays ;
- leur droits civiques : date de l’électorat, si la personne devient électrice l’année suivante et statut électoral.
La situation de famille n’est mentionnée que pour les électrices, conformément à l’article 5 de la loi n° 839.
Les informations ont pour origine principale le registre de la Commission de révision de la liste électorale.
Elles peuvent également, conformément à la loi n° 839, avoir pour origine :
- le Maire pour les personnes décédées, pour la situation de famille et le nom des électrices en cas de modification de la situation familiale, et leur nationalité en cas de renonciation à la nationalité monégasque par mariage ;
- le Parquet Général : pour la radiation ou réhabilitation dans le droit de vote ;
- le Journal de Monaco pour les naturalisations.
Les informations sont traitées conformément aux principes de qualité des informations nominatives consacrés à l’article 10-1 de la loi n° 1.165, susvisée.
Les catégories de personnes qui, en raison de leurs fonctions, ont accès aux traitements et aux informations y exploitées sont le chef de service du service bureautique-informatique et les personnels du service de l’état-civil – nationalité de la Commune.
VI – Sur les destinataires des informations
La Commission rappelle que l’article 10-1 de la loi n° 1.165 du 23 décembre 1993, modifiée, relative à la protection des informations nominatives susvisée dispose que «les informations nominatives doivent être traitées pour une finalité déterminée, explicite et légitime, et ne pas être traitées ultérieurement pour une finalité incompatible avec cette finalité».
L’article 80 bis de la loi n° 839 sur les élections nationales et communales, modifiée, comporte une disposition conforme à ce principe applicable à la liste électorale. Ainsi, aux termes de cet article «Quiconque fait usage d’une ou plusieurs indications nominatives extraites de la liste électorale à des fins autres que celles revêtant un caractère électoral ou autorisées par des dispositions légales est puni de l’amende prévue au chiffre 3° de l’article 29 du Code pénal. L’amende peut être prononcée autant de fois qu’il y a d’irrégularités».
• Concernant le retrait de la liste électorale en Mairie :
A ce titre, lorsque le Maire communique à tout monégasque qui en fait la demande une copie de la liste électorale, il lui demande de s’engager «sur l’honneur à ne pas utiliser les informations contenues dans ces documents à des fins commerciales, ni à les communiquer à des tiers, conformément aux dispositions de l’article 80 bis de la loi n° 839 du 23 février 1968, modifiée».
La Commission estime que l’engagement devrait reprendre les dispositions de l’article 80 bis afin de ne pas permettre l’utilisation de la liste électorale ou des informations figurant sur cette liste hors du cadre envisagé par la Loi n° 839.
Aussi, elle estime que cet engagement devrait comporter une obligation «de ne pas utiliser les informations contenues dans ce document, à des fins autres que celles revêtant un caractère électoral ou à des fins non autorisées par des dispositions légales».
• Concernant les destinataires de la liste électorale :
Dans le respect des dispositions de la Constitution, de la loi n° 839, susmentionnée et des textes pris en son application, les catégories de personnes légalement habilitées à recevoir communication des informations traitées ou de la liste électorale sont :
- SAS le Prince Albert II de Monaco ;
- le Ministre d’Etat ;
- le greffe du Tribunal et les juridictions monégasques compétentes ;
- le délégué du Gouvernement de la Commission de la liste électorale désigné par arrêté ministériel ;
- le service des archives de la Mairie ;
- les électeurs, chacun en ce qui le concerne ;
- tout sujet monégasque ;
- les candidats ou listes de candidats à une élection.
Les autres destinataires envisagés dans le dossier de demande d’avis ne sont pas légalement ou règlementairement habilités à recevoir communication de la liste électorale ou d’informations y figurant.
La Commission estime, conformément à l’article 80 bis de la loi n° 839, susvisée, que pour être destinataire de la liste électorale ou d’informations nominatives y figurant, toute autorité publique ou service administratif doit avoir la faculté de pouvoir disposer de ces informations aux termes des dispositions légales les y autorisant.
VII - Sur la durée de conservation
La Commission constate que les informations sont mises à jour chaque année à la suite de la révision de la liste électorale. Conformément à la loi n° 839, les informations nominatives relatives aux personnes décédées ou radiées par condamnation ou incapacité sont supprimées. La durée de conservation des informations est donc fonction du statut d’électeur de la personne concernée.
Elle relève qu’aux termes de l’article 6 alinéa 3 de la loi n° 839 «la liste électorale et le tableau de révision annuelle sont conservés aux archives de la Mairie». En conséquence les documents électroniques établis à ce titre sont conservés de manière illimitée, conformément à l’article 9 alinéa 2 de la loi n° 1.165.
Après en avoir délibéré
Relève que la mise en œuvre par le Maire le 23 janvier 2007 du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «opérations électorales» et la mise en œuvre le 15 janvier 2009 du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «sommier de la nationalité», associés au présent traitement a pour conséquence de rendre caduque l’exploitation du traitement ayant pour finalité «sommier de la nationalité et liste électorale», tel qu’exploité depuis 2001 ;
Invite la Commune à supprimer le traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «Sommier de la nationalité et liste électorale» ;
Estime que seuls les destinataires légalement ou règlementairement habilités peuvent recevoir communication de la liste électorale ;
Demande que le support informatique permettant de donner copie de la liste électorale à toute personne de nationalité monégasque qui en fait la demande fasse l’objet de mesure de sécurité adéquate permettant de garantir l’intégrité de la liste électorale ;
A la condition de la mise en place d’une mesure permettant de répondre à la précédente demande,
La Commission de Contrôle des Informations Nominatives émet un avis favorable à la mise en œuvre par la Commune de Monaco du traitement automatisé d’informations nominatives ayant pour finalité «liste électorale».
Le Président de la Commission
de Contrôle des Informations Nominatives.